淺議工程項目竣工資料的歸檔整理

李靜　廖真真

摘 要：近年來，隨著我國國民經濟水平的不斷提升，為了加快社會主義現代化建設，國家加大了工程建設力度，工程建設項目數目有了明顯增多，并且在規模上也有了顯著的變化。在工程建設過程中，將有關信息詳細的記錄下來，進而為工程項目竣工后的擴建和改造等提供有利依據，所以對工程項目竣工資料的歸檔整理具有重要意義。因此，本文針對工程項目竣工資料的歸檔整理展開了研究，并提出具體的措施，從而為竣工資料的歸檔整理提供參考。

關鍵詞：工程項目；竣工資料；歸檔整理

通常情況下，工程竣工資料包含了施工圖紙、合同和施工方案等諸多方面內容，在工程項目建設期間，需要將各個環節的資料進行整編和歸檔，然后對其進行整理，為日后工程項目的改造和建設等提供有利依據。當然，在工程項目竣工資料的歸檔整理期間還存在一些問題，對竣工資料歸檔整理工作的開展產生了不良影響。因此，必須采取有效措施對科學的開展工程項目竣工資料的歸檔整理，從而充分發揮工程竣工資料的作用。

1 工程項目竣工資料歸檔整理存在的問題

（一）案卷的豈止日期不精確

當前，在對工程竣工資料歸檔整理過程中，還存在一些問題，導致工程竣工資料歸檔整理工作質量偏低，對工程項目日后改造和擴展等未能提供更加準確的依據。由于部分工程項目企業對竣工資料歸檔整理工作未能有充分的認知，并且在項目建設期間，所形成的資料日期不準確，所以存在案卷的豈止日期不精確現象，導致工程項目竣工資料歸檔整理工作未能滿足一預期的目標。在案卷提名時，應當確定工程的類別、施工年份和項目名稱等內容，并且這些內容一定要與公司計劃下達的項目名稱保持一致。然而，一些夠工程項目竣工資料的案卷的起止日期不精確，甚至有些工程企業只是按照首頁和末頁的日期來填補，所以造成了工程項目竣工資料的不準確性，對工程竣工資料歸檔整理工作的開展產生了不利影響。

（二）檔案整理人員的綜合素質有待提升

在工程項目建設過程中，負責對現場工程資料進行整理的工程技術人員對竣工資料歸檔整理的意識淡薄，并不具備豐富的資料整理和歸檔專業知識，對工程項目竣工資料的歸檔整理流程未能有清晰的認知，從而降低了工程項目竣工資料的歸檔整理質量[1]。

但是，從工程項目竣工資料歸檔整理現狀來看，部分工程企業對竣工資料歸檔整理工作未能有充分的認知，并且為了降低人力資源成本，存在著沒有設置專職檔案整理人員的問題，因而對工程項目竣工資料歸檔整理工作的開展予以專業指導。

（三）工程項目竣工資料歸檔整理不規范

在工程項目竣工資料歸檔整理過程中，存在著不規范的現象，導致工程項目竣工資料歸檔整理質量偏低，歸檔整理的價值未能有效體現，尤其是在對施工文件進行整理時，有些施工企業和監理企業沒有收集到完整的文件，而且相關文件原件的數量十分有有限，在對資料進行歸檔時，大多數資料的復印件，但在資料的復印件上沒有將原件的存檔處予以注明。雖然竣工資料文件裝訂畢竟漂亮，然而，檔案卷內文件的質量和內容卻難以有所保障。

此外，在對工程項目進行驗收過程中，相關人員沒有嚴格按照規范進行書面簽字，甚至是存在資料簽字遺留的現象，造成其與工程施工的具體情況不吻合?？傊?，由于工程項目竣工資料歸檔整理不規范，從而對工程項目竣工資料歸檔整理工作的有序開展產生了一定的影響。

2 強化對工程項目竣工資料歸檔整理的有效措施

（一）對工程竣工驗收予以嚴格把關

在工程項目建設過程中，工程竣工資料中包含了與工程相關的信息，所以工程竣工資料具有重要的價值，尤其是在工程項目后期擴建和改造期間，工程竣工資料對項目的開展提供了有利依據。因此，必須強化對工程項目竣工資料歸檔的有效整理，從而最大程度的提升工程項目竣工資料歸檔整理質量。

為了提高程項目竣工資料歸檔整理效率，發揮竣工資料歸檔整理的作用，應當對工程竣工驗收予以嚴格把關，進而為工程項目竣工資料歸檔整理工作的有序開展奠定良好基礎[2]。通過對竣工驗收進行嚴格把關，對增強工程資料信息的真實性提供有利保障。

對于工程竣工驗收基礎工作而言，完善、正確的工程竣工資料是前提，所以監理單位和工程資料整理人員應當加強對工程竣工資料的驗收，并明確各項工作分工職責，對文字資料和竣工圖等予以認真檢查，重點檢查資料文化是否完整，隱蔽工程驗收的記錄的真實性加以判斷。同時，工程變更單的變更信息能否落實到位。另外，在對工程項目竣工資料進行歸檔整理時，一定要審查資料的完整性，資料分類和組卷要具有科學性，從而保證竣工資料歸檔整理的合理性。

（二）提升檔案整理人員的綜合素質

在對工程項目竣工資料進行歸檔整理過程中，必須對竣工資料歸檔整理時存在的問題加以解決，進而確保工程項目竣工資料歸檔工作能夠取得良好的效果[3]。在開展竣工資料歸檔工作時，檔案整理人員是確保工作開展的關鍵。因此，必須提升檔案整理人員的綜合素質，從而提高歸檔質量。工程企業要加強檔案資料整理機構的建設，聘請具有豐富經驗的檔案整理人員，然后對整理人員進行專業知識和業務等的培訓，當檔案整理人員的綜合素質得到提高時，能夠嚴格按照規范和流程整理資料和歸檔，從而保證工程項目竣工資料的歸檔工作更加規范。

（三）對工程項目竣工資料進行嚴格整理

對于工程項目而言，由于規模較大，所以建設周期較長，所以在工程項目建設過程中，會形成大量的工程資料，因而增加了工程竣工資料歸檔和整理的難度。在工程項目施工過程中，在各個環節中需要將相關信息予以真實記錄，所以對施工資料進行整理具有重要意義。在對工程項目竣工資料進行嚴格整理時，需要對竣工圖、施工整理文件和施工記錄等予以整理，并派專業人員對技術資料和工程變更信息等方面資料加以嚴格歸檔和整理[4]。同時，檔案整理人員按照標準開展歸檔工作，從而為工程項目竣工資料的歸檔工作開展打下堅實基礎。

因此，在工程項目竣工資料歸檔期間，為了使得工程竣工資料的價值能夠突顯出來，應當對竣工資料進行嚴格整理，進而保證工程竣工資料歸檔整理工作質量有所保障。

3 結束語

對于工程項目竣工資料歸檔整理而言，其是一項系統性和復雜性的工程，所以為了提高工程項目竣工資料歸檔整理工作質量，首先對檔案整理人員提出了更高的要求，檔案整理人員必須具備豐富的工程技術資料整編歸檔業務知識，并具有檔案整理能力。其次施工方對施工過程中原始資料的積累、收集和組卷也很關鍵，須嚴格執行國家標準。再者還需通過監理方嚴格把關，確保資料內容的完整性和可靠性?？傊?，各方通力協作，按照規范開展工作，才能為工程項目竣工資料歸檔整理工作提供有利保障。

參考文獻

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