淺談檔案的前端控制對于檔案整理、鑒定與利用的作用和意義

黃龑

摘 要：在信息化時代，隨著電子技術的發展和應用，電子文件大量產生，隨之孕育而生電子政務被逐步推進，從而產生了無紙化的辦公模式。由于電子文件的易篡改性、數據易被破壞因而無法正常顯示等原因，對于電子文件的前端控制就變得非常急迫，而且對檔案進行前端控制，從源頭抓起，有利于之后方方面面的檔案工作，這些好處在檔案的整理、鑒定和利用工作中就有相當大的體現，對這些工作有著十分重要的作用和意義，總而言之檔案的前端控制對于現代信息化環境中產生的電子檔案在整理、鑒定和利用工作上有著非常緊迫的需要以及對于這些工作有著極大的推進性。

關鍵詞：前端控制；檔案；整理；鑒定；利用；電子文件

1 檔案的前端控制對于檔案整理的作用和意義

檔案整理工作的基本任務是建立檔案實體的管理秩序，使所保存的檔案有序化、調理化，為整個檔案管理工作創建秩序化的管理對象基礎。整理是檔案實體管理的核心，對整個檔案管理工作具有重要的基礎意義。（1）在電子文件時代，檔案的前端控制思想在整理環節上的應用具有十分重要的意義。

（一）、檔案的前端控制有利于檔案整理的完整性

對于檔案的整理，要保持檔案文件之間的歷史聯系，在檔案的整理環節上進行前端控制能使得整理出的檔案從內容和性質上都是完整成套的。不同的社會主體在生成活動中產生不同內容和性質的文件，在文件的形成之初，對于這些有關聯的文件進行前端規范整理，比如一個相關的主題活動在多個部門產生文件，作為檔案工作者能否開拓一個類似于云存儲的集成平臺，將這些相關文件在形成之初就建立起目錄，保持文件之間的內在聯系，使其具有成套性，這樣就可以保障形成后檔案的完整性。

（二）、檔案的前端控制有利于檔案整理的合理性

檔案具有價值性，為了更好地發揮其所具有的所有價值，就需要簡潔、便利、有效地整理，在檔案的形成之初將這些檔案文件進行有效整理和相關數據著錄電子應用平臺，使得整理出的檔案文件更加符合相關合理性，這樣可以在今后的保管和利用上獲得更大的效益。

（三）、檔案的前端控制有利于檔案整理的有效性

檔案的前身是文件，文件是由各個社會主體形成的，因而對于檔案的整理如果能從源頭抓起，讓文件形成者參與檔案的整理，使得整理出的檔案更具有有效利用性。在傳統的文件管理上，由于紙質文件的管理所需的客觀條件造成形成者不想有不必要的麻煩，因而其有意無意地不會參與相關的整理工作，但是隨著無紙化辦公操作的普遍應用，將電子文件進行有序整理就變得可行和便捷性，從而使得檔案在源頭上就能被有效地整理，大大方便了今后的檔案工作。

2 檔案的前端控制對于檔案鑒定的作用和意義

檔案鑒定就是鑒別和判定檔案的價值，挑選出有價值的檔案交檔案機構保存，剔除無保存價值的檔案予以銷毀。它直接決定著檔案的存毀，是檔案管理中最重要同時也是難度最大的一項工作。（2）

（一）、檔案的前端控制有利于檔案的有效鑒定

檔案形成者由于熟悉檔案文件的來源、內容、時間、文本、外形等檔案的綜合信息，其便可以更客觀地分析一份檔案文件的利用價值，這使得檔案的鑒定工作更具操作性和有效性，而且對于電子文件，由其形成者進行第一時間鑒定，可以有效解決電子文件的批量鑒定難度問題。

（二）、檔案的前端控制有利于檔案的精確鑒定

作為檔案形成者，其更易把握檔案文件與其他形成文件的聯系，對于今后社會對這份文件利用的需要性也更有發言權，在政務上，對于大量產生的電子文件，形成者也可以根據一手數據更快更準確地鑒別出有用的檔案文件進行妥善保管。

（三）、檔案的前端控制有利于檔案的及時鑒定

由于文件具有時效性，其價值大小在每個階段也有所不同，而在文件的現行階段，其價值的變化更為明顯，形成者由于參與文件的形成和更新工作，因而其對檔案文件的鑒定要比今后的檔案工作者在操作性上更容易，而且對于無紙化辦公環境下電子文件是以指數級生成以及電子文件在客觀上更易被篡改等特性，形成者第一時間鑒別更能確保這份文件是否還具有一定的保存價值。

3 檔案的前端控制對于檔案利用的作用和意義

檔案提供利用工作，亦稱“檔案利用服務”，是檔案保管部門以所收藏的檔案文化財富為依據，通過一定的方式與方法，直接提供檔案信息，為社會各項事業服務的一項業務活動。（3）檔案的利用工作基本任務在于及時、準確、全面、有效地開發能為今后檔案用戶所需的檔案信息，而對于現代電子政務下的無紙化辦公過程，文件信息內容容易失真，這就需要對于文件的前端控制管理，對無紙化辦公過程進行監督，捕獲、控制相關公文和信息，按需要盡可能多地捕獲信息，可以保證無紙化公文轉化成檔案后具有必要的背景信息，這樣就可以從源頭上保證無紙化公文的原始性和真實性，避免電子文件失真、失控、失蹤現象的發生，為利用工作提供有力保障。（4）

（一）、檔案的前端控制能使檔案被充分利用

檔案的憑證和情報價值是檔案的兩大實用價值，對于檔案價值的開發和確認需要第一手數據，需要檔案形成者的參與，能使所有有價值的檔案被第一時間開發出來，在信息時代，現代化的數據軟件的誕生，也為檔案服務提供了新的市場，通過云存儲這一集成服務系統，對于大量的電子文件，如果形成者能更好地與檔案工作者銜接，將有價值的文件在形成之初就歸入一個龐大的云存儲體系，更早更精確地開發其價值，這樣在今后的檔案服務中檔案文件能被更多地充分利用。

（二）、檔案的前端控制能使檔案文件被及時利用

試想如果有一個超大的云存儲體系，所有的檔案文件背景信息都被集成，在文件的現行階段，文件的利用率是最高的，對于現行文件根據其價值就被作為預設檔案提供到云存儲系統中，那么各部門之間就可以互相調用所需的文件信息，這從一定程度上解決各職能部門信息冗余問題和各部門間的分離現象。前端控制的思想在電子政務中的應用將使更多的檔案文件被及時利用。

（三）、檔案的前端控制能使檔案被有效利用

由于電子文件的易篡改性、數據易被破壞因而無法正常顯示等原因，對于電子文件的前端控制就變得非常急迫。為了保障電子文件的真實性、可讀取性、完整性，需要在檔案文件的形成階段進行數據的保護，就需要應用相關的電子數據保護平臺以及采取數據備份等保護措施。對于檔案數據真實性和可顯示性等的相關檔案文件前端維護工作，是為了使今后產生的檔案文件更精地被有效利用，避免在檔案利用服務中造成不必要的麻煩、無法利用和錯誤信息利用。

4 結語

電子政務模式被逐步應用并越來越普及，其相應帶出的無紙化辦公環境中所產生的電子文件信息失真、失控、失蹤等問題迫在眉睫，以及這些大量產生的電子文件給今后轉化成檔案時的整理、鑒定和利用工作帶來的各種困難，種種這些問題都需要得到解決，在實踐和探索中發現檔案的前端控制能有效地解決一些問題。前端控制在電子文件的整理、鑒定以及利用上都可以起到一定的作用，這樣的從源頭抓起大大方便了之后的檔案整理、鑒定以及利用工作，在文件的整個生命周期里，為檔案文件的全程管理奠定了良好的基礎。

參考文獻

（1）鄧紹興、陳智為.檔案管理學[ B] .中國人民大學出版社，1989-5：92

（2）馮惠玲.檔案學概論[ B] .中國人民大學出版社，2001-6：217

（3）鄧紹興、陳智為.檔案管理學[ B] .中國人民大學出版社，1989-5：233

（4）陳曉暉、趙屹.檔案管理的前端控制對無紙化辦公地作用和意義[ J] .上海檔案，2013（2）：26