檔案信息化與人才隊伍的建設

摘 要：隨著信息技術的不斷發展與廣泛應用，檔案工作發生了深刻的變化，相應地對檔案人員的要求也有了新的變化；本主要闡述了信息化大環境下檔案信息化與人才隊伍的建設的必要性與措施。

關鍵詞：檔案信息化；人才；計算機

21世紀是知識經濟的新世紀。以計算機技術、網絡技術、多媒體技術為支柱的現代信息技術，越來越迅速地滲透到社會生活的各個方面。信息化時代已經到來，信息化是當今世界發展的必然趨勢。隨著國企改革的日益深化，決策部門對信息的要求量也必然更加迫切。近幾年來檔案工作有了一定的進步，但離檔案信息化目標還存在距離，與國外先進的檔案管理水平和資源開發利用能力也還存在差距，有待于我們進一步提高認識，采取有效措施，推進檔案信息化，使資源得以充分開發利用，更好地為企業、為社會服務。檔案工作只有審時度勢，建立起既熟悉檔案專業知識又懂得信息化技術的復合型檔案信息化人才隊伍，才能融入知識經濟時代。

1 檔案工作在信息化背景下產生的變化

（1）檔案載體形式的變化

在檔案信息化前，信息仍以紙張為主要載體存在。檔案信息數字化是其載體從量變到質變，發生根本變化，信息脫離載體而存在，即是我們所說的電子檔案、電子文件。從利用上來說，信息可全天侯開放，從檔案信息的保管上來說，它可以無限復制，這就克服了紙質檔案由于獨一無二所帶來的弊端。

（2）檔案管理方式的改變

檔案信息資源數字化就是利用數字化技術將其他形式存儲的信息資源轉化為計算機可識別的二進制代碼形式。這樣，檔案信息的存儲、加工、管理、使用方法上都發生了變化，借助計算機技術和網絡環境實現對數字化信息資源的有效管理和利用。傳統檔案管理主要是物理管理，檔案信息數字化使企業檔案館擺脫庫方式的管理方式，檔案館更多地像是人的大腦。檔案不再像傳統文檔那樣按照某種特定的順序排列在框架上，檔案的排列完全虛擬化。在數字化檔案庫里，沒有找不到的存在文件，即是我們通常所說的“全文檢索”。這種方法有助于提高信息的收集和使用效率。檔案信息數字化可以妥善解決珍貴檔案文獻的保護利用問題。對于珍貴的檔案文獻原件，處于易損或變質狀態時，經數字化后，可制作視讀替代品，將原件保存，使原件得到了可靠的安全保護，同時也提高了檔案信息內容的使用效率。

（3）檔案利用方式的改變

傳統的檔案是利用檔案，用戶必須到檔案館去，這種利用十分不便。數字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，只需有一臺聯網的電腦，即可進入檔案查詢系統，查閱自己需要的檔案信息，網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境和極好的良性循環之中。

2 檔案信息化與人才隊伍建設的必要性

計算機和網絡的產生使我們進入網絡時代，信息化成為當今世界經濟和社會發展的大趨勢。以信息技術為代表的現代科學技術迅猛發展，極大地改變了檔案的載體、傳播方式，以及檔案工作的內容、形式與檔案工作者的工作手段、方法。

首先，檔案部門出于自身和國企信息化管理需求使用計算機管理檔案，形成了大量的數字化檔案信息。計算機在國企檔案管理中，得到了廣泛應用。國企檔案部門有著得天獨厚的優越條件。

其次，計算機大量應用于企業管理，產生了大量的數字化文件，進而產生了數字化檔案，即電子檔案。許多國企建立企業局域網，各個單位與部門之間相互連接。有的部門還利用計算機建立了各種數據庫、實現資源共享；這為檔案信息的開發利用提供了廣闊的平臺。

推進檔案信息化的關鍵是人才，由于電子檔案信息內容的數字化、文檔處理的一體化、電子檔案保存的技術化、開發利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質檔案的管理有著截然不同的方式，這就對檔案管理人員提出了更高的要求，只有合理利用，才能使檔案信息化建設符合正確的方向，才能滿足單位發展對檔案工作的要求?！度珖鴻n案事業發展“十一五”計劃》把信息化與人才隊伍建設列為戰略重點之一，明確了“十一五”期間檔案信息化管理的主要任務。作為檔案事業重要組成部分的國企檔案工作，在信息化背景下，檔案信息化自然也提出了更高的目標，這同時也帶來了巨大的發展機遇。

3 檔案信息化對人才隊伍建設的要求

檔案信息化建設是檔案工作的重要組成部分，其發展愿景就是：本著統籌規劃、統一標準、分級建設、安全保密的原則，打造數字化檔案，形成具有一定規模、不受時空制約的航空工業檔案資源管理利用及檔案業務協同辦公平臺。檔案信息化建設要求檔案工作者有創新意識。從根本上說，信息化對檔案工作的最大挑戰，不是技術和設備的挑戰，而是管理理念和管理模式的挑戰。

作為檔案工作者，信息時代的今天，要增強服務意識，要為企業職工提供優質高效的檔案服務，改變過去封閉式的被動服務方式，主動地、開放性地為單位提供檔案信息服務，用工作成效來提高檔案工作的社會地位，擴大檔案工作的影響，從而引起對檔案信息化人才培養的關注和重視。

檔案信息化建設要求檔案工作者必須與時俱進，不斷更新服務觀念，創新服務方式，運用現代服務手段，適應新的服務要求。這樣才能跟上時代步伐，不斷拓展服務領域，提高服務效果，才能使檔案信息化建設具有升級和活力。

檔案信息化建設要求檔案工作者會運用現代化管理設備。越來越多的新技術將陸續應用于檔案工作的各個方面，這就要求信息時代的檔案工作者必須具備掌握新知識、新技術及運用新設備的能力，才能適應日新月異的檔案管理現代化、開發利用數字化和網絡信息化建設的需要。

4 檔案信息化與人才隊伍建設的措施

要引進一些具有檔案專業及計算機技術的人從事檔案工作。檔案工作屬于行政管理，卻有很強的專業性、業務性及技術性。特別是檔案信息化建設，必須要有懂專業、懂技術、觀念新、敢創新、有開拓精神的新生力量參與，以改變檔案部門的學歷層次、年齡結構、男女比例不合理的局面。既能增強生機與活力，又能加快檔案信息化建設步伐。

要加強檔案部門現有人員的繼續教育與培訓，為培養創新人才搭建平臺。引進人才是有限的，故培養人才勢在必行。因為有大量的工作主要還是靠現有的人員來完成，這就要求現有的年齡偏大、學歷偏低、專業知識偏少、不懂操作現代化管理系統和設備的檔案工作者，通過參加繼續教育，不斷充實提高自己。單位內部要營造良好的學習氛圍，盡可能地為檔案工作者提供接受繼續教育的機會，通過參加培訓。全面提高綜合素質及工作水平。檔案繼續教育機構要改變流于形式、沒有實效的培訓方式，適應時代調整充實學習內容，革新教育方式，使繼續教育成為培養檔案創新人才的陣地。

大力宣傳檔案工作的重要性和作用，提高檔案工作者的地位和待遇，用激勵機制留住人才、吸引人才。檔案部門與其它部門相比，不但不被看重、而且工作辛苦、待遇不高、無人關注等，這些都是造成年輕人不愿來、已有人才流失的重要原因，也使檔案人才隊伍成為單位的弱勢群體。因此，必須要通過增加檔案工作人員的福利待遇，方便職稱評定等形式，提高檔案工作者的地位。對檔案工作的需求給予適當的投放，改善其工作環境及辦公條件，一視同仁地對待檔案工作及其人員，使他們沒有被遺忘的感覺，才能激發他們的工作熱情，自覺自愿地加入到檔案信息化建設行列中。

檔案信息化與人才隊伍的建設是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設的實現不是檔案部門的單一工作，也不能僅僅單憑幾個計算機技術人員就能實現的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案部門只有克服困難，迎難而上，與單位其他部門同步發展，才能適應社會和時代發展的需要，更好的服務。

作者簡介

劉子墨，陜西，漢族，本科。