機關檔案信息化建設工作的探究

譚芳

摘 要：在當今信息高速傳輸的時代，機關檔案信息化建設是一項勢在必行的管理策略。本文針對機關檔案信息化建設工作的發展歷程，簡要論述了機關檔案信息化及其重要性，指出了機關檔案管理普遍存在的問題，提出了機關檔案建設工作的建議和思路。

關鍵詞：機關檔案；信息化；建設；探究

當今時代是智能化、信息化的時代，國家大力推行互聯網“+”的建設，網絡技術與計算技術已應用到社會各團體、各領域和普通人民群眾生活當中。因此，檔案管理信息化、數字化是大勢所趨。

1 機關檔案信息化及重要性

檔案信息化，是指在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。檔案信息化隨著計算機電子技術的發生發展，到現在已經有了豐富的經驗和歷程。但是，相比于其他發達國家，我國檔案信息化建設仍然屬于發展初期，在整體工作進程上存在一定的問題。

從根本上說，檔案工作機關檔案信息化是機關信息化建設的重要組成部分，是電子政務建設的重要內容。在檔案供的推進發展中，加強機關檔案信息化建設是機關適應時代和社會發展的需求，也是提高檔案管理和服務水平的必然趨勢。機關檔案信息化建設的目的是提高檔案管理的科學性和檔案工作有效性，加強對檔案資源的規范化管理、促進檔案資源的開發與利用，實現檔案的社會價值。

2 機關檔案管理所依據的工作原則

在機關檔案管理的各項內容中，廣大檔案工作者要建立一套行之有效的工作系統，并依據相應的發展原則，進一步增強機關檔案事業的發展性和前進行。檔案信息化建設必須圍繞三個方面開展，具體分析如下：

（一）以檔案信息資源建設為核心

在機關建設中，檔案代表著機關單位走過的發展歷程，其中包含著各項人事、行政、教育、法律、財務等信息資源，所覆蓋的教育面積比較廣泛，因此具有較為分散的形式特點。以檔案信息資源建設為核心，指的是在日常工作中，對檔案工作進行組織和細化，將各項資源整合在一起，實現資源存儲和信息共享，進一步提高檔案信息工作的資源成效。

（二）以電子文件管理為重點

電子文件檔案信息化建設的重要組成部分。因此，在電子文件的內容上，包括影音資料、圖片文檔、電子表格等多個部分。這些繁雜的電子文件構成了龐大的檔案管理系統，電子文件的管理也成為制約機關檔案信息建設的重要內容。

（三）實現高效安全的信息同步

在諸多檔案內容中，信息化檔案的安全問題一直是檔案工作的發展重點。為了實現高效安全的信息管理技術，廣大信息管理者要通過理論重視、技術扶持、產業發展、科研轉化等方面，進一步加深檔案信息工作高校發展和安全存儲的融合。始終堅持以檔案信息資源開發利用為目標的指導思想，堅持信息技術與管理并重、檔案信息化與機關信息化同步、確保檔案信息安全的原則。

3 機關檔案管理中普遍存在的問題

（一）對檔案管理工作重視程度不高

一直以來，大部分機關團體在檔案管理工作的重要性認識不到位，普遍認為檔案管理是將重要資料的簡單整理、歸檔保存管理，只要做到不丟失、不泄密并在需要時可以查閱就行了。檔案管理工作人員一般安排年紀相對大、業務水平和工作能力一般的人員進行管理，甚至部分單位聘請合同工進行管理。至于檔案歸檔分類是否合理、是否需應用先進科學技術管理等問題，基本沒有納入議事日程，更沒有認識到檔案信息化管理的重要性，造成檔案管理工作相對落后。

（二）檔案管理方法傳統落后

大部分機關單位的檔案管理還是采用較為落實傳統的人工管理方法為主，以手工查閱檔案資料，基本未引入現代的計算機技術和管理軟件系進行科學管理，缺乏對檔案資源進行整合和規劃，造成價值較高的檔案資料被歸檔后沒得到充分利用，嚴重影響業務工作開展的高效性。

4 機關檔案信息化建設工作的思路和建議

（一）落實檔案文件電子化創建和管理工作

1、創建和規劃好檔案管理電子系統。檔案管理電子系統平臺設計、規劃是檔案管理信息化的重要環節，廣大檔案管理者必須要按照相應的技術規范對電子化檔案系統進行定時定期的檢查。并結合當前機關行政管理的專業性進行設計，是檔案信息化建設能夠扎實推進，不斷提升檔案員對檔案系統的操作、管理水平。以便于在日常的工作中，熟練開展對檔案數進行管理和檢索利用，以實現檔案信息管理功能和目的。

2、規范電子文件歸檔管理流程。在電子文件的出入登記上，要實現“一條龍”式的出檔、入檔記錄。電子文件必須嚴格按照國家標準《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T18894-2002）的要求對各類資料進整理、鑒定、移交和接收等程序進行歸檔，達到標準化、規范化處理電子文件。在電子文件的安全上，要通過網絡加密、設備加密、文件加密的形式，實現科學的電子管理，對檔案的瀏覽、查閱能夠有所記錄，避免檔案信息發展中存在的各項問題。

3、檔案必須實行“雙軌制”管理。檔案信息化并不是檔案“無紙化”，而是“無紙化辦公、有紙化歸檔”。檔案管理過程中，應當堅持“無紙化辦公、有紙化歸檔”的原則，資料歸檔仍以傳統方法歸檔，形成電子信息管理的“雙軌制”模式管理。通過現代檔案管理和傳統檔案管理的相互融合，不斷充實檔案信息包容性，積極發揮“紙質檔案”、“虛擬檔案”的各項優勢和長處。

（二）強化檔案數字化利用和管理工作

檔案管理信息化管理必須管理好電子檔案、數字化后形成的圖像文件、紙質檔案的電子化備份（掃描件）、與紙質檔案同時歸檔的電子文件以檔案過程中形成的檔案目錄信息等數字格式的信息，在建立域網的基礎上，與辦公自動化、政府網與互聯網等系統相連，建立電子文件歸檔及電子檔案接收應用系統，推進電子文件歸檔、接收、保管與利用，加快檔案目錄中心及檔案信息資源數據庫的建設。并始終按照《電子檔案移交與接收辦法》的要求和“收得進、管得住、用得上、交得出”的原則，按照《數字檔案館建設指南》和《數字檔案室建設指南》的有規定落實電子檔案接收和歸檔工作，實現全面落實機關數字檔案館（室）建設工作。

（三）加大專業人才培養力度

檔案管理人員必須具備專業化、知識化的發展素養。在機關檔案工作中，檔案管理員既要有檔案管理專業知識，又要有機關業務方面專業知識和計算機應用等現代化管理的綜合知識。面對當前檔案管理員整體隊伍水平缺乏的現象，各個機關、單位的領導者應該充分利用多種教育培訓途徑，加強對檔案人員的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡化技術知識、高新技術知識、現代管理技術知識的培訓，提高檔案人員的理論和業務素質；加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高檔案人員信息化知識水平，培養既精通信息技術又熟悉檔案業務的復合型人才，促進機關檔案信息化建設健康發展。

（四）加大檔案信息化建設的經費投入

在檔案信息化建設的經費投入上，廣大檔案管理者首先要設立一個季度、年度的建設經費預算。按照檔案信息化后期的掛接、數據備份工作，嚴格執行檔案經濟資源的調控和投入，控制、檢查，確保檔案數字化建設資金的進入、流出質量。除了要依附于國家財政撥款，還要積極開拓檔案資金組織渠道，通過企事業單位聯合、科研成果轉化等方面籌措資金，不斷提升檔案信息化建設的技術能力和硬軟件發展。

5 總結

綜上所述，為了進一步深化企業信息化建設情況，機關檔案管理工作也必須與時俱進，著力解決檔案管理存在問題和推行過程中的阻力，不斷增進技術指標和藝術成效，進一步加快和落實檔案信息化組織、建設、應用。廣大檔案管理工作者要立足于當前機關事業單位檔案工作的發展現狀，進一步提高檔案管理工作的服務水平和推進效率，更好地為機關行政管理提供檔案信息服務。

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