試論基于信息化背景下檔案管理發展的趨勢

薛清芳

摘 要：進入二十一世紀以來，電子信息技術的發展促使檔案管理邁進了一個新的時期。電子計算機技術的應用為檔案工作打下了扎實的基礎。同時，不同于傳統的檔案管理工作，信息化檔案管理工作借助于電子計算機等多項終端，實現了多元化的發展趨勢。本文針對檔案管理的信息管理的意義、檔案管理常見問題、發展趨勢進行探究，供大家借鑒參考。

關鍵詞：檔案管理；信息化；科學技術；創新；發展趨勢

隨著互聯網的普及，“信息化”成為現代科學技術發展的熱門詞匯。在檔案管理工作中，復雜的檔案門類、項目、材料等信息在整理的時候需要花費大量的人力、物力，因此一度使檔案管理工作的發展趨于停滯。

但是，進入二十一世紀以來，電子信息技術的發展促使檔案管理邁進了一個新的時期。隨著檔案信息量、存儲時間的增加，傳統的紙質檔案易燃、易潮濕、占用空間也較大，因此無法滿足檔案工作的整理、查詢和存儲。運用“信息化”檔案管理，實現了檔案信息的虛擬存儲，也為檔案工作的深入打下了扎實的基礎。

1 檔案管理的信息化的價值含義

檔案作為我國國家機關、企事業單位在從事政治、經濟的活動中形成的信息資料，能夠充分反映出人們對有效價值信息的保存存儲。應該說，“信息化”這一高新技術不只是被廣泛應用到檔案信息管理中，還被應用在教育、工業、農業等各個行業中，有效的促進了各行各業的不斷發展。不同于傳統的檔案管理工作，信息化檔案管理工作借助于電子計算機等多項終端，實現了多元化的發展趨勢。

通過檔案管理工作，社會群體的日常生產經營活動能夠被記錄、保存下來，因而有利于人類社會的發展。為了改變傳統檔案的發展弊端，在“信息化”檔案管理工作的開創中，相關技術人員將電子計算機、互聯網等科學手段融入檔案資源管理中，確保檔案管理工作的效率和質量得到提高，并采用科學的價值理論，對檔案信息的可持續發展打下了扎實的基礎。

2 檔案信息化管理的發展現狀和主要問題

當前形勢下，很多單位主要采用傳統的檔案管理模式，檔案管理的重心放在人工管理紙質檔案上，檔案查閱過程中耗費大量的人力和物力，致使檔案只起到了存儲作用，檔案的查閱限制很大。信息化檔案管理經歷了一定的時期發展，檔案管理系統也由最初的單機版輔助操作轉向了更加科學精密的綜合網絡。據相關部門統計，當前在省市級檔案館的管理建設中，已經有至少86%以上的檔案管理工作形成了一套較為完善的檔案系統。借助于互聯網，實現了虛擬檔案資源的建設、遠程信息管理、現代化檔案建設的交流和應用。

這一發展趨勢將進一步促進信息化檔案資源庫的建設。但是，需要引起廣大檔案工作者關注的是，信息化檔案管理工作仍然存在一系列的問題，并呈現出常態化發展的趨勢。

（1）檔案信息化管理的安全性

網絡技術和計算機信息技術的應用進一步提高了檔案管理的工作效果，促進了檔案管理工作的發展。但是，在檔案信息的操作性能上，網絡檔案工作的安全性存在一定的問題。在網絡技術上，檔案信息化管理技術的安全性有待提高，網絡檔案信息容易受到病毒、木馬等不良程序的攻擊，特別是一些機密的重要檔案，一旦泄露，會出現更加嚴重的后果。除此之外，在檔案管理工作的風險管理上，容易造成檔案信息的丟失，給檔案工作帶來潛在的發展危機。

（2）檔案信息化工作的系統性

就目前我國信息化檔案管理工作而言，檔案管理的標準化進程尚不明確。存在著一定的欠缺。一方面，信息化檔案管理工作的發展模式不夠嚴謹、推行技術尚未普及，各個地區之間的檔案資源還沒有達到完全的信息共享，在浪費了檔案資源的同時，難以推進各個檔案館之間的交流發展。再在加上受到地理條件、政策扶持、資金投入等多方面的影響，導致各地區之間的信息交流和傳輸存在問題，難以達到檔案信息管理的全面發展。

（3）信息化管理經費較為缺乏

在檔案管理工作的經費投入上，各省、市檔案館普遍存在電子科研經費少、推進程度的緩慢的現象。信息化檔案管理工作需要科學的計算機網絡設備，因此在啟動經費和科研資金的融入中，難以深入“多元化”信息化程度。這些問題也使我國檔案管理水平出現了一定的滯后性，嚴重影響了設備的優化速度。

除此之外，在管理設備上，也出現了檔案管理隊伍發展水平不均、缺乏專業檔案管理人員等問題，進一步限制了我國檔案管理的發展水平。

3 強化檔案管理的信息化管理進程的若干策略

在檔案管理的信息化建設中，為了強化檔案人員的專業素養，提升檔案管理的發展成果，廣大管理工作者要立足于多項發展進程中，針對電子信息工作進行切實可行的推進。

（1）增進檔案管理的資源整合

在檔案資源建設中，資源共享是實現“信息化”檔案建設的發展關鍵。在對檔案資源的歸納過程中，應該做到統一管理和分級負責。通過高效的資源配置，實現檔案資源管理的綜合，使檔案資源管理能夠為多個行業提供支持和保障。

例如，廣大檔案管理者要通過文檔一體化的發展模式，將檔案信息納入到辦公自動化的發展格局中，促使廣大檔案人員能夠建立切實可行的發展需求。并在紙質檔案資源向電子檔案過渡的時候，堅持“檔案管理資料”的雙軌制模式。在電子化文件的產生和應用上，確保檔案工作能夠具有法律效應。實現電子信息化檔案和紙質檔案的雙重推進，確保檔案工作能夠進一步深化，實現信息業務的發展共享。

（2）實現硬軟件雙向的資金投入

檔案信息化管理離不開資金的支持，因此，國家相關部門要提供資金和技術支持，不斷加強新型檔案管理軟件、硬件的雙向開發，同時強化信息化建設的資金投入。廣大檔案管理工作者要大力推動檔案工作的雙向建設，借助于相關政策的開發，為檔案管理建設提供強有力的支持。

除了要實現相應的資金投入，在高標準的信息化管理建設過程中，要依靠一支高素質的現代化檔案管理隊伍，確保每一名檔案員都能夠熟練掌握檔案查詢設備、錄入設備等電子操作技術，滿足檔案管理工作的建設需求。同時，檔案管理工作者還要增加對檔案員綜合素養的提高，通過業務培訓和技術指導，加強各個檔案部門之間的交流和學習。

（3）提升信息化檔案管理的安全性

在檔案工作的管理和發展中，要制定一個完善的檔案管理對話，制定相應的檔案信息化發展流程，增進檔案建設工作的安全性。為了確保檔案信息存儲、重要檔案保護等形式，要在技術安全、管理安全兩個方面進行、

首先，在技術安全這一發展環節中，要在檔案信息操縱系統內設置專業的網絡，采取內外網絡分開的形式，實現雙重的技術網絡防護，增加網絡技術隔離的多重安全性。

第一在路由器的技術模式上，要通過程序屏蔽一些不安全的IP地址。第二要運用防火墻隔離，弱化計算機網絡中存在的負面因素，從而建立一個安全的信息資源制度，增進信息資源的發展共享。而在管理模式上，要增加對檔案信息工作的保密性。實現科學的網絡安全管理制度。第三要利用網絡登錄賬號等形式，建立虛擬的文書檔案資源庫，通過移動硬盤、光盤等形式備份存儲，融入管理身份認證、信息自動備份等形式，建立一個全面的信息管理制度。

4 總結

綜上所述，在檔案管理工作的信息化發展中，信息化建設的發展意義是不言而喻的。所以在檔案信息化建設上，廣大工作者要立足檔案管理的信息化的發展基礎，采取各種積極有效的措施，將信息化管理工作落到實處，進行全方位的工作優化。在對信息化文書檔案工作進行升級的同時，利用現代科學技術，為文書檔案工作的自動化和智能化打下扎實的基礎。

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