環衛檔案管理工作流程優化完善策略分析

張冬梅

摘 要：改革開放以來，我國城市建設不斷發展和完善，與此相應，城市環衛工作的內容也日趨豐富。在具體的環衛工作中，如城市道路保潔、城市垃圾收集、垃圾中轉及處理等工作中，逐步建立了環衛檔案。環衛管理工作將加強環衛檔案管理、升級環衛檔案管理程序，并且促進環衛檔案管理實現信息化，這是環衛管理工作的關鍵部分，有助于保證環境衛生服務質量。

關鍵詞：環衛檔案管理；工作流程；優化完善；策略分析

隨著我國城市建設水平的提升，環衛工作的內容也不斷豐富。為了進一步完善環衛工作的落實效果，環衛檔案管理工作逐漸開展。環衛管理工作的核心在于改善檔案管理、完善檔案管理流程及實現檔案管理的信息化，從而提升環衛工作整體水平。本文將闡明環衛檔案管理工作流程優化的途徑及策略，希望能為環衛工作檔案管理的完善提供一定的參考。

1 優化環衛檔案管理的途徑

（一）收集環衛檔案原始資料

環衛檔案資料所涉及的內容主要包括以下幾項：城市道路清掃、公共廁所的保潔、垃圾中轉及處理等環衛工作中累積的資料。在收集檔案之前需要做好協調工作，尤其是聯絡部門之間的相互協作，使得信息的采集、匯聚和逐層提交工作能夠有序地開展，從而保證收集到的環衛資料覆蓋面廣、更新及時、信息準確。

（二）整理環衛檔案資料。

收集到的環衛檔案原始資料數量比較龐大，內容相對冗雜，因此，環衛檔案管理部門必須首先對這些資料進行科學的整理。第一，對環衛檔案管理資料進行系統分類，分類的依據是工作內容與工作時間，并且在總項目下劃分具體的子項目，增強分類的準確性和詳細性，并且把環衛檔案資料對應著相關的項目進行錄入。此外，還應該在整理時對環衛檔案資料設置關鍵詞，從而方便信息整理及查找。以篩選分類為基礎，形成環衛檔案資料的初步格局，從而為對環衛檔案資料進行建檔和保存奠定基礎[1]。

（三）環衛檔案的歸檔、保存

在完成對環衛檔案資料的收集和篩選工作后，環衛檔案管理工作者要對環衛檔案資料進行復核，使得檔案資料時間范圍完整、形式和內容準確無誤，保證環衛工作的實際情況正確地記錄在檔案中。在進行歸檔和保存的同時，管理人員還需要根據實際情況按照一定的時間周期對檔案加以更新，及時地記錄環衛工作開展過程中出現的新情況，從而保證環衛檔案資料能夠與實際工作同步。在完成對檔案資料的復核之后，檔案管理員要及時建立檔案加以保存，與此同時，還要建立電子檔案。電子檔案不僅應當與紙質檔案的建設同步進行，也應當對檔案信息進行實時更新。此外，電子檔案需要面向社會公眾開放，除了保密信息外，需要為公眾查詢信息提供便利條件[2]。檔案管理員必須保證檔案保存形式的一致性，這對于對于表格和文本來說尤為重要，這不僅是檔案管理規范性的需要，也有助于提高后期按照不同需求查閱資料的便捷性。

（四）對環衛檔案管理工作開展監督

與其他類型的檔案管理工作一致，環衛檔案管理工作也具有很高的準確性和真實性。為了盡可能避免環衛檔案管理在收集整理及存檔環節出現疏漏，必須加強監督和檢查工作。及時、有效的監督一方面能夠增強環衛檔案管理人員工作的嚴肅性，另一方面也有助于促進環衛檔案管理工作水平的提升。相關部門需要依據月度、季度或者年度的周期檢查環衛檔案資料，使得環衛檔案管理工作的開展能夠循序漸進地進行，并且以不定期抽查的形式對檔案管理日常工作進行監督，增強環衛檔案管理人員的責任意識，使其在工作中時時刻刻保持謹慎，有效地防止環衛檔案管理工作出現紕漏。管理部門要將這兩種方式的有機結合，從而提升環衛檔案資料的完整性。

2 優化環衛檔案管理流程的策略

（一）高度重視管委檔案資料管理工作

某些環衛管理部門對于維護市容與環境衛生工作較為重視，但是缺乏對檔案資料的重視，這妨礙了環衛檔案管理工作的有序進行，同時也影響了整個環衛部門工作質量的提升。因而，管理部門與領導者觀念的轉變是提高環衛檔案管理工作水平的第一項任務，必須要對檔案管理工作予以足夠的重視，并且對檔案管理工作加大人力、物力及資金的投入，為環衛檔案管理工作的開展提供有力支持，進而促進環衛部門整體工作水平的提高，使其更好地履行職能。

（二）實現環衛檔案管理工作的信息化

計算機技術與網絡技術日趨進步，計算機技術與網絡技術不僅能夠在最大程度上增強環衛檔案管理工作的便捷性，還能夠方便環衛檔案管理信息的查詢和交流，因此，實現管理的信息化逐漸被提上了工作日程[3]。相應地，環衛檔案管理人員也需要把信息技術運用到檔案管理中來，建設檔案管理信息服務系統，保證環衛檔案從收集整理到檢索使用全過程的信息化，使得環衛檔案管理的效率及準確性得到保障。

（三）加強環衛檔案管理工作的制度建設

環衛檔案管理工作的規章制度應當包括環衛檔案整理范圍、內容分類，檔案庫房管理準則、保密管理規則等內容。規章制度是環衛檔案管理工作的實施依據。完善檔案管理規章制度，從而保證檔案管理工作對規章制度加以貫徹，使得檔案管理工作的開展更為規范，環衛檔案管理工作人員有可以依據的工作準則。

（四）加強環衛檔案管理人員的能力建設

環衛檔案管理部門應該著力培養具有較強專業能力和信息技術水平的管理人員，這是提高環衛檔案管理水平的核心問題。為此，環衛檔案管理部門需要優化環衛檔案管理人才結構，加強優秀人才的引進，并且對檔案管理人員定期進行業務培訓，提升其業務水平，提高環衛檔案管理在職工作人員的綜合素質，使得檔案管理工作的質量能夠不斷提高。

（五）加強檔案管理人員的服務意識建設

檔案的利用服務是環衛檔案整理、歸檔及保存的目的所在。第一，在收集整理檔案資料時，需要增強服務意識，明確檔案服務的重點及針對的群體，為環衛部門建設公益設施與維修環衛設備提供參考信息。第二，保證檔案資料查閱渠道暢通，除保密的檔案資料之外，針對其他環衛檔案資料，需要建立方便的檢索與使用途徑。例如建立環衛檔案管理門戶網站，在網站上開通信息查詢功能，通過設置關鍵字、用戶登錄等等途徑，為用戶檢索信息提供便利途徑[4]。此外，對于用戶的其他業務，可以通過網絡預約、現場辦理或者網上業務等途徑加以實現，從而促進環衛檔案管理部門工作效率的提升，同時也增強用戶對環衛檔案管理服務的滿意程度。

3 結語

對于環衛工作來說，環衛檔案管理是其最基礎的部分，也是促進城市化發展水平得到提升的保障工作。因而，環衛管理部門需要對環衛檔案管理工作予以充分的重視，并且采取必要的措施，改善檔案管理工作程序，提升檔案管理水平，更好地滿足經濟社會發展對檔案管理工作提出的要求。

參考文獻

[1] 王黎黎.環衛檔案管理工作中存在的主要問題分析[J].吉林農業，2014（19）：94-94.

[2] 蔣大磊.環衛檔案管理工作流程優化完善措施研究[J].決策與信息（下旬刊），2013（10）：261-261.

[3] 張枝.淺析環衛信息化監管中心檔案管理與研究[J].數字化用戶，2013（3）：70-70.

[4] 鄭敏.試分析新時期環境衛生檔案管理的有效策略[J].農業科技與信息，2016（1）：44-44.