淺談胡家山水庫建設及配套工程的檔案管理

成蕓

摘 要：工程技術檔案管理容易被人們所忽視，通過介紹胡家山水庫工程管理局多年來對水利工程檔案的重視和管理經驗，論述了檔案管理對整個工程的重要作用，目的使廣大水利工作者在今后的工作中把工程技術檔案擺在重要位置。

關鍵詞：工程檔案；水庫建設；灌區配套

胡家山水庫位于昭通市東部的六沖河上游左支流潑機河的干流上游胡家山小河（麻塘河）的水稗田處，行政區劃屬昭通市鎮雄縣塘房鄉大擢魁辦事處的水稗田村。水庫流域地理坐標：東經104°56′25″～105°0l′15″，北緯27°29′35″～27°33′20″。水庫壩高63m，壩頂長231m，灌區總干渠全長24.9km，工程任務為灌溉和農村人畜飲水，工程設計灌溉面積3.5萬畝，農村人畜飲水人口5.69萬人、牲畜2.58萬頭。水庫多年平均供水量1438.5萬m3。其中：灌溉供水量1213.5萬m3，農村人畜飲水供水量225萬m3。水庫死水位1594.80m，正常蓄水位1626.50m，設計洪水位1630.51m，校核洪水位1632.79m，興利庫容1025.1萬m3，總庫容1542.3萬m3。工程2011年開始動工，到2015年主體工程已完成，2016年配套工程開始建設。

胡家山水庫為Ⅲ等中型水利工程，主要建筑物有：大壩、溢洪道、輸水隧洞、輸水干渠。大壩、溢洪道、輸水隧洞為3級，次要建筑物為4級，臨時建筑物和渠道工程為5級。

結合該水庫工程建設檔案管理工作，筆者從以下幾方面作粗淺探討。

1 加強水庫各建設項目檔案工作的各項管理

1、將項目檔案工作納入工程質量行政領導人責任制，把項目文件的收集、管理納入工程建設計劃；納入各承包機構和有關部門的職責范圍和崗位責任制，并制定相應的檢查、考核措施。

2、建立檔案管理網絡，配備專、兼職檔案工作人員，落實項目檔案工作的組織保證體系；建立健全項目檔案管理的各項制度、標準和規范。

3、將項目檔案管理納入合同管理，在項目招投標和簽訂合同時，設立專門條款。例如在勘察、設計合同的內容包括提交有關基礎資料和文件期限、質量要求、費用等條款，施工合同的內容包括技術資料等條款；將檔案管理納入合同管理，在合同協議中有關檔案的專門條款，取得檔案工作的主動權。

4、堅持檔案工作與工程建設同步進行。要求項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的驗收，要與項目的立項準備、勘察設計、建設施工和竣工驗收同步進行。例如：施工各個階段中，檔案的形成、收集、整理要同時跟上；工程項目竣工時，竣工檔案資料的收集、整編、審定工作與工程竣工驗收準備工作同步進行。

5、完善規章制度和竣工檔案的整編標準。結合工程建設特點，制定各項目規章制度和管理辦法；其次參照《水利工程建設項目檔案管理規定》，編制出項目竣工檔案的整編標準。

6、建章立制，狠抓落實。制度建設是做好檔案管理工作的前提和基礎。檔案管理組對檔案的收集、整理、保管、統計和利用制度進行了整理和規范，實行動態管理，做到了人員有職責、收集有范圍、鑒定有標準、查檔有目錄、借閱有手續、案卷有統計、工作有考核。經常性地檢查檔案管理制度執行情況，發現檔案管理方面存在的不足和漏洞，及時進行指導和解決，形成了檔案人員各盡其責、檔案管理工作規范有序的工作格局。

2 盡量挖掘有價值的原始資料

胡家山水庫配套工程檔案復雜得多，其整個工程技術資料來源于各個階段的工程施工；由于各建設項目特點各異，這些是水庫及配套工程可行性研究和設計規劃的重要依據。確保有價值的原始檔案資料的齊全完整，在整個工程建設的每個環節發揮著很大的作用。例如：在編擬灌區配套工程規劃中，利用了大量庫存科技檔案資料，查閱了多次規劃和水文資料數據，特別是水庫主體工程建設項目占配套工程最近一次設計方案，為工程規劃提供了重要依據，節省了大量的人力、財力和野外勘測調查作業時間，為整個工程打下了良好的基礎；另外水庫大壩是在建類型，借助了該水庫歷年來每個階段的準備工作，從項目建議、立項、可研設計到實施方案的確定時，就借助了大量的圖紙和相關工程地質、水文資料，為工程建設提供有利的依據。

3 水庫建設及配套工程檔案資料的收集

該工程檔案是水利工程科技檔案，其配套工程檔案是水利科技檔案的一部分，是專業技術人員勞動智慧的結晶，它產生于整個建設的全過程，包括項目的提出、可行性研究報告、決策設計、招投標、施工、質量監理到竣工驗收、運行使用等過程形成的應歸檔的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種現實運行使用等過程中形成應歸檔的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料等不同形式與載體的各種現實記錄，它的來源涉及到勘查設計單位、建設施工單位、工程監理單位、材料設備供應單位等許多部分，做好該工程檔案工作，主要從加強領導、完善制度，強化責任制入手，領導負總責，分管領導親自抓，確定檔案人員細化責任，明確分工，并加強與相關單位的聯系與合作，做到了水庫建設與配套渠道工程的檔案收集工作與工程項目建設同步進行，其中包括以下幾個方面：

（1）建設施工技術資料。必須在項目實施的每個環節進行文件資料的收集、整理，包括工程地質基礎材料、規劃設計書、招投標書、施工合同、工程預算、工程驗收竣工報告、交接書等，還有施工質量保證資料和質量管理資料，這些資料在施工過程中形成由施工單位負責，在檔案接收時，要和工程技術人員一起檢查資料有無失實現象。如：鋼材水泥質量證明，各構件、配件合格證書等。水庫主體工程最重要的是地下、水下等隱蔽處的項目驗收記錄以及各種測試記錄，它反映人眼看不到的工程內容，是日后工程維護、改造、擴建的重要依據，是正常運轉的保證，必須有工程技術人員核準，確保翔實可靠的歸檔。

（2）竣工圖。凡按圖施工沒有變動的，可用施工圖作為竣工圖。凡是在施工中有一般性設計變化，可在原施工圖上修改補充的，可由施工單位在施工圖上注明修改部分和修改依據及施工說明后作為竣工圖。凡結構改變、工藝改變、平面布置改變、項目改變以及其它重大改變，原施工圖不能代替和利用的必須重新繪制竣工圖。

（3）聲像檔案。反映水庫建設及配套工程項目的圖片、照片、錄音、錄像等聲像材料應按其種類分別整理立卷，并對每一個畫面有比較詳細的語言文字說明，有關單位特別是施工單位從施工初期就要指定專人負責收集，認真做好記錄并隨時整理注釋，保證每個畫面清晰，文字簡潔明了。

4 水庫建設及灌區配套工程檔案的管理

胡家山水庫建設及配套工程管理工作和經濟發展有著緊密的關系，工程檔案的管理質量是衡量整個項目工程勘測、設計施工、監理驗收等工作質量的主要內容。因此，在整個工程項目中確定有關技術人員，把本職工作中形成的各種材料按照技術文件的形成規律和內在聯系進行系統整理，同時，認真查看材料的完整性、系統性、準確性，如發現問題，及時補救，整理后分類立卷，做到字跡清楚、畫面整潔、裝訂整齊、保證案卷質量，根據各檔案資料的特點及使用價值，按照《檔案法》規定，確定好保管期限，以便在日后工作中進一步開發利用?？衫^續最大限度節省和優化再建投資，提高檔案資料在新項目的科技含量。為水庫的中心工作服務，取得更大的社會效益、經濟效益和生態效益。

5 結語

綜上所述，對水利工程建設檔案管理必須加強，工程項目檔案資料管理也是工程項目正常運行最基本的保障，完善的工程檔案資料能讓相關的管理人員在工程的運行中，能熟練掌握工程的狀況，對做好工程的維護以及維修改造，提高管理水平，發揮工程效益具有重要作用。

參考文獻

1、中國檔案《如何做好建設項目的檔案工作》

2、陳海梅.試論水利工程檔案管理中存在的問題及完善措施[J].經濟視野，2015，（14）：73-73.

3、張黎.淺談水利工程檔案的管理工作[J].文摘版：工程技術，2015，（24）：99-99.