淺談計算機新技術應用條件下的檔案管理

周子恒

摘 要：計算機技術應用到檔案管理中已經是大勢所趨，計算機網絡技術的應用給檔案現代化事業的發展帶來了勃勃生機。檔案管理單位需要在推動計算機技術在檔案管理工作中的運用，需要深化思想改革，轉變觀念，從上至下的推動計算機技術在檔案管理中的運用。并根據國家的相關標準，對檔案內容進行分類和加工并批量錄入到計算機系統，在這過程中要加強審核，確保信息的準確性。在各檔案系統之間實現遠程網，可以達到網絡資源的共享，進一步提高檔案現代化管理水平和檔案利用的效率。

關鍵詞：計算機 新技術應用 檔案管理 資源共享

一、計算機技術在檔案管理中的重要作用

1、有利于對檔案的管理收集和存儲。利用計算機的外延設備，采用掃描或者手工錄入的方法，將傳統的紙質檔案轉化成電子檔案，能夠被計算機系統所識別，這些電子檔案還能進一步錄入到信息數據庫之中，通過數據庫系統，可以對電子檔案進行壓縮，使計算機存儲更多的檔案信息。通過電子形式存儲的檔案，從流轉和備份方面都具有極大的便捷性，有效降低了紙質檔案對管理空間的要求，降低檔案管理的成本。

2、有利于檔案管理信息系統化。在檔案管理中，通過計算機技術，將傳統的紙質檔案轉變成電子檔案之后，就可以開發信息管理系統，將這些檔案融入到同一個平臺下，進行分類管理，根據不同部門的使用，從而對檔案進行高效管理?；谟嬎銠C技術可以讓檔案呈現多媒體特征，結合視頻、圖像以及文字的綜合多媒體元素來豐富檔案的信息量，通過檔案管理信息系統，能夠有效地實現對檔案的檢索，自動入庫排架等功能，有效提升檔案管理的效率。

3、計算機技術能夠為檔案管理提供較強的技術支持。隨著計算機技術以及信息技術的持續發展，計算機在檔案管理方面的應用非常深入，特別是計算機的處理性能以及存儲能力有效的提升，為檔案管理的集成化以及集成服務都提供了大量的技術支持。相關的計算機外延設備技術的出現，為傳統檔案電子化提供了極大的幫助。另外計算機技術還實現了客觀關系管理系統以及企業資源計劃管理系統的統一，從而有助于將檔案管理和現代化的管理融為一體，為企事業單位的現代化管理提供了重要的技術支持。

二、網絡技術的應用將標志著檔案自動化管理的一個新的里程碑

l、計算機以其具有科學計算、數據處理、審時控制、智能摸擬文字處理等功能，特別是在數字處理和文字處理方面，顯示出其強大的潛力。依靠計算機講述和存儲技術，可以將多臺計算機工作站和終端聯結在一起，實現信息交換與資源共享。檔案工作者要進一步加快檔案信息資源數據庫建設，實現檔案信息資源數字化、數據庫化、檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。

2、利用計算機網絡建立“電子文件（卡當案）數據管理中心”。檔案室與企事業單位信息管理部門密切配合，建立“電子文件（檔案）數據管理中心”。該中心設在企事業單位檔案館室，是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。

3、利用計算機網絡電子文件的自動上傳收集。檔案部門要改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案室的服務器上歸檔。

4、開展計算機網絡電子文件檔案服務。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案室利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

三、檔案計算機管理新技術的應用

1、把檔案管理系統納入綜合性集成系統。集成系統可劃分為橫向集成管理系統和縱向集成管理系統。前者是把屬于同一組織級別的幾個部門的數據予以集成，實行數據共享、綜合管理。在此系統中有技術管理、財務管理、人事管理及檔案管理等子系統。辦公自動化系統有辦公室、文件收發、會議管理、情報資料管理、檔案管理等子系統。后者把屬于不同組織級別的檔案數據予以集成，進行綜合性管理。有檔案管理系統參加的縱向集成系統有兩類：一是檔案目錄中心，將某一系統、地區、范圍的各級各類檔案部門，所提供的機讀檔案目錄集中統一綜合管理。二是情報信息中心，它把某一系統、專業領域內的圖、情報、檔案信息統一存儲和管理，實現圖、情、檔資源共享，提高檔案的社會效益。

2、檔案管理運用光盤進行檔案的全文存儲。根據光盤存儲器的特點，把光盤分以下幾類：僅讀光盤。此類光盤由專門廠家預先在一種母盤上錄制信息，再由母盤大量復制出商品光盤，光盤上的信息，僅能讀不能改寫。此光盤通常用于存儲國內外信息交換用圖書目錄或情報資料目錄。一次寫光盤應一次寫入，僅能讀出不能再改寫。能擦寫光盤。此類光盤上的信息能隨便寫入和擦除。因光盤存儲系統存在一些缺陷和弊端，沒有普遍推廣運用。主要問題有：標準化問題；光盤載體檔案的法律效力問題；光盤的運用壽命，沒有可靠性驗證；光盤讀寫設備的價格還比較高，設備的更新換代頻繁，這就影響了光盤的推廣應用。

3、檔案管理運用人工智能技術。人工智能主要是研究如何使電子計算機模仿人腦從事推理、規劃、設計、思考、學習等思維活動，解決智能型的復雜間題。人工智能在檔案自動化管理應用如下：一是，檔案信息錄入。自動化應用漢字識別、語音識別等技術進行檔案信息的自動錄入，可提高輸入速度與質量，實現檔案的原形存儲。二是，檔案智能檢索檔案。檔案智能檢索可依照檔案價值高低和重要程度進行檢索，并反映到命中條目。還可以對檢索系統提出較高的要求，不但要進行簡單的查找，還要對查找結果進行分析、推理，提出某些結論。三是，專家系統。引入專家系統是事先把某些專家的知識總結出來，分成事實和規則建立起知識庫、經驗庫，計算機按照這些專門知識對輸入的原始數據進行推理、分析，做出判斷和決策。

4、檔案管理運用多媒體技術。多媒體支持綜合性檔案信息處理，把靜態圖像、圖形、手稿、照片、文字等各種不同載體的檔案存入計算機，實行綜合性檔案信息處理，是檔案工作者的目標。多媒體技術可將各種不同載體的檔案納入到計算機所能處理和控制的媒體中，在計算機終端上隨時查詢文字、照片、聲音、影像等檔案信息，能借助于網絡技術，使遠距離的用戶間共享信息。多媒體信息咨詢系統檔案作為信息源與情報、資料等信息組合在一起，構成綜合文獻資料庫。它與多媒體構成一個提供信息的服務站，用戶需查詢哪一地址，只要用手指到屏幕上該位置，就會一觸即出，把相關的資料信息顯示到屏幕上供用戶瀏覽，使用起來特別方便。

參考文獻：

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