信息化對民政檔案管理工作的影響研究

王海靖

摘 要：民政部是我國政府部門的重要組成部分，也是與我們日常生活息息相關的最為密切的機構之一，民政檔案是記錄各個時期的民政工作的文件、資料，是面向整個社會群體的，隨著檔案數量逐年增加，民政檔案的管理也順應著時代的發展走向了信息科學信息化的道路，與之相應的，民政檔案工作的流程、管理制度也應該同樣與時俱進的做出相應調整。本文將從實際出發，深入探討信息化對民政檔案管理工作的影響，并分析論述應對措施。

關鍵詞：民政檔案管理；信息化；影響研究

一、前言

民政工作是面向廣大社會階層群眾的具體工作，承擔著維護社會和諧穩定，提高人民生活水平的巨大壓力，隨著檔案資料隨時間的增多而增多，民政檔案的管理難度也隨之增加，傳統的檔案管理模式已經無法滿足日新月異的社會發展速度。因此實行檔案的信息化、現代化管理建設就變得愈加重要，同時，檔案管理的工作也應引起各級民政部門的重視，相關工作人員也應盡快落實工作，爭取早日取得實際性進展。

二、民政檔案工作的特點

民政檔案是記錄各個時期的民政工作的文件材料，與人們生活息息相關，其中涉獵的范圍極廣，內容極多，所以為檔案的管理帶來了不少的難度。但檔案的真實性、便捷性關系到群眾的切身利益，需要檔案管理部門對檔案進行有效的收集和科學的管理，針對民政檔案管理工作的眾多特點，可以更好的實行民政檔案管理工作的信息化進程，確保檔案整理高效、有序。

（一）便于查詢與管理。雖然都是以查詢和管理為出發點，但民政部門的檔案管理與檔案局的管理有著本質上的不同，后者的大部分檔案都是封存以用于保存，與之相反的民政部門的檔案則是面向群眾，取之于民用之于民的對群眾建立檔案，將至分門別類，在群眾辦理更項手續時提供各種信息證明與支持，所以需要民政部門的管理系統是實用開放的，甚至在信息化的進程中對一部分檔案資料進行公開，讓民眾可以通過當前流行的PC端、手機以及平板等設備隨時利用網絡向民政部門系統進行相關查詢和檢索。

（二）資料數量大、種類多。民政檔案資料隨著時間的流逝而逐漸增多，具備了數量大、種類多等特點，其中檔案資料的來源涉及了群眾社會生活的各個方面，婚姻、養老、地名、慈善救助、社會救助、優撫安置、社會團體等眾多具體內容，因此民政檔案管理對保障公民權益，社會和諧穩定，推動經濟發展都有著無可取代的作用。但因年代、分級制度的不同，很多資料有著數量多、格式不統一的問題，為民政檔案的管理增加了難度，不利于各地區各部門間的檔案調取查閱工作。也正因為民政檔案管理工作的特殊性以及敏感性，信息化對民政檔案管理工作的影響是積極向上的。

三、信息化對民政檔案管理工作的重要性

（一）信息化建設已成為大勢所趨。隨著科技水平的發展，電子書、電子賬單逐漸出現了人們的視野中，逐步取代了過去的生活方式，由此可見，信息化建設已經成為整個社會的發展方向。顧名思義，民政檔案管理的信息化就是將檔案的信息以數字化的形式保存，運用相應的軟件對信息進行分類、管理，這也符合檔案管理規范、嚴禁的工作要求。民政檔案的信息化建設與檔案工作規范管理也是相輔相成的管理，檔案信息化是檔案工作規范化管理的必要條件[3]。即便是在信息爆炸的今天，部分地區的民政部門由于缺乏信息化手段的支撐，加之管理方式落后，如果要在不同地區進行檔案的交換或轉移，都要付出巨大的物質代價和時間代價，在很大程度上阻礙了檔案管理工作的效率，只有大力推進國內民政檔案信息化的進程，才能跟上時代的腳步，與時代一同進步，一同發展。

（二）社會工作方式的大勢所趨。近二十年，社會發生了翻天覆地的變化，現在的世界早已脫離了書信傳遞信息的年代，也脫離了傳真傳遞信息的年代，隨之而來的是PC、平板電腦、智能手機在互聯網時代的大規模普及，從方案的起草到修改，辦理，歸檔到分發至各單位部門，甚至銀行賬單都可以通過計算機和網絡進行。這種便捷的生活方式也深入人心，為了順應這種改變，需要民政檔案管理部門借助信息化的手段對民政檔案進行科學、系統的管理，以計算機硬件為起點，提高計算機硬件的水平，完善檔案資料的數據庫等方式，著手更新檔案管理的工作方式。

四、推動民政檔案信息化建設的主要措施

（一）對原始資料的電子化?？梢韵胂?，隨著時間的流逝，民政領域所保留的原始資料的數量會有多么巨大，所以，將這些原始資料電子化是一項十分艱巨的任務，其中民政部門不僅僅是面向各階層群眾同時還承擔著維護社會和諧穩定，提高人們生活水平等十分重要的責任，加上系列具體內容，年代久遠的原始材料與現代材料格式不統一的問題也暴露了出來，而數字化可以有效的解決這些問題，顯著降低民政檔案部門工作人員的工作難度。同時，在進行電子信息的收集時，應同對待傳統儲存媒介一樣，避免硬件丟失或損壞引發潛在的泄密現象，所以應定時對資料進行備份，防止不可抗拒的外力原因導致的巨大工作量，做到有備無患，早日實現不翻閱紙質材料便能及時為群眾提供查閱服務的目標。

（二）提高民政工作者的信息職業素養?？茖W技術是第一生產力，只有熟練的掌握檔案信息化的核心所在，才能將檔案信息化建設提升到一個新的高度。隨著經濟水平的發展，民政部門的服務對象也逐漸增多，從人們的衣食住行到生活保障再到人生大事件件都與民政工作息息相關，同時，也為民政檔案管理來大量技術性難度，這就需要民政工作者著眼提高自身的知識儲備以及工作能力，加強職業素養的相關教育，深化保密意識與觀念，提高自身的專業技術水平，積極地參與到檔案管理工作的培訓中去，認真解析理論與實踐的本質區別，以便更好的應對工作中出現的問題

（三）提升民政檔案管理部門的硬件配置。俗話說得好：“巧婦難為無米之炊”。所以民政檔案管理的信息化建設必須依靠合適的硬件設備才能進行。掃描儀、打印機、電腦等信息的輸入輸出設備，在整個信息化進程中起到至關重要的作用，其中老舊的設備不應參與到信息化建設中去以避免不必要的麻煩，所以民政部門應加大對民政檔案管理的資金支持力度，使用性能優良，方便快捷的設備進行信息的輸入輸出。

此外，還可以將歷史資料掃描整理、編輯入庫，豐富檔案館藏資源，提升庫房存量。全面推進檔案資源的基礎設施建設，管理制度，加快民政單位對歷史資料清理的進展。

五、結論

信息化技術的廣泛應用和發展讓我國各行各業發生了翻天覆地的變化，隨之也給民政檔案管理工作帶來的前所未有的挑戰，要求對民政檔案的實時化、人文化、多樣化，當面對這種挑戰，應當發揮堅持不懈，迎難而上的精神，不斷發現問題、解決問題，提高工作效率，不斷提高民政檔案資源的利用率，加強民政檔案信息在不同端口的平臺的數據更新以及系統維護，充分利用網絡的平臺搭建更加開放的檔案查閱形式，積極探索努力實踐，才能更好的提高民政檔案管理的工作效率，變相提升經濟效益與社會效益，適應信息化時代的發展需求。文章簡要論述了民政檔案管理工作的特點，重點討論了信息化對民政檔案管理工作的影響及相關研究。（作者單位：威海市文登區民政局）

參考文獻：

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[2] 雷立梅.談信息化對民政檔案管理工作的促進作用[J].東方企業文化，2014，02：134-135.

[3] 萬雪蓮.試論信息化對民政檔案管理工作的影響[J].黑龍江史志，2015，13：155.

[4] 盧瑾.談信息化對民政檔案管理工作的促進作用[J].辦公室業務，2016，01：116.

[5] 魏偉，楊瑩.民政部門檔案管理存在問題及優化對策[A]..《同行》2015年9月（上）[C].：，2015：1.