基于精細化管理視角，強化高職院校固定資產信息化管理

余方珠

摘 要：隨著高職院?？焖侔l展，固定資產規模日益增長，類別也越來越多，越分越細，對高職院校的固定資產的管理提出了更高的要求。多數高職院校已采用了固定資產信息化管理的模式，但存在不夠完善的地方。本文擬在精細化管理視角下，對強化高職院校固定資產信息化管理的必要性、可行性和實施建議等方面作探析。

關鍵詞：精細化管理；高職院校固定資產；強化信息化管理

近年來，隨著教育改革的逐步深入，職業教育越來越得到重視，國家傾斜政策越來越多，財政投入越來越大，高職院?？焖侔l展，固定資產規模也日益增長，類別繁多，越分越細，這對高職院校固定資產管理的規范化和科學化水平提出了更高的要求。固定資產是高職院校資產中的重要組成部分，大部分也屬于國有資產，無論是政府部門還是高職院校本身，都越來越重視固定資產的管理工作。為了提高固定資產管理效率和水平，多數高職院校已采用信息化手段進行固定資產管理，但仍存在不夠完善的地方。本文擬基于精細化管理視角下，對強化高職院校固定資產信息化管理的必要性、可行性和實施建議等方面作論述。

一、強化高職院校的固定資產信息化管理的必要性

精細化管理，是一種管理理念和管理技術，是基于重要性、全壽命周期和績效優先等理念，通過規則的系統化和細化，運用程序化、標準化、數據化和信息化的手段，以獲得更高效率、更多效益和更強競爭力。高職院校的固定資產精細化管理就是運用適合高職院校固定資產特點的方法，結合信息技術，對固定資產的全壽命周期過程進行控制，對其整個過程中的運行、變動情況進行合理的監控和預測，實現固定資產的有效管理。目前，高職院校采用信息化手段進行固定資產管理已是一種普遍現象，但從精細化管理的視角來看，部分院校信息化管理的程度有限，還存在一些問題：

（一）固定資產管理信息同步性差，容易出現賬實不符現象

高職院校的固定資產的實物信息變化與財務系統中的同步性差，容易造成賬實不符，不利于固定資產效益的發揮和管理層的決策。其形成原因主要如下：

1、高職院校中的固定資產形成復雜化，多元化，種類多，金額大，賬面價值與實物狀況下的價值往往有出入。例如，很多情況下，由于金額龐大，新購置或新建的固定資產一般采用分次付款結算的方式，實物管理部門和財務部門往往記錄口徑不一致，造成固定資產統計數據不準確，出現紕漏虛化、賬實不符。

2、高職院校的固定資產實物管理部門一般由專設或兼職機構管理，也有分類多部門組合管理。受到績效管理意識不強，人員編制少人手不足等因素的影響，實物管理部門往往重采購輕管理，固定資產的變動信息沒有及時跟蹤記錄，實物在校區、各部門間無序流動，即使實物已損壞、丟失或處置，但賬面金額及所屬部門的信息仍未調整或減少。新舊資產標簽不清，固定資產信息記錄不完整很可能造成固定資產重復采購、資產閑置浪費甚至流失的現象。

3、部分高職院校實物管理部門與固定資產使用部門、財務部門等不同部門各自為政，系統關聯度低。固定資產實物的變化信息不能及時與財務賬面信息自動聯動，需要工作人員人工干預，進行信息維護。工作人員維護信息的及時性和正確性決定了固定資產信息數據的質量，造成固定資產賬實信息不同步，影響了固定資產的后續管理。

（二）固定資產管理信息共享性差，容易出現“信息孤島”現象

固定資產信息化管理缺乏系統化和標準化的全局思維，固定資產管理信息共享性差，出現“信息孤島”現象。常見原因如下：

1、固定資產管理相關部門各自為政，存在多套系統且沒有提供相應的接口。對同一業務，各相關部門均從自身業務的標準和依據進行固定資產信息的歸集和登記，形成無法對接的不同的系統數據。

2、高職院校內部缺乏“頂層設計”，沒有統一的規劃和管理，各自依據自身標準和依據形成的固定資產信息無法共享，數據難以統一管理。

“信息孤島”現象極容易造成賬實核對困難，賬實不符，固定資產重復采購，固定資產使用效益有限等，不利于財務部門進行財務監督，更不利于學校管理層對固定資產的實際情況的把握和提高資源配置，發揮固定資產的最大效益。

（三）固定資產績效評價開展不深入，容易造成資源浪費

目前，高職院校的固定資產信息化管理系統主要實現固定資產的實物管理、價值管理、預算管理和決策管理功能，缺乏固定資產的績效評價管理。未能建立起全面、完善、有效的評價指標體系，容易導致固定資產管理者出現重采購輕管理的行為，造成固定資產重復添置、現有固定資產閑置、浪費的現象

二、強化高職院校固定資產信息化管理的可行性

（一）國家信息化發展戰略倡導推進財務信息化建設

近年來，各行各業積極貫徹國家信息化發展戰略，深入推進財務信息化建設和應用，財務信息化水平明顯提高。強化高職院校固定資產信息化管理，是國家信息化發展戰略的要求，也是加強財務信息化水平的要求，更是構建“智慧校園”的重要組成部分。

（二）現有的軟硬件和技術條件具備強化信息化管理條件

隨著現代信息技術的飛速發展，各高職院校普遍具備了校園網絡、計算機設備等硬件條件，也具備了各類功能的固定資產信息化管理軟件，如：為了加強國有資產管理，校政良好信息溝通而使用的“行政事業單位資產管理系統”，為了財務核算而使用的各重會計軟件等。同時，系統整合對接技術，條碼技術，二維碼技術，數碼成像技術等融入固定資產的管理已有技術基礎。

（三）高知識高學歷人力資源對使用信息化管理系統不存在障礙

高職院校是國家高等教育的重要組成部分，高職院校的管理人員普遍達到大專以上學歷水平，涉及固定資產管理崗位人員一般具備財會基礎知識和計算機操作水平，對固定資產信息化管理技術的學習和應用普遍不存在障礙。

三、強化高職院校固定資產信息化管理的實施建議

（一）更新觀念，提高固定資產信息化管理工作重要性的認識

學校領導和管理人員要切實提高對固定資產信息化管理工作重要性的認識，轉變觀念，進一步強化依法依規和績效管理意識，真正認識到固定資產管理不僅要保證固定資產的安全完整，保值增值，還要合理配置資源，確保資產發揮最大效益。強化固定資產信息化管理有利于提高固定資產管理的水平。

（二）完善規章制度，建立固定資產信息化管理和監督長效機制

學校要根據國家的有關規定，進一步建立健全固定資產信息化管理制度、創新固定資產管理績效考核機制和內部經濟責任制，細化學校固定資產新建購置、登記審批、管理使用、回收處置等環節的內控制度，明確各級管理人員的工作責任和信息化系統中的權限分工，發揮財務、資產管理、審計等部門的監督作用，對管理不到位、制度執行不力、造成資產損失浪費的行為，及時追究相關職能部門和有關人員的責任，對管理給力，積極促進固定資產保值增值，發揮經濟效益的行為，給予獎勵，提高固定資產管理的積極性，降低辦學成本。

（三）重組業務流程，保障固定資產管理系統有效運轉

從固定資產全壽命視角梳理固定資產的業務流程，對不合法、不合理、不順暢的進行流程再造，清除管理死角，實現“人人管物，物物有人管”。例如傳統管理模式中的“資產調撥”常常會出現兩種現象：一是固定資產使用部門人員持著《使用申請單》到資產管理、財務、分管領導等部門協調審批，流程繁瑣，在多校區、多部門間往來奔走；二是為了逃避流程，固定資產使用部門人員未經審批私自調整使用，造成固定資產信息混亂。業務重組后的固定資產管理系統則采用多用戶按自身權限進入系統，按照申請調撥、部門審批、完成調撥變更的流程進行在線操作，操作處理結果記錄到系統。這樣可以縮減各部門間的票據流轉流程和紙質文件的使用，節約人力物力成本。

（四）做好相關系統的接合，對資產變動信息實行全過程管理

將固定資產管理系統、財務核算系統和財務預算系統等進行無縫接合，固定資產的增減申請、資產的增減審批、資產的變動申請、資產的變動審批、資產的清查核對、資產的預算與核算等業務均能在同一系統中操作實現，資產的變動信息均能由不同權限的人進行查詢、處理。同時，將二維碼技術、條碼技術運用到固定資產的標簽登記中，既能給固定資產獨立的“身份信息”，又能快速讀取、快速核對，提高實物資產管理效率，降低資產清查難度。將數碼成像技術運用到固定資產管理系統中，如將固定資產的實物照片、原始憑證、記賬憑證、賬簿等加入對應固定資產卡片的附件，有助于固定資產信息在流轉過程中的信息再現，也有利于日后的審計、會計信息披露等工作。通過固定資產管理系統能將資產變動信息透明公開地記錄起來，建立起了一種有效的監督約束機制，避免了人為操控和管理上的推諉現象，有利于固定資產的監督、管理和相關決策。

（五）打造專業管理團隊，維護固定資產管理系統安全穩定

實施信息化管理，軟件是基礎，人才是關鍵。采用“內培外引”打造專業管理團隊，重點是內培。由于受到編制的約束，管理人員可在現有人員中挖掘、培養，少數高級人才從外部引入，整合成一支懂得管理系統的安裝、使用、日常維護和具備固定資產管理知識的專業化、專門化的管理團隊。此外，加大投入人力、物力和財力，配備足夠的技術力量，設置防火墻，定期做好數據備份，保證數據信息安全。

總之，強化高職院校固定資產信息化管理，有利于固定資產的保值增值，發揮固定資產的最大效益，給學校管理帶來質的飛躍，促進職業教育事業的健康穩定發展。（作者單位：惠州城市職業學院會計金融系）

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