企業人事檔案價值的開發與利用

張向利

摘要：人事檔案是企業員工信息的重要載體，歷史、全面地記載著員工的基本情況，反映著每一個員工個人經歷、能力和德才的綜合表現。人事檔案管理在現階段和今后一個相當長的時期，無論對單位和個人都有不可替代的作用。本文就如何在新形勢下搞好人事檔案管理工作提出一些思路、想法和實踐案例，供同業和有興趣的人員了解、參考。

關鍵詞：企業；人事檔案；開發與利用

0 引言

人事檔案是企業人力資源開發與管理活動中形成的、以人為單位組合起來、以備考察和應用的信息資料，是企業員工信息的重要載體，可以歷史、全面、真實地記載和反映員工的個人經歷、能力和德才的綜合表現。就企業而言，準確、齊全、完整的員工人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據，是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，特別是對專業技術人員職稱晉升、干部選拔方面有著重要的意義。就人力資源部門而言，認真審閱接收、收集整理員工人事檔案，信息資料，就能為企業決策者提供準確、齊全、完整情況，為合理配置人力資源提供有力依據。就企業員工個人而言，檔案反映的是人生的歷程，是記載人生軌跡的重要依據，它真實記錄著每個人在學習、工作中的成就及過失，是評價一個人最基本證明材料。實行養老保險社會統籌之后，參加養老保險統籌還須通過人事檔案管理中記載的工齡來確認。因此，人事檔案管理在現階段和今后一個相當長的時期，無論對單位和個人都有不可替代的作用。

1 企業人事檔案特點

1.1 連續性與全面性

人事檔案收存員工履歷、自傳、鑒定（考評）、政治歷史、入黨入團、獎勵、處分、任免、工資等方面的有關文件材料。因此，它能記錄員工個人成長、思想發展的歷史，能展現員工家庭情況、專業情況、個人自然情況的各方面的內容，應力求連續、連貫、完整全面。

1.2 歷史性與現實性

由于員工仍在工作，其人事檔案雖記錄和反映了歷史，但更是人力資源管理部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個重要依據，已成為直接為實現工作服務是人事檔案區別于其他檔案的重要標志。

1.3 客觀性與真實性

客觀真實是人事檔案歷史性與現實性的基礎和前提。人事檔案必須做到整體內容完整齊全，個體材料客觀真實，才能為用人部門提供“信得過”的優質服務。

1.4 開放性與動態性

人事檔案立卷后，其內容不是一成不變的。隨著當事人職業發展的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補充，力求縮短檔案與員工實際情況的“時間差”，這就要求人事檔案必須保持一定的“開放”，打孔裝訂，以便隨時、及時補充新材料。

1.5 相連性與流動性

人事檔案的管理與員工的人事必須統一，才便于發揮人事檔案的作用。如果人、檔脫節，保管人事檔案而不知當事人已調往何處，即有檔無人，這樣的無頭檔案，保管的再好也無意義。因此，在工作中必須堅持“人檔相連”、“檔隨人走”，在員工調走后的一周內，必須將其人事檔案轉往新的管理部門。有時即使只是崗位的變動，也要做到“人檔既相連又相符”。

1.6 開發性與機密性

人事檔案的內容涉及個人諸多方面情況，有的從側面反映了一些重大歷史事件，有的個人向組織匯報而不能向他人（包括家庭成員）言及內心隱秘等等。因此，人事檔案屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會提供無條件服務。但是，在信息高度發達的今天，還必須注重人事檔案的開發性，在一定原則和風險可控的前提下，使其“活”起來，為人力資源開發和管理服務。

2 合理開發運用企業人事檔案資源

現代企業一般將人力資源管理分為幾個功能模塊，人事檔案在人力資源管理的各個環節都起到了無法替代的作用。

2.1 助力人力資源規劃

人力資源規劃強調基于組織戰略確定人力資源需求的數量、質量和結構。當戰略轉移時，組織內部會出現職位更替、工作職責變化或人員需求變化。通過查閱相關檔案資料，可以準確地掌握組織發展情況，如各階段的規模、組織機構設置、人員變化情況等并進行分析，在研究歷史數據的基礎上，可以對未來部門職責、崗位職責以及任職資格要求等進行預測。

2.2 加速員工培訓與開發

人事檔案中記錄了員工學歷教育、職業資格培訓、專業技術人員繼續教育等信息，這些信息可以為員工進一步培訓提供信息支持與指導。

通過將員工人事檔案中的歷年參加培訓情況與職位說明書所規定的職位要求進行對比，可以找出二者之間的差距，進而確定是否需要對員工繼續進行培訓，以及在哪些方面進行培訓。

2.3 完善薪酬福利

員工薪酬福利自員工入職之日起就與員工個人檔案信息相聯系。例如，新員工入職定薪，需要考慮員工學歷、專業、能力、素質等方面因素是否符合崗位需求，這就與員工薪酬密切相關。又如，員工社會保險的參保、調轉、以及保險待遇的申請等事項更是需要以人事檔案為前提，缺少人事檔案直接無法辦理相關業務。

合理開發利用人事檔案有助于提升人力資源管理水平，開發利用人事檔案是人力資源管理中檔案工作的根本目的，它是人力資源管理中檔案工作的永恒主題。只有通過人事檔案的開發利用，其作用和價值才能得到充分體現。也只有通過開發利用，人事檔案管理工作才能充滿生機和活力。通過多途徑多渠道，主動地將人事檔案信息資源開發出來，為公司領導決策、制定規劃、總結經驗教訓、開展科學研究等各項工作服務。

3 單位人事檔案利用效果典型案例

3.1 查閱職工人事檔案，落實人員待遇，確保大局穩定

2011年5月，國務院國有資產監督管理委員會、教育部、財政部、人力資源和社會保障部四部委聯合下發了《關于妥善解決國有企業職教幼教退休教師待遇問題的通知》（國資分配〔2011〕63號）（簡稱“63#文”），正式啟動了妥善解決國有企業退休職教幼教教師待遇工作。此項工作涉及職教幼教退休教師的切身利益，關乎老同志們的身心健康和大局穩定。天津石化按照天津市的統一要求和具體安排，為落實調整企業職教幼教退休教師待遇政策，需認定教師資格。為使符合認定條件的老教師們感受到國家的關懷，享受到相應的待遇，所有初步認定工作就是從查閱人事檔案入手的。由于涉及人員多、歷史跨度長、期間變化大，再加上退休老同志們的期望值高，使這項工作容不得絲毫差錯和疏忽。通過查找教退休教師檔案、核對職教教師證明，多方查詢不同歷史時期的“人證”和“物證”，先后核對了172份檔案，108人通過職教退休教師資格認定。其中很多人經歷較復雜，需提供的材料較多，工作人員一一從檔案中提取詳實材料，最終使他們通過了天津市的審核。由于有檔案材料的支撐，順利完成職教退休教師每年的生活補貼待遇落實工作。這項工作再次證明，在人事檔案的形成和保管過程中，哪怕一個小紙片都會是歷史的佐證。

3.2 人事檔案讓專業技術職位選拔競聘工作有了起評分

眾所周知，在任何選拔聘任工作中，最難確立的就是評價標準和分數核定。2014年下半年以來，天津石化培訓中心先后開展了第一批和第二批主任師及以下專業技術職位的選聘工作。根據天津石化政策，此項工作是加強專業技術隊伍建設，優化專業技術隊伍配置，激發專業技術人員工作熱情和創造性的重要舉措。為了做好此項工作，培訓中心在選聘方案設計上，將過去三年的業績數據作為選聘考察的主要指標，占到考核權重的50%。如此，及時、準確、全面、完整、可靠地提供所需數據就成為了必須解決好的關鍵環節。檔案部門積極配合，查詢、整理參加選聘員工的學歷學位資料、專業技術職務任職信息、專業技術工作經歷及相關業績數據，為參加競聘員工及時提供完整的檔案證明材料，為組織提供可靠的技術經濟數據，既維護了員工的切身利益，又保障了選聘工作的權威性、準確性、公正性。選聘中，組織和參加選聘人員對相關數據均給予了高度認可，為基層具體實踐中準確落實企業政策做出了堪稱“典范”的貢獻。