辦公自動化中計算機信息處理技術的應用

秦艷

摘要：在信息時代，社會的各行各業都開始受到計算機技術的影響，計算機信息處理技術的發展，不僅改變了社會生活方式，也讓企業或單位的辦公模式發生了變化。隨著辦公自動化概念的提出，如何利用計算機信息處理技術更好地為企業服務，成為許多人思考的重點。本文就通過概述辦公自動化發展特點，論述計算機信息處理技術在辦公自動化的應用，提出未來的發展方向。

關鍵詞：辦公自動化 計算機信息處理 技術應用

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2016）09-0116-01

在信息時代，社會的各行各業都開始受到計算機技術的影響，無論是生活娛樂還是工作學習，計算機儼然成為人們的左膀右臂。而在計算機技術影響下得社會企業，也開始將其利用起來，用以提高工作效率和質量。因此現代企業中普遍都引入了辦公自動化技術，期望實現新的發展突破。上世紀50年代辦公自動化在美國和日本首先興起，但是最初的辦公自動化系統只有電子數據處理的記錄功能，到了60年代被管理信息系統取代，直到70年代辦公自動化（OA）概念才正式形成。1985年第一次全國辦公自動化規劃會議召開，拉開了我國辦公自動化建設的序幕。但是無論辦公自動化如何發展，它都是以計算機技術為基礎的，因此要優化辦公自動化，計算機信息處理技術的發展才是關鍵。

1 辦公自動化概述

辦公自動化，即Office Automation（OA）是一種將辦公和計算機技術進行融合的新型辦公方式。它的概念范圍非常廣泛，凡是在辦公過程中采用了計算機技術均可納入辦公自動化。在我國的第一次辦公自動化規劃會議上，將辦公自動化定義為人—機信息處理系統?？梢哉f在OA中，“以人為本”是人機工作協同的精髓。OA強調辦公的高效率和方便快捷，因此辦公自動化中的計算機應用均有以下特點。

第一，易用性。辦公自動化是針對企業或單位的所有人員，因此辦公自動化中使用的硬件和軟件都要具有容易使用的特點。以國內著名的辦公軟件WPS為例，1988年WPS求伯君寫出WPS（Word Processing System）1.0，開創了中文字處理時代。6年后，WPS占領了國內文字處理市場的90%。雖然WPS在隨后的幾年中，因為某些原因進入發展低谷，但是在2001年WPS更名為WPS Office，并進行了軟件上的更新升級，將信息安全和強大功能作為發展重點，更以其易用簡潔、體積小的特點，得到國內許多用戶的認可。

第二，穩定性。在企業或單位的辦公過程中，因為講求效率，所以對于硬件和軟件的穩定性要求很高。尤其是針對一些集團新企業，辦公應用軟件必須具備超大用戶集合應用的穩定性，否則一旦出現問題，就會對企業造成難以估量的損失。同時在一些政府部門，辦公自動化軟件的穩定性可能會影響到信息安全。

第三，實用性。辦公自動化之所以能夠實現，最主要的原因就是辦公過程中，所應用的新技術新設備具有可操作性和實用性。但是，現在一些辦公軟件為了對抗激烈的市場競爭，將軟件功能愈來愈趨向復雜化，實現所謂的“大而全”，導致軟件體積龐大，不適用于個人電腦辦公。比如microsoft office2007就因為安裝和體積龐大等問題，遭到不少老MS office用戶的詬病。另外，辦公軟件要適合企業管理要求，否則不但不能夠實現管理高效化，反而會出現副作用。

2 計算機信息處理技術在辦公自動化的應用

2.1 網絡通信技術

網絡通信技術是現代社會實現移動互聯的技術保障，在辦公過程中，網絡通信技術同樣功不可沒。就目前的技術發展而言，計算機網絡通信技術主要包括了多媒體技術、移動通信、寬帶網絡。多媒體技術使原本比較復雜的辦公交流形式，變得更加經濟有效。除了傳統的語言傳輸以外，還整合了文字、圖像、視頻等，使得信息傳輸的內容更加豐富具體，因此非常適合企業信息的傳輸和發布。移動通信是計算機技術和通訊技術的有機結合，并且在網絡環境下開創了多種形式，比如微信（公眾平臺）為企業量身打造的企業號功能，其主要目的就是幫助企業、機關政府、學校等單位建立內部的通訊互聯，實現管理的暢通高效。寬帶網絡已經滲透到社會的各個角落，對于辦公自動化而言，它是基礎的基礎。

2.2 文字處理技術

文字是人們交流和記錄的工具，因此從古至今對于文字處理，人們都在需求一種更加高效快捷的方式。自文字誕生以來，人們對于文字的處理經歷了最原始的寫字和刻字階段。直到隋朝時期，人們從刻印章中得到啟發，發明了雕版印刷書，這是我國最早的印刷術。而到了北宋時期，畢昇發明了活字印刷術，大大提高了文字處理的效率。到了1808年一個意大利人發明了機械式打字機，這又使人類的文字處理能力上升了一個臺階。到了信息時代，伴隨著計算機技術的發展計算機文字處理應運而生。因為計算機文字處理能夠規范文字編輯和輸出，被認為是辦公自動化中的核心技術。目前比較流行的辦公軟件有WPS Office、Microsoft office，這些軟件能夠進行文檔合并、編輯、格式化和打印等基本辦公操作，實現工作效率的高效化和高質化。

2.3 數據管理技術

正如馬云在2015年的杭州云棲大會上說的：“未來將是DT時代”，直言大數據時代已經到來，并強調大數據對企業發展的重要性。正因如此，在這種時代背景下，許多企業在實現辦公自動化的過程中，開始將數據管理技術納入發展重點。數據管理技術的主要作用在于對數據的規范搜集和分析，為企業實現精準辦公提供數據支持。

3 辦公自動化中計算機處理技術的發展方向

3.1 網絡視頻會議技術的發展

當前視頻會議技術廣泛應用于企業、政府內部會議，因此根據使用重點不同可以分為硬件視頻會議系統、軟件視頻會議系統和網絡視頻會議系統。硬件視頻會議系統是利用專門的設備來實現視頻通話，這種方式最常用，但是造價昂貴。軟件視頻會議系統是利用軟件實現視頻會議功能，它對計算機的性能要求較高，但總體造價略低。而網絡視頻會議系統是利用互聯網來實現視頻會議，這種方式不需要專門的硬、軟件，并且造價很低，但是視頻質量有待提高。在未來的辦公自動化發展中，網絡視頻會議技術必將是視頻會議使用的主要方式。因此，如何提高視頻質量，保障企業或單位內部協同辦公，實現數據共享，是辦公自動化中計算機處理技術的發展方向之一。

3.2 無線網絡技術

無線網絡技術是現在使用最廣的一種無線網絡傳輸技術，無論是在日常休閑還是辦公，無線網絡讓人們實現了更加方便的上網體驗。當然，在企業或單位中，無線網絡也是基本實現全覆蓋，因此有人斷言今后將會進入無線辦公時代。但是現在無線網絡技術還存在一些安全漏洞，比如不法分子通過無線網絡鏈接釣魚網站或者主動攻擊無線服務器等，造成信息泄露。信息泄露問題對于企業而言是致命的，因此今后要實現無線辦公，首先就要提升技術的安全級別，防止發生信息泄露事件，損害企業或單位利益。

3.3 信息傳輸技術

信息傳輸的目的是實現遠距離信號傳遞，譬如古代的烽火狼煙或者是飛鴿傳書，到了近現代出現的電話、傳真等，這些都是信息傳輸技術。而在信息技術發展的今天，各類依托網絡的信息傳輸手段也開始廣泛使用，如移動智能電話、無線網絡通話、各類聊天軟件等。這些技術不光在人們的日常生活中得到應用，在實現自動化辦公中也發揮著重要作用。但是，隨著信息傳輸技術的發展，對于信息安全的關注度也開始上升。就像從前的電報會被截獲、電話被人監聽一樣，利用計算機進行信息傳輸的過程中，同樣會遭遇類似的問題，所以今后企業在進行信息傳輸時要引入更加安全的信息加密技術，保證信息傳輸安全。

4 結語

計算機信息處理技術的發展，為未來辦公自動化的發展提供了技術保障。實現辦公自動化，不僅降低了員工的勞動強度，而且提高了工作質量效率。因此可以預見，計算機信息處理技術必將在辦公自動化中占據更加重要的位置。

參考文獻

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