行政事業單位內部控制建設探究

沈云麗

[摘 要]2012年1月1日財政部正式發布了《行政事業單位內部控制規范（試行）》（財會〔2012〕21號），并于2014年1月1日全面實施。在這樣的政策背景下，對如何更好地加強行政事業單位內部控制管理水平，顯然有著積極的意義。文章以A單位為例，指出其在內部控制建設方面存在的問題，并提出幾點建議，旨在提高內部控制管理水平。

[關鍵詞]內部控制；制度建設；優化機構

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.38.067

1 內部控制的重要性

關于內部控制的文章很多，筆者舉例來闡述內部控制的必要性。A單位在職職工1100多人，在所屬系統內算得上大單位。A單位有次接受外部審計，在與審計方交換意見時，審計方要求A單位財務部門核實一些信息，A單位財務人員C發現有筆材料采購業務審計方給出的信息涉及的憑單號不對，跟審計方核實，審計方解釋說由于審計結束得很匆忙，請C幫忙查找，其他信息不詳，已知信息如下：①A單位被審計的兩個部門；②采購申請表的時間；③合同簽訂的時間；④質檢部門出具質檢報告的時間。于是財務人員C就開始查找該筆信息，因為已知的信息太有限，而被審計的兩個部門材料采購量又很大，C想了幾個辦法，如下。

（1）在財務軟件里查找，因為A單位用的是上級部門要求統一使用的財務軟件，沒有購銷存模塊，材料采購涉及的財務核算方法是零庫存，成本核算時就做一入一出的科目，所以查不到。

（2）讓涉及審計的這兩個部門自己查找，部門秘書說他們的合同是按課題號來保存的，由于課題數目太多無法查找。

（3）到采購部門去查找，才發現采購部門每次收集業務部門的合同沒有好好整理，無法查找。

（4）請質檢部門查找，質檢部門人員就按出具報告的時間去查，結果被告知說由于當時還沒有專人管理質檢報告，無法查找。

2 內部控制存在的問題

以上的查找結果反映出A單位在內部控制方面做得還很不到位，筆者考察了A單位的內部控制狀況，發現存在如下問題。

2.1 內部控制制度不夠健全

該單位只有財務部門出臺了一些應付檢查審計的內部控制制度，比如發票、貨幣資金和財務部門基本內部控制制度，這些制度成了應付檢查的裝飾品，并未發揮其應有的作用。而上面提及的采購部門和質檢部門等職能部門均未出臺內部控制制度。

2.2 內部控制意識薄弱，同時缺乏領導的重視和支持

整體缺乏內部控制意識，尤其是領導層對內部控制的重要性認識不足，有些人認為內部控制僅僅與財務、審計部門相關。

2.3 業務運作與財務管理脫節，采購管理環節和質量檢驗環節存在漏洞

采購部門僅是為辦理材料驗收入庫手續而設的部門，采購部門沒有將業務部門提交的采購申請表、入庫單及合同錄入電腦并整理歸檔；質量檢驗部門也僅是為了辦理檢驗而設的部門，也沒有將業務部門提交的資料及自己部門出具的質檢報告整理歸檔。

2.4 缺少完善的內部控制評價和責任追究制度

正是沒有內部控制評價和責任追究制度，所以才有上述的漏洞，大家認為內部控制與己無關，工作做多做少一個樣，做多做好也沒有獎勵，做不好也沒有懲罰，沒有內部控制的評價和追究制度。

2.5 內部控制信息化建設滯后

很多通知、文件的下達還是通過紙質文件進行上傳下達，信息傳遞不及時。

2.6 內部監督不到位

A單位內審部門只有兩位人員，人手嚴重不夠，內部審計也只是應付上級的要求或完成部門職能目標任務。

3 建 議

針對A單位內部控制方面存在的問題，筆者有如下幾點建議。

3.1 學習《行政事業單位內部控制規范》，增強內部控制意識，構建一把手工程

在內部控制環境中，單位一把手等領導層的重視與否是最重要的因素之一，尤其是在行政事業單位，由于內部控制缺乏內生動力，其內部控制要依靠一把手等領導層的自覺意識。而要真正加強領導層的內部控制意識，就必須加強對領導層進行內部控制方面的培訓，這樣內部控制才能真正被重視起來，否則僅靠財務部門是遠遠不夠的。

3.2 健全和完善內部控制制度

健全的內部控制制度是開展內部控制的前提。單位一把手要在學習《行政事業單位內部控制規范》的基礎上，結合本單位實際情況，建立完善本單位內部控制管理規定，并定期組織員工進行學習，使全體員工了解單位各項規章制度，使得內部控制有章可循，變人治為法治，降低因內部控制制度缺失而導致的隱性損失。

3.3 構建內部控制組織架構，優化內部控制機構

行政事業單位應借鑒企業內部控制，對本單位的各項業務進行梳理，建立健全內部控制關鍵崗位責任制，制定適合本單位的組織架構，明確單位業務流程，確保不相容崗位相互分離，實現各崗位之間的制約和監督。在內部控制機構設置方面，建議建立如下的內部控制組織架構：具備決策職能的內部控制委員會；具備管理職能的內部控制辦公室；具備執行職能的各業務部門及職能部門；具備監督職能的審計監督部門。

在設置內部控制機構時要注意兩點原則：一是要注意保持內控機構的獨立性和權威性，內部控制委員會就是在一把手掛帥或授權設立的決策機構，它獨立于其他部門，同時它產生的決策又是有權威性的。二是在設立內部控制機構時，每項業務在不同環節均有不同部門參與，以達到相互制衡的目的。審計監督部門的職責就是監督內部控制委員會和其他部門的業務，它也是獨立于其他部門，這樣就可以達到相互制衡的目的。

3.4 建立“全程控”的內部控制體系，設立流程控制節點

行政事業單位應立足于本單位的實際業務情況，針對預算管理、收支業務管理、資產管理、采購管理、項目建設管理、專項資金管理等與資金管控密切相關的業務，形成內部控制手冊，并設立各業務流程控制節點，形成以資金管控為核心的全流程風險管控體系。

3.5 優化人員配置，加強軟控制

內部控制建設是一種要求全局參與的工作，而軟控制主要指的是增強管理人員的素質。再好的制度都需要人來執行，單位各層次管理人員素質的高低對制度執行的質量有相當的影響。要在整個單位層面強化內部控制的認識，要對各級管理人員強化責任觀念，加強對業務工作和內部控制制度的學習。要通過單位內部文化，宣傳教育員工的內部控制意識，優化人員配置，各盡其職，強化員工風險防范意識和風險處理能力，并采取一定的獎懲措施，以提高員工的積極性。

（1）開展內部控制有效性評價工作，保證控制目標的實現

內部控制的審計監督部門應隨機對內部控制的執行情況進行檢查，一方面發揮糾錯防弊的作用，另一方面有利于領導層了解內部控制狀況，從而健全內部控制制度。領導層提高對內部審計工作的認識，建立與自己部門適應的內部審計模式，保證內部審計部門具有獨立性和權威性，從而促進內部控制的有效實施。

（2）利用現代化信息技術推動內部控制建設

“人控”不如“機控”，內部控制必須通過信息化才能有效實施，行政事業單位通過將內部控制的基本要求固化在信息系統之中，比如通過單位內部網絡的建設和財務軟件系統的再開發，可以實現對經濟活動控制的自動化、實時化，并盡可能降低人為因素的影響，達到內部控制標準對各項經濟業務約束的自動實現，從而提供內部控制的執行力，增強單位的人員管理效率。

綜上所述，類似A單位的行政事業單位只有充分正視自身不足，不斷完善內部控制制度，才能提高核心競爭力，才能謀求更好的發展。

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