淺談如何發揮好辦公室的職能作用

浦勇

【摘要】辦公室是單位的“窗口”部門，更是部門溝通和上下級聯系的重要組織，在單位中發揮著重要的作用。隨著單位的不斷發展，辦公室工作模式得到了不斷完善和優化，但辦公室的辦事效率影響著整個單位的工作效率和服務效果。本文通過對辦公室的職能進行闡述，提出相應的措施。

【關鍵詞】辦公室；發揮；職能作用

辦公室在單位中起到承上啟下的作用，更是各個部門相互配合的關鍵組織，所以涉及的工作內容就比較廣泛，一旦工作出現任何紕漏，都可能為單位造成巨大的損失。特別是隨著單位的不斷發展，辦公室的工作內容會更加繁瑣。而在這種高壓力下，辦公室如何讓才能發揮出真正的作用？現從以下幾個方面進行分析。

一、統籌兼顧，正確處理“三個關系”

由于辦公室的工作量較大，經常有熬夜加班的情況發生，在這種高壓環境中如何能做到頭腦清晰，就需要處理好“三個關系”。

（一）處理好輕重平衡的關系。辦公室所服務的對象是整個單位，包含上級領導和下級單位。對于這些關系，應該進行合理的協調工作，不僅要抓重點，同時也要兼顧一般，才能真正讓單位工作協調發展。

（二）處理好上下級的關系。服務于上級領導時，不能盲目服從指示，而是在服從中發揮參謀的作用，但不越位處理。在下級員工中，不僅要按照領導的指示對其精神進行加強，也要樹立正確的服務思想，并不斷對其進行鞏固。

（三）處理好中心工作和日常工作的關系。不管是中心工作還是日常工作都需要平衡處理，切不可偏袒哪一方，而是將工作進行統一，做到真正的兩手抓。此外，在對工作計劃進行制定時，根據自己的工作經驗將可能發生的事情列入其中，并按順序進行完成；工作有急緩、輕重之分，對于一些急、重的工作要將大部分精力投入其中，而比較輕的任務就可以較少的時間進行處理。

二、提升素質，努力做到“四勤”

在辦公室工作，需要一個優秀的工作團隊，團隊中的員工需要對業務有較好的熟悉度和豐富的工作經驗，從而真正發揮出辦公室在單位的作用。所以，辦公室人員要做到“四勤”，對自己的專業能力進行不斷提升，提高業務能力。

（一）眼勤，勤于看。辦公室需要面對的工作內容比較廣泛，幾乎每天都需要處理大量的文件材料，因此，辦公室員工要像一個大型的資料庫，在閱讀資料后應該對其進行整理和分析，并從中找到新的觀點和問題。根據對資料的分析，結合單位實際情況，對出現問題的進行分析，從各個方面掌握單位的情況，并提出相應措施。

（二）耳勤，善于聽。辦公室的主要工作就是輔助上級領導，而這種工作性質也決定了辦公室工作的被動性。所以，辦公室所需要處理的工作，往往都是上級領導下達的指示，并對領導的意圖進行理解，然后傳達給下級單位。那么，在聽的過程中，就要學會聽，聽的同時還需要配合大腦的思考。

（三）腦勤，敏于思。毛主席曾說過，感覺到了東西，并不能立即理解它，而是理解后我們才能真正地感受它。辦公室工作也是如此，根據已經掌握的情況，然后對相關的內容進行資料收集，并對這些資料進行科學的分析和整理，對物質的本質進行探索。這就要求辦公室員工要勤于用腦，將已經整理好的資料進行再加工，對于一些壞的內容進行摒棄，吸取其精華，對有價值的內容進行提取。

（四）手勤，精于寫。辦公室員工經常要書寫資料報告，扎實的文字底蘊也是辦公室人員必備的能力。公文寫作是一項嚴謹的工作，要求語言做到言之有理，言簡意賅，清晰得當，內容更要嚴謹。因此，辦公室員工應該定期對自己的寫作水平進行提高，同時學習更多的專業業務和理論知識，在進行公文報告時，可以根據已經掌握的專業知識，對問題的分析更有深入性，提供的措施也具有可實施性。

三、提高效率，實現“三化”目標

要充分發揮辦公室的職能作用，應該從三個方面著手，即：管理、協調和服務，不斷提高辦事質量和效率，努力實現“三化”目標。

（一）管理精細化。1.細化崗位分配。根據相關標準和要求，對辦公室崗位制度進行完善，按照科學的方式對崗位進行分配，同時對員工進行合理的分工，根據個人能力和特點制定合適的任務。加強團隊建設，形成屬于辦公室的人才團隊，并對工作不斷創新，提高工作效率。讓員工充分了解自己的崗位職責，并制定詳細的崗位制度和規范的內容，讓員工在工作中能夠更標準，同時通過對崗位的熟悉和了解，提升自己在崗位中的工作能力和效率。2.優化工作流程。借鑒相關管理理論，對工作程序進行簡化，讓工作環節更加清晰，讓各個環節中的員工都可以充分認識到自己的責任。建立全面且科學的規章制度，明確崗位職責，什么可以做什么不可以做，員工心中應該有一把戒尺，按照一定的制度完成每天的工作，讓工作變得程序化。3.建立考核制度。在崗位體系中，制定合理的獎懲制度，保證員工可以獲得公平的對待，提高辦公室員工的積極性。在制定考核制度時，應該將考核指標定量和定性結合，保證考核制度的實用性。辦公室工作中還有一些不能量化的環節，比如辦會、接待等等，可以對這些內容制定合理的目標來達到量化的效果。

（二）協調科學化。1.充分發揮橋梁紐帶作用。通過協調，可以對上下級的工作進行相互傳遞，而這種傳遞不僅是上下進行的，也可以是左右聯絡的。要將“胸中有全局，手中無小事”的思想融入工作的各個環節中，提高員工工作的嚴謹性。對于文字處理、督辦和保密等工作，對下可以行使合理的管理職能，因此不僅要完成自身的工作，還要有足夠的精力放到管理工作中。2.充分發揮綜合協調作用。在辦公室中溝通、協調和綜合是特別重要的工作內容。但是在實際操作中確實存在一定的困難，比如在籌備會議時，會議涉及的部門和內容十分廣泛，所以在進行工作時需要環環相扣，不管哪個環節都不可以出現問題。辦公室員工在考慮工作時，就需要對整個綜合情況進行掌握，提高準確性，才能發揮協調的真正作用。3.充分發揮“一盤棋”作用。辦公室工作其實是一個整體工作，所以它的正常運轉需要辦公室所有員工的相互合作和相互團結。而員工之間的個性需要經過長期的磨合，才能做到相互信任和理解，從而發揮員工工作的能力，提高工作效率。

（三）服務優質化。辦公室的主要工作方向就是服務，并對上級領導、部門和基層提供服務。而由于服務的對象不同，工作的內容也會有所變化，但是在服務中應該樹立“三種意識”。1.樹立超前服務意識。首先，對辦公室的工作規律進行分析和總結，并利用已經總結出的經驗提高工作的主動性，促進工作流程的規范化；其次，有計劃地進行工作，并增強預測能力。此外，還需要加強工作的靈活性，將大部分的精力放在一些重要的工作上，既保證按時完成任務，又做到忙而不亂。2.樹立服務全局的意識。對于日常工作要做到事無巨細，根據工作內容的核心，提供有效的參考，并對其進行分析。提高自身的辦事能力，不僅能做好小事，還能做大事，同時在工作的過程中不斷提高創新能力。積極主動地開展相關工作，并將工作內容落實到全局中。3.樹立優質服務的意識。制定標準的工作流程，實現真正的“零差錯”，對工作的每個環節都應該保持嚴謹的態度。對于傳統的工作模式進行改變，對工作進行不斷的創新，對工作中的漏洞不斷進行改善，保證在為單位服務的過程中有更高的服務水準。

四、結語

在單位管理中，辦公室是一個比較重要的管理內容，有效的辦公室管理可以更好地保證單位各個環節的工作得以順利地進行。而發揮辦公室職能的積極作用，需要從觀念、模式、思路和方法上進行改變，并不斷增加自身的服務意識，保證單位持續穩定發展。

【參考文獻】

[1]鄭重.淺談如何做好企業辦公室工作[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2009（05）.

[2]王倩.新時期企業辦公室工作的職能定位與作用[J].勝利油田黨校學報，2008（03）.

[3]沈洋，李新來，張雁鳴.淺談辦公室如何做好領導參謀助手[J].辦公室業務，2011（12）.