計算機技術的運用在學校檔案管理中的應用分析

賀彬

摘要：隨著科學技術的發展及其廣泛化的推廣，計算機技術已經逐漸滲透到了社會各個領域當中。而且在如今智能化管理方式的時代當中，學校檔案管理也應該向著數字化的方向拓展。況且如果能夠將計算機技術有效應用到學校檔案管理方面，那么其在文獻資源和客戶服務等各個角度都能夠得到較為有效的提升。當然對于高職學校來說，檔案管理工作本身就比較龐雜，如果還是使用以往紙筆記錄和人工管理的方式不僅會耽誤管理工作的效率，而且還可能會造成檔案損失。所以從有效管理和挖掘學校檔案深層數據資源的角度來看，將計算機技術運用到學校檔案管理中不僅與時俱進，同時也能夠規范管理的秩序。因而在本文當中我便會結合自己對于相關知識的了解具體分析這一問題。

關鍵詞：計算機技術；學校；檔案管理；應用

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）26-0141-02

隨著高科技技術的推廣和使用，計算機技術已經在多個領域當中得到了普及，也就表明我們已經進入了信息化的時代。在近些年的社會活動當中，計算機技術已經在學習和工作當中起到了巨大的作用，成為了我們的日常工具之一，這也推動人們交流和管理方式從紙質版向著電子管理邁進，因而學校檔案的管理也應該向著信息化的建設發展。況且如今那種傳統的檔案管理的硬件設備、制度和人員結構已經落后于時代的發展，所以使用計算機和信息化的管理方式才能夠更好的促進高校檔案的管理。因而在本文當中，我便會基于自己對于計算機技術和學校檔案管理相關知識的了解來具體的分析和論述這一問題，僅希望能夠起到一些借鑒的作用。

1 學校檔案管理傳統方式的弊端

1）查找效率低

學校的檔案管理對于整個學校的發展是非常重要的，可以說從檔案當中能夠更加全面地了解到學校師生的思想和工作狀態，同時也能夠幫助學校領導做出管理和戰略決策。在目前國家的發展當中，許多學校都由于各種各樣的因素會影響到其工作地發展，其中查找效率低就是非常普遍的一個問題。而且也由于在我們學校當中，傳統的檔案管理工作都是以卷宗的方式記錄開展的，所以在查找的時候也是需要使用人工來進行查找的。通過人工工作不僅會耗費大量的時間，同時也不能夠保證其準確性，這樣會影響到學校檔案管理的效率。

2）保密性差

在我們學校當中的檔案工作基本都是由人工來進行操作的，但是由于在實際當中檔案管理的人員流動都是比較大的，這也就導致了工作人員較多，也就不免會造成檔案保密性較差的情況。這樣既不利于整個學校檔案管理工作開展，同時也不能夠保證機密檔案的安全性和封閉性。

3）檔案的更新與保護困難

我們學校的檔案管理工作之前都是以卷宗的方式進行記錄和保存的。但是隨著時間的流逝和學校歷屆學生的積累，檔案室的卷宗已經堆積如山，這樣會增加檔案管理的難度。而且由于濟南本身地理位置和氣候的原因，也會導致年代較為久遠的檔案出現蟲蛀、發霉或者是腐爛的現象，而這些也增加了學校檔案管理和保護的難度。

2 計算機技術在檔案基礎管理中的應用

1）用計算機編制檔案檢索工具

學校檔案管理任務比較繁重，由于學生的流動性比較大，因而檔案管理工作也需要進行時時的更新和分類細化，如果使用人工會降低工作效率。因而可以用計算機編制檔案檢索工作。在整編檔案的過程當中，我們可以以著錄項目來組成檔案機讀目錄數據庫。之后則可以利用已有數據進行自動化的編制專題和分類的目錄，這樣按照不同的要求分類管理才能夠更加具體和規范。當然，對于之前校內一些紙質的管理文件則可以按照信息管理部門的要求來進行信息錄入。這樣才能夠在一定程度上保證數據的可靠性，同時也能夠增加歸檔的準確性。

2）用計算機進行檔案檢索

計算機檢索具有高效性和針對性，在大量數據的登記和統計當中可以根據我們所輸入的年代、人名或者是專業方向來對其檔案庫進行檢索。根據這些關鍵詞，我們不僅能夠篩選出符合使用者要求的檔案原件，同時也能夠檢查系統和數據的準確性。當然計算機本身就具有高效性，因而我們可以建立檔案室網頁，通過網上進行服務。況且就目前計算機技術的推廣，每個學校和工作室都有著局域網，所以檔案部門可以制作屬于本部門的網頁，實時更新數據和信息。之后則可以將其服務系統連接到其他各部門當中，這樣便可以通過檔案信息網上的檢索提供更加便捷的服務。

3 計算機技術在檔案綜合管理中的應用

在如今互聯網廣泛使用的時代當中，檔案管理也迎來了新的發展機會。因為在網絡上多種數據的流動性使用，計算機等尖端性的技術也被逐步應用到了檔案管理的系統當中。在目前的文件和檔案管理中各種數據之間都是緊密聯系的，因而必須通過計算機技術來促進現行文件和檔案管理資源的交換和共享，這樣既能夠規范系統管理，同時也能夠促進現行文件和檔案的綜合性管理。

1）壓縮技術

學校當中有著大量的資料和信息需要進行存儲，同時為了保險起見，也需要將大量信息進行傳輸和備份。但是所有的軟件都有一定的存儲空間，因而為了保存更多的數據就需要將需要備份的文件進行壓縮。所以檔案管理系統也需要有較為先進的數據壓縮技術，比如JPEG這種壓縮灰度和彩色照片圖像，Group4壓縮黑白圖像以及其他壓縮音頻和視頻的技術。通過這些壓縮技術的使用能夠存儲更多的數據和信息。

2）數據庫技術

數據庫的選擇較壓縮技術更加的明確，如今我們檔案管理系統主要是采用以下集中數據庫系統。Foxpro和Access都是屬于桌面數據庫，從安全性來看后者更好一些。SQLServer和Oracle都是屬于大型數據庫，兩者性能都比較優越，而且也具備較好的發展前景。

3）完備的數據恢復技術

學校檔案管理人員的綜合素質和專業技能都是存在一定差距的，因而在使用計算機進行檔案管理的過程當中，誤操作會導致數據的丟失。因而完備的數據恢復技術是相當重要的。就目前我們所使用的主要是有兩種方法，一種是定時自動備份，也就是設定系統在一定時期和間隔期內對所有的數據備份。另外一種則是UNDO功能，在出錯后使用這一菜單能夠恢復原先的數據狀態。這樣能夠有效保證數據的安全性。

4 計算機技術在學校檔案管理運用中的產物—電子文件

1）電子文件的歸檔方式

電子文件是隨著高科技而產生的一種新興事物，學校師生的科研、教學和管理活動都是會使用到電子文件的。它既包括一些數字和文本，同時也包括圖片和視頻，因而在如今學校網絡已經逐步建立和完善的時代當中，有很多反映師生發展和校園活動的信息也需要傳輸到網上進行數字化的管理。因而在上網前要安排專業人員對文件格式進行轉換，這樣才能夠有效保證數據的實用性和可靠性。當然對于那些還沒有進行傳輸的數據則可以通過檔案管理人員進行整理，而后再利用網羅相關技術向檔案管理部門傳輸。

2）建立電子文件歸檔制度

檔案管理必須保證其真實性和有效性，因而對于電子文件來說，由于其是由數據錄入員、信息管理與計算機技術人員或者是管理部門的經辦人進行收集和歸檔的，所以通過制度來規范和約束歸檔人員的活動非常必要。在制度的規范之下，不僅能夠將工作責任到人，提高工作人員的效率，同時也能夠從根本上去保證電子文件和歸檔的緊密聯系。因而建立電子文件歸檔制度是目前計算機技術在學校檔案管理當中推進和融合的有效方式。

5 小結

本文是立足于我對計算機技術和學校檔案管理相關工作的了解展開的，對于學校檔案管理來說，其人員的流動性和發展信息量都比較大，因而其管理的準確性和難度也會有一定的挑戰。所以在文章當中我首先從查找效率低、保密性差和檔案的更新與保護困難這三個方面分析了學校檔案傳統管理方式的弊端。而后又分析了計算機技術在檔案基礎管理中的應用、計算機技術在檔案綜合管理中的應用和計算機技術在學校檔案管理運用中的產物—電子文件。然而宥于個人知識水平的限制，在文章當中我并未能夠就相關問題進行全面詳盡的分析和論述，僅希望能夠起到一些拋磚引玉的作用。

參考文獻：

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[2] 鄭玉環.淺談信息技術在學校檔案管理中的應用[J].基教社區，2014（6）.