以檔案目標管理為指南 做好檔案工作

文/湖北省疾病預防控制中心　焦建華 祝琳

以檔案目標管理為指南 做好檔案工作

文/湖北省疾病預防控制中心焦建華 祝琳

本文結合工作實際，論述湖北省疾病預防控制中心以湖北省檔案工作目標管理考評標準為指南，做好檔案工作，不斷提高檔案管理水平的經驗和做法。

疾病預防控制；檔案目標管理；經驗

湖北省疾病預防控制中心（簡稱湖北省疾控中心）檔案工作2006年被省檔案局評定為湖北省企業、科技事業單位檔案工作規范管理AAA級，2012年復查通過繼續被確認為湖北省AAA級，2016年順利通過復查評審?？偨Y10多年來湖北省疾控中心檔案工作取得的成績，我們認為以檔案工作目標管理考評標準為指南，是做好檔案工作，不斷提高檔案管理水平的關鍵，下面談談檔案工作經驗。

一、加強領導，進一步強化檔案組織機構建設

（一）領導重視檔案工作。湖北省疾控中心歷屆領導都很重視檔案工作，把檔案工作納入領導工作議事日程，與各項工作緊密結合，實行計劃、總結、檢查、考核同步管理。檔案工作專項經費列入單位辦公室經費預算，確保所需費用能夠實報實銷，完全滿足檔案工作的需要。為加強檔案工作的統一領導，保證檔案工作落實到位，適時調整檔案工作領導小組。

（二）檔案管理網絡健全。對檔案管理網絡成員進行及時調整，將思想作風好、工作扎實認真、責任心強的人員作為專、兼職檔案員充實到檔案工作崗位。形成上下貫通、左右協調的檔案管理網絡，對本單位檔案基礎工作起著重要的支撐作用。

（三）檔案管理制度完善。

1.開展檔案法律、法規宣傳教育活動。通過本單位網站宣傳《中華人民共和國檔案法》《湖北省檔案管理條例》《衛生檔案管理暫行規定》等相關法律法規，進一步提高本單位職工的檔案意識和法制觀念，為安全保管檔案，最大限度開發利用檔案信息資源創造良好的社會氛圍。

2.修訂檔案管理規范，及時修改“三合一制度”。從1987-2014年，結合工作實際，《檔案管理規范》經過6次修訂。通過制度規范行動，把業務建設規范標準納入制度建設軌道，保證檔案工作有法可依、有章可循，強化檔案部門的執法監督職能，體現檔案法規和業務建設規范的制約性和權威性，同時也有利于檔案人員的理解和操作。

（四）歸檔文件控制措施有力。

1.檔案工作列入目標管理體系。湖北省疾控中心將檔案工作列入中心目標績效考核工作，列入有關人員崗位責任制，作為考核科（所）室及有關人員工作實績的內容之一，把檔案工作考核常態化，促進檔案工作由被動型向主動型轉變，確保歸檔文件材料的齊全、完整、系統。

2.檔案部門執行“三參加”“四同時”效果較好。湖北省疾控中心《科技管理辦法》對科研檔案材料的收集范圍、人員、歸檔工作作了進一步詳細規定。參加基建工程驗收會的檔案人員能夠做到收集2套齊全的基建檔案材料，一套移交武漢市城建檔案館保存，一套移交檔案室保存。設備儀器檔案管理納入湖北省疾控中心檢測質量管理體系管理，從儀器設備的配備、購置、驗收、材料歸檔、使用、維護和保養、報廢等方面進行嚴格的控制，以適應國內國際形勢發展對實驗室管理水平、檢測能力與國際接軌的要求，同時也確保儀器設備檔案材料收集齊全、完整。

二、加大投入，構筑穩固的檔案管理工作平臺和基礎

（一）檔案用房符合檔案保管要求。湖北省疾控中心檔案用房實行“三分開”，檔案庫房、辦公室、閱覽室分開。檔案庫房建設符合檔案保管要求，達到1200kg/m2的承重要求，庫房設在2樓，南朝向，墻壁具有隔熱、防潮性能，有利于保護檔案。

（二）檔案設施設備完備。湖北省疾控中心配備有煙霧報警消防系統及在有效使用期內的滅火器材。有電子防控裝置，進行24小時監控，檔案室檔案庫房獨立配備遠紅外線報警系統裝置，并配備有防盜網、防盜門進行防護。檔案庫房配備柜式空調、除濕機，功率與庫房空間匹配，運行狀況良好。檔案庫房配備有防光、防紫外線的窗簾，定期投放防霉、防蟲藥片。檔案庫房配備有溫濕度電子記錄系統、防磁柜，檔案工作配備有計算機、掃描儀、數碼照相機等設備及刻錄軟件。

（三）檔案裝具符合標準。湖北省疾控中心檔案庫房內安裝符合檔案標準的密集架。檔案整理和保管裝具使用符合國家和省的有關規定，裝訂材料符合質量要求。

三、夯實基礎，進一步加強檔案業務建設

（一）檔案實行集中統一管理原則。湖北省疾控中心檔案按文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案四大塊進行集中統一管理，共設文書、科研、基建、設備、教學培訓、檢測檔案等18類，截至2015年12月30日，檔案室藏檔案23462卷（盒、冊、盤、個）115950件，底圖2098張。室藏資料686冊。各類檔案整理管理均符合有關規定和規范的要求，檔案排架按文書檔案、科技檔案、專門檔案、特殊載體檔案進行排架，科學合理。

（二）強化檔案安全管理。湖北省疾控中心高度重視檔案安全管理工作，從完善管理和落實制度入手，構筑人防、物防、技防相結合的檔案安全體系，落實安全責任、安全制度和保障措施，確保檔案實體安全。制定檔案保密工作制度，設置醒目的檔案柜標引和檔案存放示意圖，建立全宗卷，堅持測記庫房溫濕度，利用電子溫濕度記錄儀對檔案庫房進行控制，及時更換預防蟲、霉藥物，定期對檔案安全進行檢查。

在每年開展的檔案數字化加工工作外包之前，都與相關公司簽訂檔案數字加工協議或數據轉換合同，確保檔案資料完整、安全、保密。使用符合國家標準的光盤、移動硬盤定期對電子檔案數據采取3種形式的備份，并對備份數據定期進行檢測、遷移。實行電子文件與紙質文件同步歸檔“雙軌制”管理。加強檔案信息系統安全保障建設，抓好檔案移交、利用和數字化過程中的敏感信息和涉密檔案管理工作，做到敏感信息和涉密檔案不公開、不外包、不上網、不數字化，采用防火墻、防水墻、網絡隔離、物理隔離、容災備份等措施，確保網絡信息安全。

四、存量檔案數字化，加快檔案信息化建設步伐

（一）加強檔案信息系統基礎設施建設。湖北省疾控中心在信息化建設中把檔案信息的現代化作為其中一個重要的部分，投入人力、物力、財力加大計算機輔助管理檔案的力度，統一規劃信息化建設工作，信息所配備有本單位信息數據管理專用機房，并配備有檔案數據管理專用服務器。使用國家檔案局認可并推廣的世紀科怡檔案管理系統小型網絡版。世紀管理系統中數據庫的物理數據層、概念數據層和邏輯數據層設計合理，便于錄入、利用。

（二）加強檔案基礎數據庫建設和數字化進程。湖北省疾控中心檔案室按照“存量數字化、增量電子化、建設標準化”要求，圍繞建設數字檔案室目標，制訂檔案信息化建設計劃，加快檔案數字化建設步伐。全面完成室藏檔案案卷級和文件級檔案目錄數據庫，實現室藏檔案、資料計算機檢索查詢。制定檔案數字化計劃，嚴格明確檔案數字化范圍和作進度，依照標準，全面開展館藏檔案數字化和全文數據庫、多媒體數據庫、專題數據庫的建設，實現OA辦公系統原生電子文件在線歸檔。

（三）實現檔案信息遠程利用。2012年，湖北省疾控中心世紀科怡檔案管理系統與OA辦公系統集成，并每年定期上傳、轉換檔案數據到OA辦公系統檔案查詢子系統上，實現1950-2014年電子檔案目錄和2002-2014年文書檔案永久、長期保管檔案的全文查閱遠程查詢，全院職工均可坐在辦公室按訪問權限高效、快捷的查詢所需檔案信息，實現檔案信息資源的最大共享。

五、積極開發利用檔案，為疾控事業服務

（一）編制多種檢索工具。湖北省疾控中心的檔案除能夠利用計算機進行檢索外，還編制適用的、多途徑書本式檢索工具114冊，檔案工作人員均能夠熟練使用各種檢索工具。

（二）大力開展檔案編研工作。檔案室積極開發檔案信息，編纂編研材料、編制檔案檢索目錄等信息資源。每年都制定開發信息的工作計劃和安排。為配合本單位各項工作的開展，檔案室編纂全宗介紹、組織沿革、大事記、學術論文匯編、專業資料匯編、收發文匯編等165冊通用性檔案編研材料和《湖北疾病預防控制年鑒》等檔案深層次開發材料。

（三）積極為利用者服務。湖北省疾控中心檔案室開展檔案直接借閱、電話咨詢、QQ咨詢、編纂檔案編研材料下發各所處室及全省各市（州）縣（市）、接待外單位檔案人員來訪、電腦遠程查詢等多種形式的檔案咨詢服務。檔案室工作人員業務熟練，態度熱情，工作主動，能夠及時、準確為職工提供所需的信息。自1965年至2015年，提供利用檔案累計達14761卷（件），3224人/次；提供利用資料848冊，287 人/次，遠程利用檔案3600人/次，下載836份文件材料，成為名副其實的檔案、資料信息中心。

自2006年檔案達標升級工作以來，湖北省疾控中心始終認真貫徹落實執行《中華人民共和國檔案法》《湖北省檔案管理條例》《衛生檔案管理暫行規定》等法律法規，以湖北省檔案局印發的檔案工作目標管理評審辦法為工作指南，不斷提高檔案管理水平，切實加強檔案組織機構、檔案設施設備、檔案業務和檔案信息服務建設，深入開發檔案信息資源，為服務湖北省疾病預防控制事業做出一定的貢獻。

［1］湖北省檔案局.湖北省檔案局關于印發《湖北省企業、科技事業單位檔案工作目標管理考評辦法》的通知（鄂檔規〔2016〕3號）［Z］.