做好辦公室工作重在養好“四氣”

文/中鐵十七局集團中心醫院 戴青平

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做好辦公室工作重在養好“四氣”

文/中鐵十七局集團中心醫院 戴青平

【摘要】辦公室負責處理綜合性事務，需要在工作中提升自身的服務水平，對改善單位作風、政策落實、加強黨群聯系等工作發揮重要作用。為讓辦公室的工作水平得到提升，需要養好“四氣”，堅持踏實肯干的工作態度，樹立良好形象，培養良好風氣，為領導、基層和群眾提供良好服務。

【關鍵詞】辦公室工作；“四氣”

辦公室具備協調、溝通、聯系的作用，在單位工作中占據重要地位。筆者認為在開展辦公室工作的過程中，除了需要認識其重要性并堅持它的三個原則以外，還要養好“四氣”：處理疑難事務的底氣、處事的大氣、有敢于碰硬的勇氣、一身正氣，如此才能讓辦公室工作發揮積極作用。

一、辦公室工作的重要性

辦公室能為領導提供信息，需要對上級文件精神有所了解，能掌握某個階段單位的工作日程安排，對員工的情緒狀態有清晰的了解。在面對以上狀況時，辦公室要采取積極措施進行處理，收集信息之后進行記錄，對信息實施研究，得出科學的觀點，提出改進工作的建議，為領導決策提供支持。辦公室屬于一個單位工作運轉的軸心，屬于和各方保持聯系的樞紐，為上下級聯系創造條件，對各方的關系起到平衡作用，全面化解各方矛盾。辦公室人員必須對政治理論和政策進行學習，提升理論水平，提高思想境界，增強辦事能力。辦公室人員要具備遇事冷靜、處變不驚的素質，合理處理問題，在辦事時堅持實事求是的原則，為單位的發展創造良好的條件。

二、辦公室工作的原則

（一）凡事保密。辦公室工作的性質決定辦公人員常常會接觸到重要文件，參與重要會議，甚至參與一些重要決策的討論。單位一旦有任何決策都會比其他工作人員先知曉。以上情況要求辦公室的工作人員能堅持保密原則，在單位決定尚未公布前都可歸入保密范圍內。如果提前泄露信息就可以造成一定損失。辦公人員要對此保持自覺，在得知決策后，如有人詢問，要向其講明公司制度，也要告知對方自己的行事原則，堅決做好保密工作。

（二）辦事準確。辦文的準確度要達到較高水平，辦事要謹慎。在實際工作匯中要有認真的態度。比如，正在閱讀文件時，要對文件內容進行深思熟慮，將工作的要點記清，對批復時間牢固進行記憶，在處理事務時達到胸有成竹的目的。在領導或同事詢問文件內容或某個事項的處理情況時，回答盡量客觀，不可隨意回復。比如，在發文時，文書工作會對單位的整體政策產生影響。因此，工作必須細致，對事務進行合理處理，防止出現問題。在撰寫文本時，必須要確保書寫的文案和原本文件相一致，不可出現文字上的差錯，防止文件質量出現問題。

（三）處理快速。辦公室的工作性質要求辦事速度較快。單位均是在出現問題后進行決策的調整或制定，辦公室工作就是要在規定時間內處理完這些事務。因此，辦公室人員要有較強的責任心，不能出現拖延的情況。辦事效率涉及到辦事效率，在各單位工作越來越繁忙的情況，需要在保證辦公質量的前提下，提升辦事速度。

三、做好辦公室工作應重點養好“四氣”

（一）處理疑難事務的底氣。在開展辦公室服務時，辦公室人員要在工作中總結經驗，也要在平時注意學習，增強自身的工作技能。辦公室工作處理的問題較為復雜，涉及到本單位黨委機關的各個層面，如果工作人員沒有過硬的本領，難以勝任此項工作。辦公室工作人員要在工作中注意向前輩請教，也要在遇事時敢于做出選擇。每天工作完畢后都要對自己的工作進行總結，每月、每季度、每年也都要開展階段性總結，找出自己在工作中的閃光點和不足，加強自身的優點，對工作中的不足進行改進，讓自身的能力得到提升。如此就能讓自己在遇到事情時知曉如何處理，也能在工作中獲得進步，在處理事務時也更加有底氣。還要在工作中堅持行事謹慎的作風，在平日工作中注意那些容易出錯的環節，讓自身的工作技能足以避開這些差錯，如此才能在工作中有底氣。比如，在撰寫工作流程文件時，工作人員需要根據工作的性質、工作的內容擬定工作的整體流程初稿，然后查閱大量相關文件，綜合文件中的相關內容，對流程文件初稿進行修訂。同時，在整個文件的撰寫過程中，工作人員需要保持嚴謹的態度，反復審核文件的是否存在錯誤，及時將存在的錯誤進行修改，保證文件內容真實、有效。文件撰寫中查閱、整理、修訂是對文件內容的綜合處理過程，只有在這一過程中嚴格、嚴謹、認真、負責，才能保證撰寫的文件符合工作需求。而只有滿足了文件撰寫需求，才能保證當工作人員將文件呈交領導和領導詢問時，具有充足的底氣。

（二）行事的大氣。行事大氣是一種可貴的品質，大氣者榮辱不驚，在重要事情上懂進退，能在關鍵時刻表現出應有的度量。行事大氣，不是忍氣吞聲，不是阿諛奉承，不是疏忽大意，而是一種心態平和、積極向上、胸懷寬廣、懂得取舍、明白感恩。生活中處事大氣，能避免無謂的爭執，能平衡內心的糾結，能舒展胸中滯氣。工作中，行事大氣是處理與同事之間、與領導之間關系的重要方式，大氣處事會得到大家的認同。特別是領導，在辦公室中，領導為人大氣才能帶動工作人員形成民主氛圍。因此，要想辦公室工作具備大氣的特質，領導就要以身作則，以寬容的態度對待下屬及下屬的意見，能在工作中容人的長處與短處，以真誠的態度待人，如此才能為辦公室營造和諧氛圍。當然，這種大氣并非縱容與姑息他人，而是要以實事求是為原則，在堅持原則的前提下保證氣氛的和諧。領導還要具備全局眼光，能在工作中考慮政府的整體利益，堅持顧全大局，只有服務大局才能獲得大家的認可。

（三）敢于碰硬的勇氣。一些干部遇到問題后就會選擇避開，在遇到困難時沒有迎難而上的勇氣。此種情況會對干群關系產生不利影響。這些辦公人員應有的勇氣，難以承受重托。辦公室工作涉及的層面較為復雜，可能會遇到一些特殊事件，辦公人員不可因對方的背景等因素選擇退縮，而應堅持辦事原則。辦公室工作也會為領導的決策提供支持，領導人員處理的事務過多，可能在決策中存在偏差。辦公人員要對決策內容進行全面了解，找出其中不合理之處，向領導提出意見，勇于表達自己的觀點，避免單位受到損失。任何工作的落實都非常重要，對工作的落實情況進行監督十分必要。辦公室中的工作職責十分明確，每件工作的落實都會對單位產生影響，要主動承擔起監督職責，向執行工作的人員了解事情的進展，適當督促其加強辦事效率。工作中難免存在眾多的問題，勇于面對問題，勇于解決問題，勇于承擔問題帶來的責任，勇于迎接解決問題的挑戰，工作中無處不需要勇氣，只有有勇氣面對任何難題，才能提升自我工作能力，提升自己的存在價值。

（四）一身正氣。為人要正派，不在群眾面前盛氣凌人，要表現出謙虛謹慎的態度，提供有實際價值的服務。對待同事要光明磊落，表達自己真摯的情況，避免爾虞我詐，不因利益沖突而產生“爭斗”，有問題及時保持溝通。在處理事務時，保證工作信息的真實，不讓個人情緒影響工作。對某位上級有意見也不可表現在工作中。與同事保持和諧的關系，但如果發現對方在工作中存在問題，就要直接指出，不可因擔心影響人際關系讓工作受到負面影響。辦公室的同事要彼此理解、相互支持，彼此坦誠相見才能處理好工作中的問題。辦公人員與領導接觸較為頻繁，崗位具有特殊性，要對自身的言行進行限制，做到嚴格自律。辦公室工作需要熬夜，辦公人員要堅持苦中作樂，做到愛崗敬業，在兢兢業業中體現自己的價值。辦公室工作要有正氣，與違規行為作斗爭，嚴于律己，堂堂正正，安安穩穩，保證工作合法、遵規。辦公室直接關系到單位形象，心中要懷有報國之念，以嚴格的要求限制自己，為身邊的同事樹立榜樣，為群眾處理實際問題，用親身行動維護單位形象。

辦公室工作十分重要，起到協調各方關系的作用。辦公人員要加強平時的學習，讓自身的理論和工作技能均達到較高水平，如此才能應對工作中的復雜狀況。辦公室領導要樹立榜樣，在辦事時寬以待人，為辦公室創造和諧的工作氛圍。辦公人員要有迎難而上的勇氣，敢于指出領導決策中不合理的部分。