試論軍工研究所項目檔案管理體系建設

文/中國北方車輛研究所　姚從光　王洪梅　楊淑梅　崔立紅

試論軍工研究所項目檔案管理體系建設

文/中國北方車輛研究所姚從光王洪梅楊淑梅崔立紅

本文分析目前軍工研究所項目檔案面臨的挑戰，提出項目檔案管理體系建設的指導原則，并進一步探討項目檔案管理體系建設的內容。

項目檔案；檔案信息化；組織機構

隨著國家對軍工研究所固定資產投資力度的加大，對項目竣工驗收的要求也越來越嚴格，固定資產投資項目檔案（以下簡稱項目檔案）驗收作為項目竣工驗收的重要組成部分，其管理體系日益受到關注，如何有效地提高項目檔案管理水平，順利完成項目竣工驗收任務，是理論與實踐亟待解決的問題。

一、 軍工研究所項目檔案管理面臨的挑戰

（一）上級機關對項目檔案管理的嚴格要求。早在2007年國防科工局就下發《固定資產投資項目檔案驗收辦法》，對項目檔案的驗收組織、驗收申請、驗收要求提出了具體指導意見。隨著國家對軍工研究所固定資產投資力度的加大，對項目檔案的管理和驗收要求也越來越嚴格。2013年國防科工局下發《國防科技工業固定資產投資項目竣工驗收實施細則》，明確規定“項目進行竣工驗收應完成項目檔案單項驗收”，并指定項目主管部門負責其所屬單位項目檔案單項驗收工作。隨后各軍工集團也出臺相應規定，進一步規范項目檔案的驗收工作。如中國兵器工業集團于2014年印發《中國兵器工業集團公司固定資產投資項目檔案驗收評分細則》，作為項目檔案歸檔與驗收量化標準的依據，該細則從項目檔案基礎管理、項目檔案完整性、準確性、系統性、項目檔案的保管與利用和檔案驗收工作6個方面提出了量化評分標準。

（二） 軍工研究所傳統項目檔案管理模式已經落后。軍工研究所固定資產投資項目具有建設周期長、投資金額大、涉及單位多、參與人員廣、專業技術跨度大等特點，批復周期之長可達48個月，項目從資金計劃下達到竣工，需要完成數百套國內外設備及軟件的訂購與安裝，同時也需要完成大量的基建工程建設，涉及部門往往包括軍工研究所所有技術部門、信息安全部門及若干機關單位部門。此外，隨著軍工研究所信息化水平的提高，OA辦公系統、固定資產投資系統、檔案管理系統等一批管理軟件陸續建立，項目檔案的信息化管理水平也亟待提高。

（三）傳統項目檔案管理體系已不適應軍工研究所精益化、信息化管理的要求。目前很多軍工研究所正進入向精益化、信息化轉型升級階段，項目檔案的管理體系建設也要及時跟上軍工研究所的發展步伐。項目檔案的管理需要大多數部門的參與，項目檔案管理部門需要通過實用高效的管理體系，明確每個人在項目檔案管理中的責任、工作內容及目標，變靜態管理為動態管理，逐步推進項目檔案精細化管理的建設步伐。軍工研究所很多項業務，都或多或少與項目檔案業務有流程和數據層面的關聯，因此改進項目檔案管理體系，實現與相關信息系統集成，才能更好地服務于軍工研究所主營業務。

二、軍工研究所項目檔案管理體系建設的指導原則

軍工研究所項目檔案管理體系建設的最終目標為高質量通過國防科工局項目檔案驗收。要實現這一目標，必須保證項目檔案管理的高效有序，并通過信息化技術、領導機構設置、制度約束、激勵評價、溝通交流等手段，對項目檔案管理全過程進行有效控制。具體指導原則是：

（一）加強各部門協調。項目檔案管理涉及到方方面面，是一項系統工程，必須各層級各部門集成推進，成立項目檔案領導組織機構，建立項目檔案管理團隊，統籌協調，實現聯動，共同建設項目檔案管理創新體系。

（二）完善相應的制度建設。要緊密結合研究所機構設置、職責分工，制定相應的規章制度，全方位、多角度對項目檔案管理形成約束機制，有力保障項目檔案管理體系的作用。

（三）融入信息化建設。只有以信息化為手段，使目標管理與過程控制相結合，加強階段性檢查，才能確保目標實現。

（四）創建激勵機制。應該充分調動研究所各技術部門、機關人員的積極性和創造力，多方面促進項目檔案管理。

（五）打通溝通交流通道。通過參加項目主管部門例會，參加項目設備到貨驗收、終驗收會議，不定期走訪項目實施部門，增進項目了解，掌握項目資料情況。

三、軍工研究所項目檔案管理體系建設的內容

軍工研究所項目檔案管理體系建設主要內容可概括為：組織機構建設、信息化建設、管理機制建設、激勵評價體系建設、協調交流機制建設。

（一）組織機構建設。為建立健全軍工研究所項目檔案管理體系，形成“統一管理，分工負責”的檔案管理體制，維護項目檔案的完整、準確、系統與安全，軍工研究所應該成立項目檔案工作組織機構，由分管檔案工作的副所長擔任檔案工作領導小組主任，各部門領導作為檔案工作領導小組成員，主要職責是貫徹國家和上級部門有關項目檔案工作的制度和規范，負責項目檔案工作的組織領導以及重要問題的決策，負責對各單位項目檔案工作日常管理、整改落實情況進行評審、評比和獎勵。這樣項目檔案管理工作有了強有力的領導機構，保障軍工研究所項目檔案工作的領導力以及資金、人員、管理等順利落實。

（二）信息化建設。以信息化手段為支撐，規范項目檔案管理及歸檔流程。加強項目檔案的過程管理與控制，必須在管理手段上有所創新，為此應將項目檔案的管理納入軍工研究所檔案管理軟件中，并和項目主管部門的管理軟件深度融合，以實現項目檔案信息資源的全周期管控。以某軍工研究所為例，該研究所項目檔案的管理融入新上線的數字檔案館軟件中，并與固定資產管理系統做了接口，實現了項目檔案資料的在線歸檔。通過該接口，各類項目文檔簽署完成后，即可發起歸檔申請。同時在即將上線的檔案門戶網站上預置了項目檔案入口，通過創建項目檔案門戶的方式，為項目參與各方提供一個高效率信息交流和共同工作的環境。

（三）管理機制建設。將項目檔案工作要求納入項目建設實施計劃，與項目建設實行同步管理。各部門在簽訂項目建設合同時，必須將項目文件材料的收集、整理和歸檔要求納入合同條款，以明確責任。簽訂基建項目設計、施工及監理合同、協議時，應當設立專門條款，明確需要提交的項目文件材料范圍、份數，以及整理要求和歸檔責任。簽訂設備儀器研制或外購合同、協議時，應當設立專門條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數等要求。設立專（兼）職項目檔案人員，負責項目竣工驗收前管理類、基建類、設備儀器前期文件材料等項目文件材料的收集、整理和歸檔，負責組織、協調和指導項目勘察單位、設計單位、施工單位和監理單位編制項目竣工文件和整理項目文件。

（四）激勵評價體系建設。成立考核機構，制定考核標準，對項目團隊及個人的檔案資料移交情況進行定期化、制度化考核，執行激勵與處罰?？己藰藴手饕椖繖n案工作組織領導情況、歸檔項目檔案的完整性、規范性、及時性，對項目檔案情況的熟悉程度等，同時給兼職檔案員發放一定津貼，提高各實施部門和個人參與項目檔案工作的積極性。建立短期激勵體制和長期激勵體制，短期激勵是在每年年底評選出優秀兼職檔案員、優秀固定資產投資建設項目先進單位和個人，長期激勵體制是在項目驗收通過后，組織評選項目先進單位與個人，以激發項目檔案工作參與者的積極性與主動性。

（五）協調交流機制建設。項目檔案管理部門積極參加軍工固定資產投資建設項目例會。及時掌握各實施部門的工作進度，并將近期項目檔案工作中出現的問題進行探討，參會人員集思廣益，對項目檔案的管理提合理意見或建議。在參加項目例會的同時，綜合檔案館常以走訪形式或開驗收會的方式到各實施部門溝通交流，召開部門工作會議，了解項目檔案工作中遇到的問題，并根據各部門遇到的具體問題具體分析，為項目實施部門排憂解難，共同促進項目檔案管理工作的進步。

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