探析檔案管理模式在大數據時代的變化之路

于興華

[摘要]隨著信息技術的不斷創新，我國已經進入到了大數據時代，并為我國檔案管理工作帶來了很大的機遇與挑戰。大數據時代對檔案管理工作的影響非常顯著，文章綜合采用了文獻法、分析法，從資源、對象、手段、人員等角度出發，對檔案管理變化之路進行了探析，并提出了幾個創新路徑，能夠為我國檔案管理在大數據時代背景下取得可持續發展提供一些新的思路。

[關鍵詞]檔案管理；大數據；模式創新

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.41.129

自全球知名公司麥肯錫提出“大數據時代”這個概念以來，大數據的應用開始日趨完善。由于大數據能夠為各個領域提供科學、多樣的信息資源，因此迅速獲得了社會各界的認可，并在金融、通信、軍事等多個領域得到了充分的應用。作為一項傳統性的服務工作，檔案管理是一個部門甚至一個單位正常運轉的重要保障，具有至關重要的地位。隨著我國信息化建設步伐的不斷加快，傳統的檔案管理迫切需要針對性的改革和創新?；诖?，如何使檔案管理能夠順應大數據時代變化，實現管理效率的穩步提升，是擺在我國各級檔案管理部門面前的一個重要課題。

1 大數據時代背景下的檔案管理變化趨勢

1.1 數據資源更加豐富化

在大數據時代背景下，我國各項數據資源呈現出了越來越豐富的大趨勢，并已經成為檔案管理工作面臨著重大發展機遇。一方面，檔案管理中的數據資源數量開始大量提升。以一個市級檔案館為例，在大時代背景下，其每年的檔案數量在以10%以上的速度增加。[1]另一方面，檔案管理中的數據資源形式也逐漸多樣化。從原來傳統的紙質版，逐漸擴展到了紙質、聲音、圖像、實物等多種檔案存儲模式，并共享合作，實現了檔案數據資源的內部整合。從這個意義上說，數據資源更加豐富化，是基于大數據時代背景下的檔案管理的一個重大變化趨勢，也是今后需要重點改進的領域之一。

1.2 服務對象更加多元化

隨著信息技術的不斷發展，大數據背后反映出的經濟形勢、社會發展變遷趨勢是非常明顯的，對于我國社會主義市場經濟下的各個企業助益均非常之大。特別是一些非公有制的中小企業，如果能夠借由檔案管理工作來實現對大數據的處理，在激烈的市場競爭中就會搶占先機、獲得一席之地。因此，服務對象的多元化也逐漸成為我國檔案管理工作的重要趨勢之一。舉例來說，檔案管理服務的人群可能從原來的黨政機關、教師等職業人員拓展到工人、企業家、自由職業者等多種人群，充分體現出惠及千家萬戶的重要優勢。[2]但是，我們還應該看到，雖然檔案管理對象日趨多元化的趨勢不可更改，但是也為檔案管理工作的服務水平、安全保障提出了更高的要求，迫切需要進一步提升綜合管理水平。

1.3 技術手段更加科學化

在檔案管理工作中，技術手段正在發生著突飛猛進的變化與革新，并為檔案管理工作奠定了堅實的技術基礎。在傳統的檔案管理工作中，人工手寫和單一計算機輸入的技術非常普通，但是這種簡單的管理模式遠遠不能適應大數據時代對檔案信息處理的要求。因此，迫切需要對傳統高的信息管理技術進行革新，這也是當前大數據時代為檔案管理工作帶來的重要挑戰。實際上，目前相當一部分的檔案管理部門已經在著手云計算的研究和引用，信息管理技術的水平正在不斷提升。毫不夸張地說，技術水平的提升，是大數據時代背景下檔案管理的一個重要發展趨勢，且是未來需要突破的重點區域。

1.4 管理人員更加專業化

在大數據時代背景下的檔案管理工作，管理人員作為重要的執行者，其專業化發展趨勢也是非常明顯。在傳統的檔案管理模式中，管理人員只需要熟悉現有的流程，就可以實現對數據的整理，也能夠基本勝任服務對象的需求。但是，大數據時代對檔案管理提出的要求是非常嚴格的，其龐大的數據資源需要更為專業化的管理技術，更需要大量掌握專業技能的人才。同時，新形勢下檔案管理需要服務的對象是多元化的，更是對管理人員綜合素質提升、專業化建設提出了更高的要求?；诖?，檔案管理人員專業化，也是大時代背景下檔案管理工作的重要趨勢之一。

2 大數據時代背景下檔案管理模式創新路徑

2.1 依托智能工具，完善資源收集方式

在檔案管理工作中，資源的收集是各項工作的基礎，是充分發揮出檔案重要性的基本保障。隨著大數據時代的來臨，各項資源開始呈井噴式的出現，為資源收集工作帶來了重大挑戰?；诖?，大數據時代背景下的檔案管理，需要對資源方式進行進一步創新，并逐步加快對智能工具的利用和使用。一方面，要在繼續完善紙質檔案的基礎上，進一步創新電子檔案構建模式，依托計算機技術、云技術等方式，將相關的信息儲存在電腦、光盤、磁盤中，使得檔案查詢更為便利、高效。另一方面，要加強對網絡信息資源的監控和收集。在目前信息大爆炸的背景下，網絡是我國大多數居民獲得信息、分享信息的重要途徑，因此檔案管理部門要依托智能工具，對網絡資源進行整理和處理，并輔以專業化的數據分析，為廣大的服務對象提供更為科學的信息資源。

2.2 創新服務理念，提升檔案服務水平

從本質上說，檔案管理工作并沒有產生直接的經濟效益，但是它通過為社會各界提供必要的信息數據來創造出了很多隱形的經濟效益和社會效益。從這個層面來看，檔案管理工作實際上就是一項服務，因此就要從服務理念上入手，進一步提升檔案管理服務水平。[3]首先，要大力開展綜合服務。檔案管理工作既要高度重視紙質檔案的存儲、管理和使用，還要加強對電子檔案和數據信息的整合，為廣大的查詢者提供便捷的查閱服務。其次，要大力開展區別化服務。鑒于檔案的服務對象日益多元化，對不同的人群就要積極探索區別化服務。例如，對方便上網的年輕人，可以多鼓勵其查找電子信息資源，為行動不便的老年人提供單獨的閱覽室，等等。最后，還要適當提供上門服務。對于一些不便到現場進行查詢的特殊人群，如果確有必要性，可以在嚴格審批的前提下適當開展上門服務。

2.3 加快技術創新，保障檔案數據安全

隨著大數據時代的來臨，信息流通的速度也在飛速增加，在為我們提供便捷服務的同時也帶來了信息安全問題。如果檔案信息數據安全性不夠，很多涉密檔案信息就會外流，將對我國經濟、社會、安全等多個方面均可能造成不良影響。因此，在今后的檔案管理創新工作中，要高度重視技術創新，為檔案管理工作營造良好的發展環境。一方面，要多引進國內外優秀的防火墻技術，對一些惡意破壞檔案系統的行為從技術層面進行嚴格的管控。另一方面，要多培養一些專業的數據安全、計算機安全人才?？梢远鄰膶I對口的應屆畢業生中擇優進行錄取，并重點培養，以此來逐步壯大我國檔案管理信息安全人才隊伍。

2.4 強化進取意識，增強管理人員素質

在管理人員層面，要進一步增強其進取意識，要讓廣大的檔案管理人員認識到自身為人民服務的重要使命，并使其能夠順應大數據時代對自身的要求，不斷提升自身綜合素質。一方面，要加強對檔案管理人員的培訓。在實際工作中，可以通過采取常規培訓與階段性培訓相結合的方式，對檔案管理人員急需提升的技能進行針對性培訓，使其專業技能得到進一步提升。另一方面，要強化對檔案管理人員的使命感、榮譽感教育?？梢酝ㄟ^開展主題活動、樹立模范典型等方式，引導廣大的檔案管理人員實現自身的價值，并積極鼓勵其積極投身到當前的“兩學一做”等活動中來，使得為人民服務的水平進一步提升。

3 結 論

總之，大數據時代仿佛一柄雙刃劍，既為我國檔案管理工作帶來很多變革與挑戰，也為其創新帶來重大的發展機遇。目前，基于大數據時代背景下的檔案管理已經呈現出資源豐富化、對象多元化、技術科學化、人員專業化等趨勢，并已經對我國經濟、社會、文化等多個領域產生了深遠影響。因此，我國今后要將檔案管理工作與大數據時代背景緊密結合起來，從資源收集、服務方式、安全保障、人員水平等多個角度出發，共同推進我國檔案管理工作，為我國實現中華民族偉大復興的“中國夢”貢獻出一份應有之力。

參考文獻：

[1]劉陽.大數據時代檔案管理模式變化研究[D].湘潭：湘潭大學，2015.

[2]吳明忠.關于大數據時代企業檔案信息資源建設的研究[C].中國航空學會管理科學分會2015年學術交流會論文集，2015.

[3]許文君.大數據時代高職院校二級學院檔案管理工作模式探析[J].寶雞文理學院學報：社會科學版，2015（4）.