新形勢下基層科技檔案管理工作初探

張霄

【摘要】由于現在科學技術的逐漸提高以及經濟的高速發展，我國已經逐步進入了信息科技時代，這就導致了在各個行業更廣泛的應用科學技術，從而在諸多行業產生了大量的相關檔案，由于檔案的多且雜等特點。導致了檔案管理工作量空前巨大，對于檔案管理工作人員來說，這是一項工作量大、挑戰大的工作，特別是基層檔案管理工作方面，在信息科技時代里，我們只有在利用現代的科學技術的前提下，采用高效合理的管理模式，才能在錯綜復雜的基礎科技管理工作中游刃有余，下面我將對其中存在的問題做出探討，并提出相應的解決方法。

【關鍵詞】科技檔案工作 管理工作存在問題 解決方法

整個社會在進步，人類通過創新生產技術、創造基本的建設以及研究自然科學等來促進社會進步，并將這些活動產生的有價值的知識成果通過各種形式保存起來，這是人類社會發展過程的結晶，也是社會進步的證明，這些被保存下來的文件材料被定義為科技檔案。

一、管理檔案中存在的問題

科技單位重視程度不夠，由于一些管理者的還留有以前的管理思想，認為信息管理的工作不重要，因此根本不重視信息管理工作，對科技研究過程中留存的檔案棄之如履，出現檔案混亂、丟失的現狀，甚至有些基層科技單位的檔案管理只是為了應付上級的檢查，走走形勢而已，臨時檢查完了一切又回到了原狀，檔案連基本的分類保存都沒有，長此以往就導致了檔案管理者對檔案管理工作逐漸喪失了興趣與責任感，繼而導致檔案的利用率和開發率大大降低。

管理工作人員素質偏低，由于我國現今的基礎科技檔案管理人員的專業限制，他們曾經所選的專業一般都不是檔案管理的，所以自然而然他們的知識以及對檔案管理的水平有限，因而經常出現將檔案分類歸檔出現錯誤的情況，這為之后檔案的尋找以及利用的困難埋下了禍端，由于工作中的失誤，對檔案管理工作不熟悉導致工作效率低下，在很長的時間里只能完成很少的任務量，長此以往這樣下來會嚴重阻礙我國科技檔案管理的進步與發展。

二、加強基層檔案管理方法

（一）擴大信息的收集面以及儲存量

我們都知道對于基層科技檔案管理工作來說，首要的是進行信息的收集，由于科技關乎很多方面，比如說：自然科學、天文、氣象、生產技術、地質等等方面，關乎地理、農業、工業、天文等等諸多方面，這就導致了科技檔案的數量繁多，種類錯綜復雜，因此檔案管理人員首先要具備的素質就是有著強烈的責任感，其次是要心細，有耐心，主動積極的深入各個行業，吃苦耐勞，積極收集各個行業的信息并加以整合最后分類，以此來擴大收集面。

另一方面檔案管理者應該加強與相關的科研單位進行合作，利用自己的專業知識幫助他們建立健全檔案管理的制度，該制度關于檔案的收集，整理分類，最后歸檔保存，另外可以利用先進的科學技術，擴大數據庫的容量，并對數據庫加以分類，以便之后可以迅速地對找尋相關的檔案以此開發和利用該檔案。

（二）科學的整理檔案

上一小節我們已經提到過了科技檔案種類繁多，來源復雜的特點，所以科技檔案給人們的第一印象就是冗雜零散，因而科學的整理檔案就顯得尤為重要，只有經過檔案管理者將檔案經過科學的整理，將相似的科技檔案進行整理歸納才會體現這些檔案的價值。

我們可以將從各部門收集來的資料按照制定好的規章制度進行分類，相同類別的檔案按照時間順序依次進行編制，然后登記在相關的工作簿中，以便之后進行科技檔案的查閱與利用，但是我們要遵守以下幾點原則，一是我們不能破壞科檔案之間的聯系，要遵守科技檔案的形成規律，二是要充分利用現有的檔案管理資源，三是最為重要的一點，整理好的檔案必須要保管好以便為之后提高開發和利用，所以科技檔案的整理必須有幾點要求來約束檔案管理者，即是檔案的整理必須要完整有序，方便查找。

（三）保障檔案的完整與安全

對于新形勢下基層科技檔案管理來說，收集并整理檔案是遠遠不夠的，還有對科技檔案進行一系列的保護措施，保障我們收集來的科技檔案達到以下標準：檔案完整；連續有致；安全可靠；整體完好，要根據之前的經驗教訓總結檔案損壞的原因，并在此基礎上實施一定的具有針對性的保護工作，采用有技術含量的方法，盡可能的消除那些不利的一面，最大限度的保障檔案的完整與安全。

在保管檔案的同時也需要延長檔案的壽命。這樣才能放大檔案的價值，采取措施從根本上延長檔案的使用時間，比如說一些防潮、防腐措施，優化檔案存儲的環境，不僅要延長檔案被自然損壞的時間，也要在閱讀檔案的時候盡量減少人為的損壞。

科技檔案作為一種珍貴的研究資源，我們在管理的時候必須要建立嚴苛的制度，杜絕因管理者的保管不當而造成的檔案丟失或泄密等情況的出現，對于需要借閱查詢相關的科技檔案的人，必須要讓他們在借閱之前進行登記，簽名等等措施，并要求他們在一定的時間歸還，并制定一些措施禁止他們進行檔案的外借，亂借，對于那些已經過期了沒有價值的科技檔案來說，也不能隨便丟棄，要按照相關的規章制度進行處理。

（四）實現資源共享

由于科學技術的進步，現今人類的生活以及學習方式中都充斥著計算機與網絡，所以對于新形勢下的基層檔案管理人員來說，他們如今急需要解決的問題就是通過利用先進的科學技術實現科學檔案資源的共享，在我看來，實現資源共享不僅有利于資源的利用減低資源獲得成本，另一方面也方便了科技檔案的存儲，對于那些資料繁雜，年代久遠，損壞有些嚴重的科技檔案可以從紙質版變成電子版，在降低存儲量的同時以另一種方式延長使用壽命。

通過增加相關的資金投入力度，給基礎科技檔管理者配備一些硬件設施，比如說計算機、掃面儀，復印機等等，政府等相關部門對于科技檔案管理者提高計算機和網絡技術的培訓，實現信息的網絡化，電子化，加強科技檔案的信息共享。

三、總結

科技檔案的管理對于基層檔案管理來說十分重要，新形勢下基層檔案管理工作也逐漸走上正軌，我們有理由相信在信息技術的帶動下，基層檔案的管理工作會不斷完善，檔案的完整與安全，信息資源的共享都將得到保障。

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