淺議信息化建設在醫院檔案管理中的價值及地位

吳琦

摘要：隨著社會的發展和進步，醫院改革也進入了深水期和攻堅期。在網絡信息化時代，檔案與信息科技的結合，將是一種必然的發展趨勢，面對日益激烈的競爭，醫院檔案管理也必須與時俱進，以實現檔案管理的信息化為基礎，不斷提升檔案管理的工作效率和服務質量。

關鍵詞：信息化建設 醫院檔案管理 策略

傳統模式下的醫院檔案管理水平取決于檔案管理人員的職業技能和責任心、醫院對檔案管理的重視程度、醫院管理能力以及硬件設施條件，因此各個醫院的檔案管理會存在較大程度上的差異。隨著社會的進步，信息化水平不斷提高，信息化管理也越來越普及，傳統的檔案管理手段逐漸跟不上時代發展的步伐，實現信息化管理成為適應網絡時代下檔案管理工作內在需求的必然選擇。

一、醫院信息化發展的現狀分析及意義

當前，我國大部分三級醫院已經將信息化管理運用到檔案管理中，建立起了比較規范的信息管理系統，實現了網絡掛號和電子取號，一定程度上解決了掛號難、排隊難等問題，并且在收費、發藥，病號入院、醫囑處理、出院結算以及藥品采購、入庫、出庫等方面運用了計算機管理，大大縮短了就醫時間，提高了工作效率。這種電子化辦公的運用，改變了紙質環境下信息的傳遞和查閱方式，在為醫院工作帶來高效快捷的同時，也打破了傳統的檔案管理和利用模式。從單純的紙質卷宗，到光盤存儲，再到網絡管理系統，從卷宗的翻閱，到光盤的瀏覽，再到網絡信息平臺搜索，檔案管理的信息化在日益增強，對人們的影響也日益深遠。因此，只有不斷加快醫院檔案信息化建設步伐，才能適應網絡信息技術發展的客觀要求，才能滿足網絡時代人們的多元化需求。

首先，信息手段下的檔案管理可以利用高速掃描儀、字符識別儀、語音識別儀、光盤刻錄機等數據錄入和存儲設備實現檔案材料的電子掃描和數據轉換，不僅節約了紙張耗材，同時還可以對數據資料進行永久性存儲和保護。其次，傳統的檔案管理多以紙質為存儲介質，容易受潮、生蟲、腐爛，對檔案管理的建筑面積和室內溫控提出了諸多條件和限制。而信息時代下的檔案管理，海量的光盤介質和網絡空間為大量文件的保存提供了可能，不僅節省人力、物力和財力，還易于保存。再次，傳統條件下的檔案查詢不僅繁瑣，且效率低下，出于保護目的，某些珍貴檔案還禁止借閱，而且檔案的查詢和借閱也局限于檔案室內，借閱和歸還流程相對復雜。而信息化建設可以使所有檔案在網絡上共享，通過加密、為各級檔案管理員和一般使用者設置權限等行之有效的手段劃分管理者權限，讓用戶在線檢索和查閱檔案，不僅簡化了檔案使用流程，也使用戶可以足不出戶隨時隨地查閱檔案，在優化資源配置，提高檔案利用率的同時，也提高了管理效率。

二、當前醫院檔案信息化管理存在的主要問題

（一）檔案信息化管理意識缺乏

盡管檔案信息化管理能為醫院帶來諸多好處，也是適應時代發展的必然趨勢，但當前仍然有部分醫院領導對檔案管理的信息化建設重視程度不夠。這就導致在檔案信息化建設上的資金投入不到位，而醫院檔案管理要實現信息化，無論是硬件設備的購置還是網絡基礎設施的建設，都需要資金的支持。資金的短缺在一定程度上限制了檔案管理信息化建設的進程。

（二）檔案管理人員素質有待提高

部分醫院現有的檔案管理人員年齡偏大，計算機網絡管理知識和技術能力相對欠缺，即使有電腦知識較好的年輕管理人員，也因為醫院對其業務能力要求不高，培訓不夠，致使檔案管理人員技能普遍偏低。醫院檔案管理的信息化不僅要求提高管理者的思想認識，而且要求大幅度提升管理者的能力和素質。在傳統管理體制下，醫院對檔案工作普遍重視程度不夠，不少醫院檔案管理人員是非專業出身的，有的甚至是兼職做檔案管理工作，在缺乏重視和激勵的體制下，檔案管理工作者的工作積極性大打折扣，也很少關注自身能力的提升。

三、改進醫院檔案信息化管理的建議

實現醫院檔案管理信息化是醫療事業可持續發展的重要保障，是醫院現代化信息管理的重要組成部分，是提高醫院競爭力的重要手段之一。只要能夠抓住機遇，更新理念，注重人才培養和新技術應用，調動醫院各職能科室積極參與配合，確定科學的發展戰略，基層醫院檔案管理的信息化工作必然會適應時代的發展，實現一個歷史性的飛躍。

信息化檔案管理在遵循規范性、安全性、實用性、效益性原則的同時，還要兼顧前瞻性、歸檔雙軌制、協作交互及長期儲備的原則。要進一步完善醫院檔案管理信息化建設，首先，必須加強領導對健全檔案管理制度的重視，只有領導重視檔案建設，才能在軟硬件投入上亮綠燈，檔案管理工作的信息化才能順利開展。其次，加大對檔案管理人員的業務培訓，加強業務考核，將評獎評優、職位晉升與業務能力掛鉤，激勵檔案管理人員不斷提升自己的業務技能和綜合素質。在新的檔案管理員的招聘過程中，提高準入門檻，優先錄取科班出身的管理人員。再次，建立健全醫院檔案管理中的規章制度，結合單位實際，規范電子存檔步驟，網絡查閱權限，做到有法可依，有章可循。

四、結語

在當前競爭日益激烈的形勢下，醫院檔案管理信息化符合時代發展的需要，而在醫院信息化過程中，我們要對其要全面認識，在為我們帶來便利的同時，也不應放松警惕，應具有安全防范意識。在建設醫院信息化和醫院檔案管理現代化的同時，應全面把握兩者之間存在的聯系，并采用多種方式處理阻礙醫院檔案管理信息化的因素，為整體提升醫院管理水平奠定堅實基礎。

參考文獻：

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[2]王珊珊，張燕.淺談如何加強醫院檔案管理的信息化建設[J].檔案天地，2010，（11）.

（作者單位：四平中心醫院保衛處）