建筑工程檔案管理中問題及解決思路

陳寧　王之勇

摘要：建筑工程檔案資料是建筑工程的原始資料，是反映工程竣工后內在的質量憑證。以建筑工程檔案管理為中心論點，先是分析了建筑工程檔案管理中存在哪些問題，然后詳細闡述了應當如何結合工程實際，采取科學、合理的措施解決這些問題。

關鍵詞：建筑；工程；檔案；管理

中圖分類號：F27

文獻標識碼：A

doi：10.19311/j.cnki.16723198.2016.27.035

隨著我國經濟的發展，我國建筑工程的規模越來越大。與此同時，隨著建筑工程的進一步深入，建筑工程資料的數量會越來越多，建筑工程檔案管理工作的難度也會逐漸增大。因而，相關部門應當重視建筑工程檔案的管理工作，并利用信息技術不斷創新工作模式，從而提高建筑工程檔案的管理水平。

1目前建筑工程檔案管理中存在的問題

1.1管理意識薄弱

目前仍然有很多建筑企業認識不到建筑工程檔案的作用，檔案管理意識比較落后，甚至會認為檔案管理工作毫無意義。另外，目前建筑企業仍是習慣沿用傳統的檔案管理模式，不僅耗費了人力、物力，還降低了檔案管理工作效率?？梢?，建筑企業管理人員并不重視建筑工程檔案的管理工作。

1.2檔案管理制度落后

雖然我國對于建筑工程檔案的管理有工作要求。但是在實際的工作中，建筑企業并沒有與按照國家的規定進行檔案管理工作。此外，雖然建筑企業制定了完善的工作管理制度，但是缺乏有效的檔案管理制度。而且在進行檔案管理工作時，也是隨機而定。

1.3缺乏專業的管理人才

隨著社會的進步，檔案管理的模式在不斷的發展和創新。但是仍然缺乏專業的建筑工程檔案管理人才。而且在實際的工作中，建筑企業還會臨時指調一些管理人員兼顧檔案管理。況且，隨著我國信息技術的發展，檔案管理人員除了要了解檔案管理工作內容以外，還必須要掌握一定的信息管理技術。因而，相關部門應當重視培養專業的管理人才。

1.4檔案管理工作的資金投入不足

建筑工程的檔案管理對于提升建筑企業的核心競爭力，促進我國建筑行業的發展十分重要。同時我國檔案管理技術也在不斷發展，對于硬件的要求也在不斷提升。但是建筑企業并沒有加大建筑工程檔案管理工作的資金投入，從而致使管理工作一再落后，跟不上建筑工程管理的管理步伐。

2提升建筑工程檔案管理工作水平的思路

2.1提高管理意識

加強建筑企業管理人員和工作人員對建筑工程檔案管理工作的意識是提升建筑工程檔案管理工作水平的前提條件。也只有加強管理人員的管理意識，才能在建筑企業內部進行建筑工程檔案管理工作的改革，才能提高工作人員對建筑工程檔案管理工作的重視度，從而營造一個建筑工程檔案管理良好的工作氛圍。

首先，應當在建筑企業內部建立完善的檔案管理工作小組，形成檔案管理的工作機制。其次，還應當加強全員的思想培訓，強化全員的建筑工程檔案管理工作意識。最后，建筑企業應當重視建立完善的管理制度，促使工作人員能夠真正認識到建筑檔案管理工作的作用?？傊?，隨著我國建筑行業的蓬勃發展，建筑工程檔案管理工作越來越受到人們的重視。此外，相關政府部門也應當制定一定的措施，加強檔案管理，并促使建筑企業能夠在實際的工作中落實工程檔案管理。

如今，建筑工程檔案管理工作已經成為建筑企業項目管理的重要組成部分。俗話說：“意識決定行動?！辫b于此，建筑企業可以按照以下步驟進行：首先，應當從項目經理、決策基層做起。項目經理的工作態度和管理意識直接決定了基層工作人員對建筑工程檔案管理工作的認識。同時項目經理具有教育培訓活動、工程管理的決策權。因而，建筑應當重視在管理層人員之間開展教育培訓工作，以此提高全員的工作意識。另外，基層工作人員是參與、開展建筑工程檔案管理工作的基礎。提高基層工作人員的建筑工程檔案管理工作的意識，有利于建筑工程檔案管理工作的順利開展。除此之外，相關政府部門也應當重視加強建筑行業的管理，并制定一些列的措施督促建筑企業能夠強化建筑工程檔案管理。例如某市區城建檔案館的專業技術人員對全區建筑工程企業管理人員開展了檔案規范歸檔的講解，并并通過集中交流、相互探討等方式，使全區建筑工程企業管理人員檔案管理工作的相關要求有了更為深刻、具體的了解，掌握了更為合理的操作方法，為今后各個工程項目的竣工檔案準確、規范提打下了堅實的基礎。

2.2完善檔案管理制度

若要真正提高建筑工程檔案管理工作的水平。建筑企業應當重視完善檔案管理工作制度，并要求工作人員能夠按照規范進行檔案管理，以及保證其它部門的工作人員能夠配合檔案管理工作，從而保證建筑工程檔案管理工作的順利開展。

首先，相關政府部門應當完善工程建設檔案的法律法規，細化管理流程，并促使建筑企業能夠遵守相關法律法規，穩定建筑工程檔案管理工作的市場。其次，還應當制定完善的管理制度，確保建筑工程檔案管理工作的規范化、流程化。如為進一步強化建筑工程檔案資料從業人員責任追究，確保工程施工技術資料真實可靠，某縣規定：檔案資料從業人員執業要求加入相關法人企業，不得以個人名義，承攬建筑工程檔案管理業務。并加大對工程施工技術資料的檢查監督力度。保證工程質量問題及時得到解決，工程質量不留隱患?？傊?，相關政府部門應當重視落實建筑工程檔案的法律制度，形成良好的檔案工作市場秩序。

最后，檔案管理人員還應當重視在每個工作環節中，落實建筑工程檔案管理。因而工程檔案管理人員應當在工程前期進入施工現場，并對工程項目檔案管理工作進行統籌規劃，以避免出現在竣工時，才進行檔案管理工作，造成檔案數據遺漏、丟失現象。另外，檔案管理工作人員應當在建筑工程前期、中期、竣工時期等階段，落實資料的整理、歸檔。尤其是要根據建筑工程建設工作形成的文件類型進行分類歸檔。如重視施工過程中一些文件的及時簽字，以免在竣工后找不到相關負責人?？偟脕碚f，相關政府部門應當構建良好的建筑工程檔案管理工作市場環境，并制定相關法律，在思想上提高建筑企業管理人員的重視度。同時，建筑企業應當重視完善施工管理中的檔案管理制度，從而真正提升建筑工程檔案管理工作的水平。

2.3重視管理人員的培訓

人才是企業發展的核心，同時也是提升企業核心競爭力的關鍵。因而建筑企業應當重視對檔案管理人員的專業培訓，切實提高工作人員的檔案管理水平，促進我國建筑行業的發展。

首先，要求工程檔案管理人員要定期參加專業理論學習，懂技術、會管理、業務精.并取得相應的管理資質、持證上崗；其次，要對外定期舉辦工程檔案工作的集中業務培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。如針對檔案管理工作的內容，建筑企業應當將檔案管理工作和工程同步進行，為今后建檔工作奠定了基礎，使檔案的標準化、規范化有一個切實的保障。同時，還應當要求工作人員能夠按照檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化作了詳細的講解，從而提高施工技術人員的業務素質和對工程檔案的管理能力。

最后，相關政府部門還應當加強培訓活動，提升建筑企業的建筑工程檔案管理工作質量。如某市住建局組織了當地建筑行業監管、建設、施工、監理等單位技術人員40多人，到外地參加了由中國建設標準協會舉辦的建筑工程資料編制、填寫與竣工驗收備案及質量監督檔案管理關鍵技術應用培訓班。該培訓活動的主要內容是《檔案法》、《建設工程監理規范》等，通過培訓不僅有效規范了相關人員的建筑工程資料、竣工檔案與工程質量監督檔案的編制、收集、整理、組卷、移交和歸檔的水平，還提升了市工程資料與工程質量監督檔案管理水平。

2.4加大檔案管理資金投入

在完成建筑工程檔案管理工作的理念轉變和工作模式創新之后，相關職能部門還應加大對建筑工程檔案管理工作的人力、物力以及資金投入，確保建筑工程檔案管理逐漸成為建筑工程項目管理的重要組成部分。尤其是在建筑行業快速發展的背景下，加大檔案管理工作的資金投入能有效提升管理效率，提高企業經濟效益。

首先，應當統籌規劃建筑工程項目管理，成立專門的檔案管理部門，負責建筑工程的檔案管理。其次，要充分利用投資資金，購進建筑工程檔案管理工作所需要的計算機、打印設備以及掃描儀等硬件設備。同時，要保證建筑工程檔案管理工作的?？顚Ｓ?。當然，最重要的是應當重視選擇信息化、數字化的信息化管理系統，改變傳統紙質的檔案管理工作模式，降低工作人員的勞動強度，實現建筑工程檔案管理工作的現代化。最后，應當細化信息化檔案管理系統的功能。如在加強城建檔案掃描設備、計算機軟硬件、網絡網站等信息化基礎設施建設的基礎上。利用計算機管理軟件輔助完成各類城建檔案的收集、整理、立卷、保管和檢索利用。此外還應推進建筑工程檔案管理的信息化，以電子檔案接收為突破口。加強對電子檔案制作、接收、保存的指導和監督，保證電子檔案的真實性、有效性、完整性以及長期可讀，同時還應當在此基礎上，加強電子檔案和重要城建檔案異地備份工作的研究，積極、穩妥、有序地開展異地備份工作，從而達到真正完善檔案管理工作的目標?？傊?，相關部門應當重視加強資金投入，并加強信息化管理系統的實踐。

3總結

綜上所述，隨著我國經濟的發展，建筑工程檔案的管理工作越來越重要，尤其是對于建筑工程的后續施工極為重要。因而在現代化經濟體制背景下，相關部門應當重視從提高管理意識、完善管理制度、加強管理人員培訓并加大檔案管理工作的資金投入，從而創新建筑工程檔案的管理模式，并促進我國建筑行業的可持續發展。

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