淺述公證告知義務

曾碧麗

摘 要：公證是公證機構及其工作人員對公民、法人、其他組織之間的法律行為、有意義的法律文書和事實進行證明的一種行為。即帶有公信力的證明活動，其最大的特點就是公信力，正因為公信力才更強調公證員的義務跟責任，一位合格的公證員應當具備但不限于以下幾項告知義務：一是法律上的告知義務和事實上的告知義務，二是實體上的告知義務和程序上的告知義務。履行好上述公證員告知義務，至少可以起到幾方面的作用：預防糾紛，減少職業風險，提高工作效率。

關鍵詞：告知原則；法律上的告知義務；事實上的告知義務；實體上的告知義務；程序上的告知義務；作用

中圖分類號：D926.6 文獻標識碼：A 文章編號：2095-4379-（2016）35-0182-03

公證是一項專門的法律職業活動，是公證機構及其工作人員對公民、法人、其他組織之間的法律行為、有法律意義的文書和事實進行證明的一種行為，是一項帶有公信力的證明活動，公證的主體是法定公證機構和當事人，客體是法律行為、有法律意義的文書和事實，內容是對公證事項的真實性和合法性加以證明。

當今社會，[1]公證在引導服務、預防糾紛、監督保障和溝通服務方面發揮著重要作用，而公證功能的發揮主要體現在公證人的具體公證事項的辦理過程中。從這一點我們可以看出公證有別于一般的公民證人和律師見證，也有別于其他機關頒發證明的行為，如公安機關頒發的護照和民政機關頒發的結婚證書，更有別于英美國家公證機關只證明它的真實性而不證實它的合法性。既然是帶有公信力的證明活動，那么其最大的特點就是公信力，正因為公信力才更強調公證員的義務跟責任，隨著依法治國、建設社會主義法治國家方略的深入貫徹實行，公證員等法律服務人員所扮演的角色越來越重要，法律服務尤其是公證服務能否適應時代和社會對法律服務業提出的更高要求，在很大程度上取決于全體法律服務人員特別是公證員隊伍的整體素質，而這種素質除了法律知識、理論以及執業技巧等業務素質外，最重要的方面就是公證員的責任跟義務。

大多數當事人對法律規定、公證知識不甚了解，基于此，《公證法》第四章第二十七條第二款規定：“公證機構受理公證事項后，應當告知當事人申請公證事項的法律意義和可能產生的法律后果，并將告知內容及記錄存檔?！蓖ㄟ^法律的形式將“告知”上升為公證機構及其公證員的法定義務，成為公證程序中不可或缺的一環，對提升公證行業的服務形象和質量，提高公證人員的執業水平都能起到促進作用。

從現在整個社會的誠信體系和社會的規范性考量，公證員正確地、切實地履行告知義務，可以使得公證法律關系得以順利地存在、發展和延續，產生當事人預期的法律結果。那么公證員在公證程序中應當如何充分履行告知義務呢？結合公證實踐，公證人員在履行告知義務時要遵循以下原則和準則。

一、公證告知的原則、標準

確定公證告知的原則、標準對公證實踐有重要意義，不僅是保障公證當事人知情權，維護當事人合法權益的基礎，也是完善公證工作，規范辦證程序，提高公證人員執業水平，提升公證形象和質量的前提條件。

（一）一次告知

所謂一次告知是指承辦公證人員要一次性告知當事人擬辦事項所需要的資料、材料、依據、應具備的條件、注意事項、規定以及程序、時限等。一次告知能夠提高公證工作效率，節約當事人時間、精力。這就要求公證人員不僅要有極強的責任心和職業道德，還需要有較高的執業素質和深厚的公證專業知識，在告知時做到一次性完全告知，避免遺漏告知內容，給當事人造成不便，甚至給當事人的利益造成損害。

（二）全面、充分告知

全面、充分告知是指公證人員在當事人咨詢、辦理公證時，必須考慮周全、講解透徹、要求明確，讓人明白應做什么、如何做，盡量減少當事人不必要的麻煩，杜絕讓當事人來回跑的現象。這一規定貫穿整個公證程序，從受理當事人申請，到送達公證書或拒絕公證，都要告知當事人相關內容，如果告知不充分公證員就是一種失職，作為專職法律工作人員，公證員應當承擔相應的責任。

（三）及時、合理告知

及時、合理告知是指公證人員在履行公證告知義務時，要將應當告知的內容及時告知當事人，并要以適當、準確的言詞、技巧合理告知。要求公證員在辦理公證時，要根據實際情況，需要告知的馬上告知，盡量避免事后告知。許多告知內容會對當事人和公證員辦證產生重要作用，如果事先沒有及時告知，會影響當事人的陳述的情況和是否公證、采用何種方式公證的決定。在公證工作中，經常會碰到有的當事人來公證處就說我要將房子給某某人，公證一下，公證人員問他是遺囑（遺贈）公證還是贈與公證，他也會因不懂而隨便選一個。這就要求公證人員將這兩者之間的區別告知當事人，特別是生效時間上的不同引起的現實效果的不同，幫助當事人根據其自身意愿選擇正確的公證內容。

二、公證告知的內容

公證告知的內容紛繁復雜，不同的公證事項有不同告知內容，結合工作實踐，本人認為一位合格的公證員應當具備但不限于以下幾項告知義務：

（一）法律上的告知義務和事實上的告知義務

1.事實上的告知義務

由于文化環境的制約，現實生活中不可能人人皆熟悉法律，有些當事人并不是很了解公證的意義和功能，甚至還有誤以為公證等同于法院訴訟活動的裁判公斷行為，更有甚者雙方當事人還處在某一法律關系糾紛爭議中就到公證機構要求解決，此時應明確告知公證機構只對沒有爭議的事實進行公證，在雙方對某一法律關系還存在爭議時不能辦理公證。

有些當事人采用以合法形式掩蓋非法目的的手段要求辦理公證，比如房屋買賣的雙方當事人為了逃避國家稅收，采取只簽訂房屋買賣合同而不辦理房產過戶手續，拿著買賣合同要求公證機構證實雙方均承認已約定房屋所有權轉移這一事實，這種行為顯然是違法的，因為我國物權法實行的是物權法定原則，物權的產生、變更、消滅等等只能由法律規定，不允許當事人約定，而且對不動產物權權屬變動采取的是債權形式主義的物權變動方式，房屋買賣合同只能說明債的產生并不能代表物權的變動，因此這種行為是違反法律強制性規定的，此時應明確告知并拒絕予以公證。

在辦理涉外公證事項時，當事人對這方面的了解知識較之一般普通公證要少得多，甚至根本就是一竅不通，公證員要從一名專業人員的角度，盡量告知當事人公證書使用國對公證事項的特別要求、所需的譯文文種等。雖然公證是依申請的行為，但是當事人的申請，往往不能準確表示公證的內容，也不可能很了解公證可以采取的方式。如按照國際慣例、國際條約或者雙邊協定的規定，自然人、法人在域外發生的法律行為或者要使在國內實施的法律行為在域外獲得承認，其所主張的法律事實或提交的各種法律文書，一般要履行公證程序，而且在公證之后還需要進行認證。很多國家對他國公民、法人在本國開辦企業、設立辦事處、繼承遺產、結婚、申請商標專利注冊等，都要求當事人的有關證明必須辦理公證，并經其駐外使領館認證方能在其國內產生法律效力。這就要求公證員向當事人告知該情況，并告知用此方式公證的法律意義和后果，特別是有可能不被使用國認可的不利后果。

2.法律上的告知義務

即告知當事人所證明事項的法律意義以及產生的法律后果，比如告訴當事人經過公證后會產生證據的效力，根據《民事訴訟法》[2]第67條規定，經過法定程序公證證明的法律行為、法律事實和文書，人民法院應當作為認定事實的根據，但有相反證據足以推翻公證證明的除外，告知當事人以后如有爭議可通過訴訟途徑解決，法院在沒有其他證據足以推翻公證證明的情況下可以直接作為證據采用。對于一些具有給付內容并賦予強制執行力的公證事項告訴當事人如債務人不履行義務時可以直接向有管轄權的人民法院申請法院強制執行。對于一些法律規定強制公證和當事人約定須經公證才發生法律效力的事項，在辦理完公證后告知此時法律行為已經成立。由于申請公證的當事人并不是都很熟悉公證法的有關內容，比如哪些屬于公證處的業務范圍，哪些事項可以公證哪些事項不能公證，屬于哪個公證處管轄，公證書何時發生法律效力等等，此時作為公證員也應當主動告知。比如告訴他可以公證的事項是法律行為、有意義的法律文書與事實，公證的內容是他的真實性與合法性，告知當事人可以向住所地、經常居住地、行為地或事實發生地的公證機關提出申請，申請辦理涉及不動產的公證，應當向不動產所在地的公證機關提出，但申請辦理涉及不動產的委托、聲明、贈與、遺囑的公證，可以向住所地、經常居住地、行為地、事實發生地的公證機關提出。兩個以上當事人共同申辦同一事項公證的，告知當事人可以共同到行為地、事實發生地或者其中一名當事人住所地、經常居住地的公證機關申辦。當事人向兩個以上可以受理該公證事項的公證機關提出申請的，由最先受理申請的公證機關辦理。

（二）程序上告知義務和實體上的告知義務

1.實體上的告知義務

即公證法律內容的具體情況，由于當事人并不熟悉此項，因此應告知其相關事項，比如告知其公證只是一種證明行為，不產生、變更、消滅法律關系。告知不予辦理公證的情形包括無民事行為能力的人和限制行為能力的人在沒有法定代理人申請公證的，當事人與公證事項沒有法律關系的、申請公證的事項屬于專業技術鑒定、評估事項、當事人之間對公證事項有爭議的、當事人虛構隱瞞事實或者提供虛假證明材料的、申請公證的事項不真實不合法的、申請公證事項違背社會公德的、當事人拒絕按照規定支付公證費的等等。在辦理公證過程中當事人申請證據保全的，應當告知當事人證據保全的條件，在進入訴訟程序后當事人申請證據保全的應當他此時應當向人民法院提出。對于當事人沒有主動提出申請公證事項但公證員在辦理公證過程中發現到涉及我國法律規定必須強制公證的法定事項，此時也應當主動告訴當事人必須辦理公證，否則不發生法律效力。目前，我國對法定應當公證的事項作出規定的法律法規僅有民事訴訟法和城市房屋拆遷管理條例，其中，民事訴訟法第240條規定在中華人民共和國領域內沒有住所的外國人、無國籍人、外國企業和組織委托中華人民共和國律師或者其他人代理訴訟，從中華人民共和國領域外寄交或者托交的授權委托書，應當經所在國公證機關證明，并經中華人民共和國駐所在國使領館認證，或者履行中華人民共和國與該所在國訂立的有關條約中規定的證明手續后才具有法律效力。國務院頒布的城市房屋拆遷管理條例第14條規定房屋拆遷管理部門代管的房屋需要拆遷的，拆遷補償安置協議必須經公證機關公證，并辦理證據保全。所以碰到上述兩種情況時作為公證員應主動告知。

2.程序上的告知義務

即辦理公證過程中各個環節的具體操作事項。一般分為申請、受理、審查，出具公證書，比如指導當事人怎樣規范填寫申請表，告訴當事人應提交的證據材料。公證機構在審查中認為申請公證的文書內容不完備表達不準確的，應當指導當事人補正或者修改，當事人拒絕補正修改的，應當在工作記錄中注明。有代理人代理申請的，如果是代理遺囑、遺贈、贈與、認領親子、收養關系、解除收養關系、生存狀況、委托、聲明、保證等與公民人身有密切關系的事項應告知應由其本人親自申辦，不能代理申辦。如果是無民事行為能力人或者是限制民事行為能力人申請公證的，應當告訴他應該由他的法定代理人代為辦理。如果是法人申辦公正的，應當告訴他由其法定代表人代表，如果是其他組織申辦應由其主要負責人代表。如果是代理居住在香港、澳門、臺灣地區涉及繼承、財產權益或人身關系等應告知其授權委托書應經過其居住地公證人（機構）證明，如果代理上述事項的當事人是居住在我國國外的，除了履行其居住地公證機構證明外，還應經我國駐所在國使領館認證或國際條約規定的手續方為有效，即雙重認證手續。

（三）履行好上述公證告知義務，筆者認為至少可以起到以下幾方面的作用

1.預防糾紛。除法定公證外，當事人之所以申請公證，目的是尋求能夠給所證事項帶來具有公信力的證明行為，以便自覺履行，公證是一種非訟制度，它的作用就是預防糾紛。其預防糾紛最主要的手段就是將當事人申辦公證以后所享有的權利、所承擔的義務、公證的法律意義和法律后果及注意事項告訴當事人。這一規定貫穿整個公證程序，從受理當事人申請，到送達公證書或拒絕公證，都要告知當事人相關內容，如果告知不充分，公證的預防作用就會大打折扣，而且公證員也是一種失職，作為專職法律工作人員，公證員應當承擔相應的責任。[3]

2.減少執業風險?！豆C程序規則》第二十四條規定：公證人員詢問當事人和有關證人時，應告知其權利、義務、法律責任和注意事項，并制作談話筆錄。談話筆錄的制作既是公證人員了解公證事項的有關真實情況的過程，也是公證人員履行告知義務的過程，了解有關情況的同時必然有相應的告知內容。而要將告知的內容記入筆錄，是因為公證員的主要任務就是保全證據，僅有口頭告知是不足以為證的，記入筆錄，不僅是作為保全證據，而且也是證明公證員已履行了義務，有利于劃清公證員應承擔的責任。[4]

3.提高工作效率。比如一次性告知當事人應提供的證據材料既可以減少當事人的重復后續行為，也為公證機構出具公證書提供方便，同時告知的內容越具體詳細，也可以減少日后當事人對公證內容有懷疑時提起的復查行為或對公證有異議時提起的訴訟行為，大大提高公證效率。

綜上所述，公證告知義務既是公證員的職責要求也是公證員的法定義務，與之相對應的則是當事人的權利，履行好公證的各項義務尤其是告知義務對維護國家利益和當事人的合法權益，增強公證員執業的自律意識、風險意識，樹立公證員良好的社會形象都具有十分重要的意義。履行好公證告知義務能夠確保當事人的合法權益，有利于加強公證員的事業心和責任感，有利于提高公證的質量與效率，有利于提高公證機構在群眾中的聲譽。公證告知義務是整個公證程序的重要組成部分，對于維護公證執業秩序，保證公證員依法執業，樹立公證員良好形象，促進公證事業的健康發展，都具有十分重要作用。作為中國四大法律職業之一的公證職業，正確履行好公證員告知義務，與其他三大法律職業法官、檢察官、律師一起共同為繁榮中國社會主義法制建設作出貢獻。

[ 參 考 文 獻 ]

[1]江曉亮主編.公證員入門[M].北京：法律出版社，2003，7：5.

[2]江偉主編.民事訴訟法[M].北京：北京大學出版社，2003.

[3]劉疆.公證基本原則新論[J].中國公證，2003.

[4]劉疆.公證基本原則新論[J].中國公證，2003.