數字檔案生態鏈信息流轉效率提升策略研究

王方+江彥

摘 要 本文首先簡要介紹了數字檔案生態鏈信息流轉效率，其次對數字檔案信息流轉的主要影響因素進行分析，最后從提升節點信息素質，優化節點組合方式和完善數字化建設三個角度提出了數字檔案生態鏈信息流轉效率的提升策略。

關鍵詞 數字檔案 信息生態鏈 信息流轉 流轉效率

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdkx.2016.11.076

Abstract Firstly， this paper briefly introduces the efficiency of digital archive ecology chain information flow and transformation， and it analysis the influence factors . Finally ，it put forwards the promotion strategy from improving information quality of nodes， optimizing combination form of nodes and enhancing construction level of the digital archives for the efficiency of digital archive ecology chain information flow and transformation.

Keywords digital archive； information ecological chain； information flow and transformation； flow and transformation efficiency

1 數字檔案生態鏈信息流轉效率簡述

數字檔案既是信息技術環境下的一種新型檔案形式，又是傳統載體檔案內容的電子化呈現，具有憑證性、參考性和情報價值。數字檔案生態鏈信息流轉效率是指數字檔案信息流轉的速度、質量及其所產生的增值效益，可較直觀地反映數字檔案信息從數字檔案生產者到數字檔案傳遞者再到數字檔案利用者之間的信息流轉情況，也可間接反映數字檔案館檔案資源管理與利用情況。如果數字檔案信息流轉的速度快、質量高、效益好，則表示信息流轉效率較高。反之，則表示信息流轉效率較低。因此，數字檔案生態鏈信息流轉效率與數字檔案信息價值發揮之間具有密切的聯系。

2 數字檔案生態鏈信息流轉效率的影響因素

數字檔案生態鏈信息流轉效率的影響因素主要有節點信息素質、節點組合方式、檔案館數字化建設情況三個方面。

2.1 生態鏈節點信息素質

節點信息素質是生態鏈中信息人的信息意識、信息能力、信息活動經驗和信譽等多種因素共同影響而形成的一種穩定的內在個性品質。它是信息人獲取識別、加工處理、傳遞創造信息的意識和能力的體現。①數字檔案生態鏈中節點信息素質主要表現為數字檔案館館員和數字檔案信息利用者的信息意識和信息能力。

數字檔案館館員的信息意識越強則對數字檔案信息接收處理的速度越快、效率越高，更能挖掘到有利用價值的數字檔案信息。數字檔案館館員的信息能力主要表現為其對數字檔案信息管理的業務能力以及對現代信息技術設備的應用能力兩個方面。數字檔案信息利用者的信息意識主要表現為其對數字檔案信息反應的靈敏程度、認識程度，其信息能力主要表現為信息獲取和利用能力。數字檔案用戶的素質越高，信息意識和信息能力越強，對數字檔案信息越敏感，信息需求就越迫切，能在第一時間快速、敏捷地捕獲有用的數字檔案信息資源，數字檔案生態鏈的信息流轉效率越高。

2.2 生態鏈節點組合方式

信息生態鏈的節點組合關系是指構成某一具體信息生態鏈的信息人種類、數量及其組合關系。②信息人數量是指鏈中具有相似功能或不同功能的信息主體的總量。鏈中上下游不同功能節點的數量決定鏈的長度，相似功能節點的數量決定鏈的寬度。

數字檔案生態鏈中不同功能的節點數量越多，信息生態鏈越長，信息流轉的環節越多、速度越慢，信息流轉效率越低。數字檔案信息流轉一般要經歷數字檔案生產者、數字檔案館及數字檔案信息利用者三類節點。但對每一種具體的數字檔案生態鏈而言，節點的類型和數量有所不同。一般來說，數字檔案生態鏈節點數増多，信息流轉的中間環節增多，在數字檔案信息轉化的過程中出現信息失真等現象的概率相對就會增大，數字檔案生態鏈信息流轉的質量相對就會下降、速度降低。

信息生態鏈中某一節點具有相似功能的信息主體數量越多，則下游節點接收信息的來源越豐富，上游節點的資源或功能滿足下游節點需求的可能性越大，越能保證鏈的穩定性。如果上游節點數量較少、功能較單一，則上游節點不能提供下游節點需要的信息，信息生態鏈就面臨斷裂的危機，信息流轉就很難完成。

2.3 檔案館數字化建設情況

檔案館數字化建設是指其在數字檔案資源、網絡環境、信息設備、數字化管理系統及數字化服務方式等方面的建設情況及對現代信息技術的應用情況。檔案館數字化建設是數字檔案信息收集、存儲及提供利用的基礎，也是衡量數字檔案館建設情況的重要指標，對數字檔案信息流轉的速度、質量及效益都有重要的影響。

按數字檔案信息來源來分，主要包括三類：館藏檔案數字化、電子檔案及網絡檔案信息資源；按數字檔案資源的內容類型來分，主要包括：人事檔案、文書檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案、聲像檔案、審計檔案等。數字檔案信息資源數量是指數字檔案館收集的數字檔案信息資源的總數量。不同信息用戶對數字檔案信息的需求不同，只有當數字檔案館可供利用的數字檔案類型越豐富、數量越多，才能盡可能多地滿足大部分用戶的信息需求。如果數字檔案館可供利用的數字檔案信息資源類型多、數量少，則可能不能深入地滿足用戶的需求。如果數字檔案館可供利用的數字檔案信息資源類型少，數量多，則可能不能較全面地滿足用戶的需求。如果數字檔案館可供利用的數字檔案信息資源類型少，數量少，則對用戶的需求滿足程度最低。

數字檔案信息是以網絡為存儲載體，其形成、流轉和利用都需要借助互聯網、信息設備、信息系統和信息軟件。用戶要實時通過數字檔案館數據庫獲取數字檔案信息，必須依托良好的網絡環境。因此，網絡的普及率越高、性能越穩定，則數字檔案信息流轉越順暢，用戶獲取數字檔案信息的效率越高。信息設備是提高數字檔案館信息處理效率及用戶信息利用效率的關鍵。信息設備的功能及性能越好，數字檔案信息流轉效率越高。數字檔案信息流轉的各個環節都必須依托信息技術。尤其是在對數字檔案信息流轉的關鍵節點數字檔案館建設的過程中必須依靠數據庫技術、網絡技術、多媒體技術等各種現代技術來存儲和管理海量數字檔案信息資源。在數字檔案信息流轉的過程中，信息技術應用程度越髙，應用面越廣，則數字檔案信息流轉的速度越高、質量越高，信息流轉獲得的經濟效益和社會效益越好。

3 數字檔案生態鏈信息流轉效率的提升策略

數字檔案生態鏈信息流轉效率的提升策略包括以下三點：提升節點信息素質、優化節點組合方式、完善檔案館數字化建設。

3.1 提升節點信息素質

信息主體是構成數字檔案生態鏈的要素，信息主體的信息素質對數字檔案生態鏈信息流轉效率有重要影響。信息人是強化數字檔案信息資源質量管理的主體， 只有不斷提升檔案管理人員的業務水平，才能為檔案信息資源管理奠定基礎。③近幾年我國數字檔案館建設取得了很大進展，各地檔案館也紛紛開始了檔案數字化工作。但是在檔案人才隊伍建設、用戶信息能力培訓方面還存在很多不足。應從以下幾個方面著手提升信息主體的素質：（1）數字檔案館應積極開展培訓班、講座等對數字檔案館員的業務能力、信息技術應用能力進行集中培訓；（2）數字檔案館應組織帶領館員參觀、學習建設較好的數字檔案館，并與其他數字檔案館館員進行交流、探討，學習借鑒對方數字化管理經驗；（3）數字檔案館應對數字檔案用戶開展數字檔案資源檢索、利用能力培訓，并建立和完善數字檔案館使用導航。

3.2 優化節點組合方式

在數字檔案生態鏈中應從以下兩個方面優化節點組合方式：（1）盡量減少鏈中不同功能節點的數量，拓展核心節點的功能生態位。數字檔案館應根據館藏檔案的實際情況，合理選擇將部分檔案數字化業務進行外包。根據檔案信息具有一定的保密性的特點，為了將風險控制在一定的程度之內，檔案信息技術一般采用選擇性外包較好。④這樣既可以提高數字檔案館的工作效率，又能加快數字檔案生態鏈信息流轉效率。過多地將館藏檔案數字化外包，不利于檔案館后續業務的發展，同時會導致數字檔案流轉環節增多，導致數字檔案信息在轉化環節失真，從而降低了數字檔案生態鏈信息流轉質量及流轉速度；（2）盡量增加生態鏈中相似功能節點的數量，保證鏈的功能穩定性。數字檔案館應廣泛收集多種數字檔案信息資源，通過增加數字檔案資源的類型和數量來拓展數字檔案館的功能。數字檔案館應不斷增強檔案管理功能、完善檔案服務功能、強化宣傳功能及深化教育功能。

3.3 完善檔案館數字化建設

檔案館數字化建設的完善程度是其功能和價值發揮的重要標志。數字檔案館應從以下三個方面來完善數字化建設：（1）拓展數字檔案資源來源渠道，增加數字檔案資源的類型和數量。目前，館藏檔案資源的數字化仍是數字檔案信息資源的主要來源。數字檔案館應注重加強電子文件及網絡資源類數字檔案信息的收集。同時，在進一步完善檔案目錄庫的基礎上，建立各種特色的檔案信息全文庫，在資源方面確立特色和優勢；⑤（2）優化數字檔案資源存儲管理數據庫。數字檔案信息資源數量的增長，意味著對數字檔案存儲系統性能的要求越高。數字檔案館的主要功能之一是對海量的數字檔案信息進行長久有效的保存，這也是數字檔案信息資源提供利用的基礎和保障。因此，數字檔案館應購進先進的信息設備，充分運用現代信息技術，對數字檔案信息存儲數據庫和系統進行有效管理；（3）完善數字檔案館門戶網站的功能。數字檔案館門戶網站往往是檔案信息用戶了解數字檔案館及獲取、利用數字檔案信息的入口。門戶網站的功能優越，則用戶獲取信息越及時，信息流轉效率速度越快、效率越高；（4）加強館際共享平臺構建。隨著各地數字檔案館的紛紛建立，數字檔案信息資源的共享程度也越來越高。而數字檔案信息數量的增加使得用戶獲取信息的難度加大。各數字檔案館應建立館際資源共享平臺，幫助用戶更快速、準確地獲取所需求的數字檔案信息。

注釋

① 婁策群.信息生態系統理論及其應用研究[M].北京：中國社會科學出版社，2014：112.

② 婁策群.信息生態系統理論及其應用研究[M].北京：中國社會科學出版社，2014：114.

③ 路小玉.如何加強數字檔案信息資源的質量管理工作[J].黑龍江檔案，2015.2：88.

④ 肖文建，胡敏捷.數字檔案館建設中信息技術外包的潛在風險及防范[J].檔案學通訊，2010.6：50-53.

⑤ 呂元智.數字檔案館核心競爭力研究[J].檔案學通訊，2012.3：68-72.