數字校園環境下高校檔案信息資源整合的思考

劉坤

（山西財經大學檔案館 太原 030006）

數字校園環境下高校檔案信息資源整合的思考

劉坤

（山西財經大學檔案館 太原 030006）

檔案信息資源整合是數字校園環境下檔案信息化建設的必然發展趨勢，文章針對高校檔案信息資源整合過程中存在的問題進行了深入分析研究，提出了實現檔案信息資源有效整合的對策和建議。

數字校園 高校 檔案信息資源 整合

隨著《國家中長期教育改革和發展規劃綱要（2010-2020年）》、《教育信息化十年發展規劃（2011-2020年）》及《中國數字教育2020行動計劃》等的推進實施，特別是數字化校園的提出，給高等教育事業教學、科研、管理等各個方面帶來了全面深刻的影響，也為高校檔案信息化提供了新的發展契機。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的核心內容。在數字校園環境下，檔案信息資源整合是檔案信息共享的基礎，是高校檔案信息資源建設的關鍵環節，是一項復雜的系統工程，涉及到管理、技術等多方面因素，對其進行認真研究具有重要的現實意義。

一、高校檔案信息資源建設現狀及檔案信息資源整合的必要性

1.高校數字校園建設總體發展狀況。我國高校大規模的信息化建設起步于20世紀90年代，而數字校園概念的提出極大地促進了高校信息化建設的發展。數字校園的建設包括校園網絡基礎設施、環境的建設和校園信息管理系統的建設。盡管目前高校數字校園建設發展不平衡，建設狀況和應用效果還有較大差異，但我國各高校已經普遍開始實施數字化校園建設，基本都已建立了自己的校園網，校園網通訊設施較為完善，能夠實現互聯網的接入和基礎網絡服務應用，建立了涵蓋辦公自動化、教務管理、學生管理、網絡教學、數字圖書館、校園“一卡通”、科研、財務等多種業務的綜合應用管理平臺和綜合信息門戶系統，覆蓋了學校的各個業務環節。信息化應用為各高校開展教學、科研、管理和服務工作提供了便捷、高效的信息化支持，已經成為高校日常工作不可或缺的重要組成部分。

2.高校檔案信息資源建設現狀。高校檔案管理工作的主要目的就是開發檔案信息資源，為高校的教學、科研、黨政管理及社會公眾提供利用服務。在數字校園環境下，檔案信息資源建設主要內容包括館藏紙質檔案的數字化和電子文件、數據的采集和接收。目前，大部分高校已經自行開發或購買軟件，建立了檔案信息管理系統，目錄級、專題或檔案全文數據庫和檔案網站，實現了檔案數字化存儲、網絡化查詢等，高校檔案從手工、封閉的管理模式逐步向自動化、網絡化發展。但是我國高校檔案信息資源建設還存在以下特點。一是檔案信息資源建設整體程度偏低，與高校數字校園建設及社會需求相比，還存在較大差距，信息化工作依然任重而道遠。二是檔案信息化建設在高校之間的發展也很不平衡。以上海交通大學、重慶大學等為代表的部分高校已經建立了技術先進的數字檔案館，但還有為數眾多的高校檔案信息化還停留在目錄級階段，檔案資源數字化程度很低，信息資源開發利用不足。三是檔案信息資源的深度挖掘和利用欠缺，檔案信息資源建設質量和提供個性化服務的能力有待進一步提高。

3.高校檔案信息資源整合的必要性。隨著數字化校園建設的不斷推進，目前幾乎所有高校都已經積累了大量原始的基礎數據，數字化校園形成的信息資源包括多媒體教學資源、科研信息、學生信息、管理信息、數字化圖書館等涉及教學、科研、管理等各方面的信息資源數據庫，高校進行教務學籍管理、教學評定、網絡教育、行政辦公、后勤管理等相關日常業務的處理都需要基于這些基礎數據開展。這些豐富的數字資源是檔案信息的重要來源，數字檔案信息資源已經日益成為高校檔案信息資源的主體。但是，由學校各部門形成的數字信息資源在信息系統之間的數據交換還存在障礙，需要進行整合以后才能進一步鑒別其歸檔價值進行統一管理，進而為用戶提供一站式的數字檔案信息服務，滿足用戶全方位、多渠道的信息需求。為此，在數字校園環境下，有效整合和利用數字檔案信息資源，實現數字檔案信息資源的共享是高校檔案信息資源建設的當務之急。

二、檔案信息資源整合中存在的問題

數字校園建設給高校檔案工作帶來發展機遇的同時也帶來了新的挑戰，不同應用系統形成了大量異構、分散的電子文件和數字資源，這些數字信息是檔案信息的重要來源，但是由于技術、管理等多方面的原因，對這些檔案信息資源的整合、開發和利用還存在諸多困難。主要表現在以下幾個方面。

一是各個職能管理部門應用的管理信息系統大都是由各部門自行建設實施，系統各自為政，數據也沒有統一的標準和規范，導致部門間數據交換不暢，形成了信息孤島。各業務系統和檔案信息管理系統之間跨部門的應用以及數據交換難以實現，信息資源共享度低，各業務部門形成檔案信息資源無法直接進行利用和開發。

二是檔案數字化過程中存在著較為嚴重的重復開發和資源浪費現象。一方面是學校教學、科研、行政管理過程中不斷形成的大量電子文件和數字檔案資源無法直接歸檔利用，不能實現增量檔案的電子化管理；另一方面是檔案館仍需花費大量人、財、物力和時間對新增傳統載體檔案進行數字化，造成重復開發和資源浪費。

三是多部門、跨系統應用無法協同，影響檔案信息用戶體驗。不同應用系統采用不同軟件平臺，各應用系統之間缺乏統一規劃下的應用訪問接口，無法直接跨系統訪問資源和對接功能。用戶查找相關的檔案信息資源，常常需要分別登錄訪問不同的應用系統。如：查找科研檔案信息可能需要訪問檔案信息系統、科研信息系統；查找學籍檔案信息需要分別登錄教務信息系統、檔案信息系統等。面對繁雜的應用系統，用戶查找困難，利用不便，降低了檔案信息資源的利用效率。

三、高校檔案信息資源整合對策

檔案信息資源整合是根據用戶的需求，結合檔案信息資源的特點，利用先進的技術，按照一定的原則、規范及標準，實現一定范圍內檔案信息資源的集成和優化，并組織成一個集關聯性、動態性和實用性于一體的有機整體[1]。對高校檔案信息資源進行系統、全面的整合，才能夠消除信息孤島，合理配置資源，有效地推進高校檔案信息化步伐，為師生和社會民眾提供更方便、快捷的一站式服務，滿足檔案信息用戶需求，真正實現檔案信息資源的價值。

1.檔案信息化建設要納入數字化校園建設整體規劃。檔案信息化建設是“數字化校園”建設的重要組成部分，應根據檔案業務流程、部門之間數據交換的實際分析以及資源整合的功能需求，提出檔案信息化建設和升級改造的具體方案，并將其納入學校數字化校園建設整體規劃，統一部署，實現數字檔案館建設與數字校園建設同步進行，推進檔案信息系統與校園網各業務系統互聯共融，以確保檔案信息的齊全完整和高效開發。

2．數字校園建設要采用統一的信息建設標準。技術與標準是制約檔案信息資源整合的重要“瓶頸”。實現檔案信息資源整合，首先要解決好檔案信息資源整合的技術問題。檔案信息資源整合必須建立在信息系統標準、數據內容標準、數據結構標準、數據值標準等各項標準的基礎之上[2]。

數字校園建設要采用統一的信息建設標準，一是在數字校園建設的頂層設計、平臺建設和應用系統設計過程中要重視信息標準建設，要基于國標及《文書類電子元數據方案》、《電子文件歸檔與管理規范》等國家已經頒布實施的電子文件相關技術標準和規范，建立全校統一的信息編碼、數據采集和應用系統開發建設規范，采用統一的數據交換解決方案實現各部門、各環節之間的信息協同和數據共享，以便于后續的資源整合和系統集成；二是應在數字校園數據平臺上建設電子文檔數據中心集中管理校園網內形成的各類電子文件和文檔資料，實現電子文件和數字檔案資源從形成、收集、移交、歸檔到存儲、利用的全過程管理，為數字校園環境下增量檔案電子化管理創造技術條件。

3.檔案信息資源整合要以服務為先。高校檔案信息資源整合的目的是為了充分發揮檔案信息資源的價值，使其更好地為師生和社會民眾服務。所以在檔案信息資源整合的過程中，必須充分考慮到檔案信息用戶的需求，做到以人為本，以服務為先。在信息時代，檔案信息用戶需求的特點是：個性化、多元化、精準化、即時化。用戶希望能夠在海量的信息資源中快速、便捷、高效地獲取有用信息，并能對其進行深層次的分析加工和處理。因此在檔案信息資源整合過程中要注意做到以下幾點。

（1）整合必須面向需求、面向用戶，整合的重心從豐富館藏轉變為增強檔案信息的公共服務能力[3]。以面向用戶提供個性化的定制服務為目標科學整合檔案資源，提升信息資源利用與信息服務的效率和質量。例如，可以優先重點整合利用率較高的學生學籍檔案及教職工科研、職稱評聘等相關檔案資源。

（2）依托資源整合，建立檔案全文數據庫、專題數據庫和特色數據庫。數字校園建設使檔案信息載體不斷向電子化、網絡化的發展，高校檔案部門要抓住這一機遇，積極參與學校數據中心建設，充分利用數據共享平臺，建設優質的檔案全文數據庫、專題數據庫和特色數據庫，加大編研力度，這樣既保證了檔案數字化的經濟性和有效性，又有助于深度開發檔案資源，更好地提供檔案增值服務[4]。

（3）利用互聯網+、無線移動終端等新技術，創新檔案管理和服務模式，為用戶提供交互式的即時在線服務。移動互聯網具有高效、便捷、快速傳播的特點，通過建立檔案網站、校園APP、微信公眾號等方式,可以集成各種資源,建立統一的身份認證和資源訪問檢索路徑，為用戶提供在線檔案信息查詢、檢索、利用和推送服務。與館內服務相比，“互聯網+”模式打破了傳統檔案服務的時空局限性，用戶能夠隨時、隨地通過電腦、移動終端等獲取自己感興趣的信息。配合大數據、云計算的技術，檔案部門還能通過調用數據的深入挖掘和分析，更智能化地發現教師和學生的潛在需求，進一步整合資源，實現更加精細化、個性化的服務[5]。

數字校園建設對檔案信息化的發展既是機遇也是挑戰，檔案信息資源整合是數字校園環境下檔案信息化建設的必然發展趨勢，整合過程中也會面臨一些問題，如新的管理服務模式帶來的思想觀念沖擊；由網絡環境的開放性造成的檔案資源整合和服務過程的安全問題；應對現代網絡信息技術環境的檔案人才隊伍建設問題等，需要進一步的探討和解決。檔案信息資源整合不能急于求成、盲目跟風，廣大高校檔案工作者要不斷更新檔案服務理念，主動學習新技術，注意防范整合過程中的各種風險，不斷探索與創新，采取切實有效的策略科學推進檔案信息資源建設工作。

[1]吳建華，方燕平.檔案網站信息資源及其整合概念的界定—“檔案網站信息資源普查與整合研究”系列論文之一[J].檔案學通訊, 2009（5）：52-55.

[2]鄭燕華.Web3.0環境下檔案信息資源整合的挑戰與對策[J].農業圖書情報學刊,2013,25（1）:43-45.

[3]趙愛國.試論檔案信息資源整合與檔案館館藏建設[J].檔案學通訊,2006（6）:33-36.

[4]朱玉清.關于高校檔案館參與數字校園建設的思考[J].北京檔案, 2010（11）:32-33.

[5]吳旻瑜，劉歡，任友群.“互聯網+”校園：高校智慧校園建設的新階段[J].遠程教育雜志,2015（4）:8-13.

G270.7

A

2017-04-19

劉坤，山西財經大學檔案館館員，管理學碩士，主要研究方向：管理信息系統。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.17