醫院檔案工作人員績效考核體系的建立

覃巧裕

（右江民族醫學院附屬醫院 百色 533000）

醫院檔案工作人員績效考核體系的建立

覃巧裕

（右江民族醫學院附屬醫院 百色 533000）

通過具體指標對檔案工作人員進行考核，不但能提高我院檔案工作人員的工作效率、工作積極性與創造性，還能充分體現檔案人員的工作技能和工作價值，建立完善的績效評估體系，對我院科學的檔案管理水平有重要意義。

醫院檔案 績效考核 體系建立

隨著社會進步與發展，各行各業都以不同形式開展績效考核。醫院近年來也開始全面實行績效考核制度，臨床一線與醫技科室工作人員的績效考核有明確的考核標準和指標，如門診量、入院人數、出院人數、手術量等等，既能很好的體現工作量，又能產生較好的經濟效益。然而檔案人員的工作零碎煩瑣，經濟效益難以估算，考核指標不明確，考核方式單一，無法體現檔案人員的工作價值。

一、建立醫院檔案工作人員績效體系意義和必要性

績效考核是人力資源管理的重要職能，其重要性和必然性也越來越受重視，檔案人員也不例外。檔案人員專業化發展是必然趨勢，目前對檔案人員考核的定位、內容存在不合理、不健全、獎懲不明、缺乏激勵效能的問題。檔案部門的主要任務是檔案材料的收集、整理、歸檔和利用。醫院檔案承載著醫院的科研、教學、榮譽等歷史鑒證的原始資料，檔案管理的根本在于檔案的利用，工作的最基本要求是保護檔案資料的完整性與真實性。要確保有參考價值的文件保存完好以備利用，就要求人力資源管理部門制定績效考核指標時有的放矢，形成量化考核[1]。

對檔案人員的工作績效進行科學管理，主要目的是為更好地調動檔案人員工作的積極性和創造性，充分發揮檔案人員的能動性，促進檔案工作不斷進步的重要手段。長期以來，檔案人員工作績效考核主要是定性考核，難以進行合理而準確的定量考核[2]。這樣不但能提高醫院人力資源管理水平，還減少了人財物的投入，明確檔案人員績效考核目標，促進檔案工作人員的工作技能和工作效率，提高檔案工作人員的積極性，為醫院臨床一線提供有效的服務，提高患者滿意度。所以，對檔案人員工作的績效考核進行準確的、有效的定量考核。

二、檔案工作人員績效考核的現狀分析與評價

我國檔案行業目前在一定程度上實行了考核。2004年上海首先實行檔案專業技術人員執業資格考試，規定檔案人員經過考試取得檔案專業技術人員職業資格后每三年登記一次，從而打破了檔案專業技術資格終身制?？己藘热葜饕袑I工作經歷、教育情況、專業學術研究活動、社會服務、學術寫作與編輯出版等五個方面，最終達到從業人員有責任發展和完善自己的學術能力的目的[3]。

近幾年，我國檔案事業蓬勃發展，逐漸走向專業化與信息化，檔案信息對促進各行各業的發展起著越來越重要的作用。因此，對檔案人員的素質要求越來越高，不僅是檔案知識的不斷提高，考核形式也多種多樣，但大多只流于形式，未能正式開展或因各種原因無法實施，也未能形成定量考核。廣西地處西部，各方面都還處在相對落后的階段，目前對檔案人員的績效考核工作多數還處于比較原始的狀態，吃大鍋飯，獎懲不明，缺乏激勵，嚴重地影響檔案事業發展的進程。

三、建立醫院檔案工作人員績效體系的具體考核內容和指標

1.辦公自動化系統建立檔案網絡咨詢服務平臺。醫院職工需要查詢相關文件資料信息，可通過平臺申請，檔案接收到申請后直接回復給個人。查檔及時又快速，大大地提高了工作效率和服務效果。同時開展滿意度調查活動，對檔案人員的工作進行滿意度調查，分為滿意與不滿意兩個選項，及時得到服務對象對工作人員工作的客觀評價，使我們的考核工作更客觀、公正，有說服力。此項占年度考核20%的得分。

2.檔案人員績效考核指標具體進行量化考核（所有指標均以年度計算）：（1）從業務能力方面（占年度考核30%的得分）：①檔案歸檔出錯次數和比率；②檔案信息出錯次數；③檔案歸檔拖延的時間及次數；④檔案歸檔時所需時間）；（2）從員工關系方面考核的指標有（占年度考核30%的得分）：①解決問題的比率和時間；②查檔人員抱怨的人次；③檔案查詢率；（3）從檔案庫房的維護方面考核（占年度考核30%的得分）：①庫房的溫濕度平均值；②檢查檔案受損情況的間隔時間；③庫房房門未鎖次數。為績效考核客觀、公正、公開的考核標準提供有利依據。

3.通過考核建立反饋機制。運用MicrosoftExcel的計算、統計功能對考核數據的整理，從而轉化為考核結果。匯總最終考核結果，評出優秀（90分以上者）、合格（60分以上者）、不合格（60分以下者）三個等次。人力資源管理部門通過考核結果，如實反饋給檔案工作人員，公示考核結果，獎懲分明；對考核結果較好的人員在精神或物質上給予相應獎勵；對考核結果不理想的人員進行批評教育，幫助其改進。

四、建立醫院檔案工作人員績效考核體系難度分析

1.醫院領導對檔案管理不夠重視。我院是一所大型的現代化三級甲等綜合醫院，以醫療、教學、科研為中心，醫院領導重視科學管理，加強醫療人才引進和培養，注重醫院內涵建設，對檔案管理方面重視程度不夠。醫院行政部門的中層領導大多數是從臨床一線提拔上來的，在臨床工作經驗上是一把手，但在行政管理工作上還是屬于摸索階段，對檔案管理意識模糊，未能認識到檔案管理在醫院管理中的作用。最終以忽視或放任的態度對待，使檔案工人員對檔案工作失去進取心與責任心，產生檔案工作可有可無的懶怠情緒。

2.醫院缺乏專業專職檔案管理人員。醫院檔案工作人員多數是從臨床一線退下來的醫務工作者，從未接受過檔案相關培訓與學習，對檔案專業知識未進行系統學習，對檔案工作一知半解，對檔案管理不系統、不全面。醫院檔案包含文書檔案、病案管理檔案、科研檔案、教學檔案、人事檔案及財務檔案等。這些檔案都分別由各自管轄的部門管理，未能形成統一的管理部門，不利于檔案的管理與利用。同時也缺乏檔案專職人員，醫院檔案工作人員同時兼職其他工作，未能把全部工作精力放到檔案工作上來，工作職責不明確，對檔案管理往往存在滯后性。

3.績效考核定量指標數據收集難度大。醫院檔案管理工作只重在收集，而沒有真正開發與利用，工作時常處于被動狀態。檔案工作總是排在其他工作之后，只有在完成其他工作以后才會考慮完善檔案工作。檔案工作存在嚴重的滯后性，許多重要檔案未能第一時間歸檔，查閱與利用時困難重重。由于檔案工作人員是兼職，并且不是專業檔案管理員，對檔案績效考核數據的收集不及時、不準確，未能真實的反映檔案工作情況，從而很難使績效考核工作持續有效地進行。

五、醫院檔案工作人員績效考核體系工作開展對策

1.加強領導對檔案管理的意識。讓領導正確認識檔案管理對醫院民展的重要性，建立健全檔案管理制度，制度編制成冊，要求檔案工作人員熟讀牢記。成立專業的檔案管理委員會，實行領導責任制，設置檔案管理機構，明確管理職責，設置管理責任人，將檔案管理工作落實到個人。實施檔案工作人員績效管理，層層監控把關。為檔案績效考核體系的建立與實行營造良好的氛圍。

2.全面提高檔案工作人員素質。首先，引進檔案專業復合型人才，同時培養有豐富檔案工作經驗的人才，做好人才儲備工作；其次，組織檔案人員參加各級檔案業務培訓學習，與同業人員交流與學習，分享檔案管理經驗，提升業務能力；再次，檔案工作人員根據理論和實踐相結合，形成自己的工作方式方法，并以論文等形式在期刊上公開發表，提升科研能力，并能從工作中獲得成就感，檔案工作由被動變主動，充分發揮主觀能動性。

3.加速醫院檔案信息化管理的進度。首先，良好的軟、硬件設施是檔案工作人員績效考核體系建立與實施的必要條件。采用良好的檔案管理信息系統，系統中自帶統計功能，可以有效地進行定量指標的采集，指標更準確，考核效果更切合工作實際；其次，運用Microsoft Excel的計算、統計功能對考核數據進行整理、分析，極大地減小了工作人員對定量指標數據采集的難度，而且能較好地保存原始數據，從而更好地進行數據的比對，能更好地真實反映工作效率與工作重點，進而更好的改善和提高工作質量，為醫院不斷發展壯大添磚加瓦，提高醫院的管理水平，為醫院檔案信息化管理奠定堅實的基礎。

[1]于娟.淺談績效考核在檔案管理工作的作用[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2010（11）.

[2]曾文玲.論對檔案人員工作績效的量化考核[J].機電兵船，2015（4）.

[3]劉淑云.檔案人員專業化趨勢與績效考核習系統研究[J].檔案通訊，2007（1）.

G271.6

A

2017-03-20

百色市科技局項目（百科計20161414）。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.15.20

★作者覃巧裕為右江民族醫學院附屬醫院檔案館員，研究方向為檔案管理。