如何運用信息化管理提高社區衛生服務中心行政辦公室工作效率和水平

胡俏君+陳林波

摘要：社區衛生服務中心行政辦公室是一個綜合管理部門，它的工作水平的高低決定了中心各部門以及對外各種事物推進和開展的順利與否。信息化管理是以信息化實現管理現代化的過程，可以通過"一把手原則"和"中心行政辦公室人員必備素質"來提高中心行政辦公室工作效率和水平有兩個途徑。

關鍵詞：行政辦公；信息化；一把手原則；素質

社區衛生服務中心行政辦公室是一個綜合管理部門，有決策的參謀作用，對上對下的服務作用，還要負責機要和保密工作。中心行政辦公室是決策的參謀部，承擔著為中心領導收集信息，傳遞信息和提供咨詢意見的重要任務，中心行政辦公室工作水平的高低決定了中心各部門以及對外各種事物推進和開展的順利與否。而信息化就是提高中心行政辦公室工作效率和水平的重中之重了。

信息化是以現代通信、網絡、數據庫技術為基礎，對所研究對象各要素匯總至數據庫，供特定人群生活、工作、學習、輔助決策等和人類息息相關的各種行為相結合的一種技術。信息化是信息化管理的基礎。信息化管理是以信息化實現管理現代化的過程，它是將現代信息技術與先進的管理理念相融合，轉變組織的生產方式、經營方式、業務流程、傳統管理方式和組織方式，重新整合資源，提高效率和水平。

那么如何運用信息化管理來提高中心行政辦公室工作效率和水平呢？我認為要運用信息化管理來提高中心行政辦公室工作效率和水平有兩個途徑。

1 "一把手原則"

"一把手原則"是指在主管領導的支持和協調下，組織業務人員與技術人員合作共同完成信息化工作。"一把手原則"是中心行政辦公室工作信息化管理落實執行成功得重要保障，其原因如下。

1.1中心行政辦公室的信息化管理不僅僅是技術項目，它涉及到各個層面，特別是和戰略發展和重大決策緊密相聯。而戰略和決策正好與領導（一把手）緊密相關。

1.2"一把手"的觀念相對超前，能夠把新觀念引入到信息化管理當中，"一把手"意識強，會加快信息化進程。由于主要領導能夠經常接觸新事物、新觀念，因此，他們的視野相對寬一些，"一把手"一般是率先將信息化引入到組織的人，由"一把手"把信息化的理念和具體實施貫徹始終，有助于信息化的順利實施。

1.3"一把手"親自抓能夠保證所需資金、人力的及時調配，確保信息化實施的質量和速度。資金和人才不足常常是實施信息化的最大障礙，沒有一定的資金支持和相應的人才保障，信息化就是空談。

1.4"一把手"親自抓有利于信息化理念的推廣，得到每位員工的認同。"一把手"對信息化建設的關注，會給單位的員工以表率作用，對信息化人才的重視也會起到一個導向作用，從而使員工潛意識加大對信息化的興趣，注意提高自身信息化技能。這種傾向也會使得信息化觀念在單位中比較普遍地被接受，培訓工作易于進行。同時，一些難題和阻力相對要少一些。

1.5信息化本身會讓"一把手"更高效地管理單位，也是實際工作的需要。持這種觀點的專家不在少數，因為信息化的實際效果之一是使管理更為規范，領導在辦公室內或遠在異地都可以通過網絡了解單位的情況，增強對整體的控制力，而且決策的成功率高，有助于"一把手"科學決策，樹立威信。所以，"一把手"抓信息化也是實際工作的需要。

2 中心行政辦公室人員必備素質

信息化水平如何以及信息化管理質量優劣，直接取決于中心行政辦公室人員。因此中心行政辦公室人員的整體素質，是做好信息化工作的決定因素。我認為中心行政辦公室人員應具備以下素質

2.1與時俱進的現代意識 21世紀，是個嶄新的世界，是知識與技能飛速發展的時代，隨著網絡和信息化的不斷發展，物理空間進一步縮短，辦公室的文件傳送、會議活動的安排、文件的處理、通知的傳達都可以通過互聯網在瞬間完成。辦公室工作的高度智能，將使文山會海成為歷史，也把辦公室工作人員從繁重的材料堆中解放出來，提高了工作效率，減輕了工作強度。隨著政府上網和各單位OA辦公系統的啟動，網上共享信息、網上辦公已經成為現代辦公系統的主流。

2.2準確的判斷能力、應變能力，具有信息意識 當今時代是一個信息時代，增強信息意識是中心行政辦公室工作人員提高工作效率的重要保證，每天接觸的大量的公文、請示、報告含有中有大量信息，辦公室工作人員應歸類在對這些材料進行收集、歸類、處理過程中將各種信息進行嚴格的取舍，把最有用的信息提供給領導。這就要求必須具備敏銳的洞察力和社會科學知識，而且也包括對單位現狀和前景的深入了解和全面研究。

2.3較高的文字水平和較強的組織能力 中心行政辦公室工作人員要從事大量的文字處理工作、修改和草擬文稿，因此必須具備扎實的文字功底，熟練掌握各類公文的特點、寫作要求和語言表達技巧，并注意收集資料，不斷提高寫作水平；根據辦公室的職責，要組織各類活動，面對繁雜瑣碎的大量事務性工作，應自我強化工作意識，加快工作節奏，提高工作效率，冷靜處理各項事務，力求快速、周全、準確、適度，避免疏漏和差錯。

2.4團結協作精神和廣泛的社交能力 社會的發展更加強化了人們相互依賴、相互協作的社會關系，社會分工越來越細，經濟、社會交往的范圍越來越大，信息獲取、經濟活動、日常生活等都離不開與他人的交往，特別要求中心行政辦公室工作人員要注意建立良好的人際關系網絡，雖然辦理公務、聯系事務要"公事公辦"，但提高社交能力可以幫助你選取捷徑，克服阻力，提高辦事效率。

2.5良好的心理素質和創新能力 創新是單位發展的關鍵，以現代化的辦公設備和軟件管理文件、資料，會使行政辦公室工作的效率不斷提高、方法不斷出新。人是否具有創新意識、創新能力，是決定中心能否實現理念創新、科技創新和管理創新的前提。中心行政辦公室工作人員要時刻保持求新創新的精神狀態，在固有的模式中出新招、創新意，將繁瑣的工作程序簡化，加快辦公自動化的步伐，以良好的心理素質應對高效的工作所帶來的壓力。

在"十三五"期間，辦公室信息化發展大趨勢可以總結為深度融合、普惠包容、重視安全、活躍創新、促進轉型。深度融合就是信息技術的泛在化支持信息化與經濟社會各領域融合發展，網絡空間成為新型發展模式的新基礎設施；普惠包容就是信息技術的移動化支持信息化，應用的廣泛普及，惠及居民患者；重視安全就是網絡空間安全提升至新的安全高度；活躍創新就講信息技術發展到一個創新活躍期，互聯網成為創新最活躍的領域，是發展創新驅動的重要抓手；促進轉型就是信息化仍然是推動辦公室工作轉型的重要力量。

只要我們以提高辦公室工作效率和水平為重點，以信息化為抓手，以"一把手原則"為手段，以"辦公室人員必備素質"為載體。就一定可以充分發揮辦公室職能作用，真正服務于醫院、服務于患者、服務于社會。

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編輯/周蕓霏