公證處實踐中遇到的問題探究

白茸

摘要 我國的公證制度尚在發展階段，雖然近年來隨著法治國家的建設，我國的公證制度也在不斷完善，但與許多發達國家，諸如日本、荷蘭等國相比還略有不足，需要進一步完善，本文以一個公證員的視角，探討公證處在實踐遇到的較為現實與迫切的四大問題，并且簡要探討了這些問題的解決策略。

關鍵詞 公證處 新舊交替 信息保護 實質審查 編制定位

中圖分類號；D926.6 文獻標識碼：A DOI：10.19387/j.cnki.1009-0592.2016.12.311

一、公證處公證員新舊交替問題

首先，自從我國的司法考試將法官、檢察官、律師、公證員的資格考試結合在一次考試中以后，要想取得公證員的資格，需要先通過國家司法考試，2010年以后，司法考試難度逐漸增加，通過率維持在10%左右，2017年司考改革，司考難度還會加大，通過率還會繼續降低，這讓很多想要從事公證員工作的人望而卻步。其次，司法考試難度的增加，讓許多預計通過司法考試的考生，以法官、檢察官、律師作為目標，而在社會大眾認知里不處于中心位置的公證員，則鮮有人考慮。這給公證處的新舊交替帶來了新舊換代斷層的問題，以大同市御誠公證處為例，公證員普遍年齡偏大，不利于給公證處的日常工作帶來活力，最重要的是，越來越多的工作需要通過電腦和網絡來處理，—些年齡偏大的公證員習慣了過去的舊式辦公方式，對于新的信息化辦公，無法迅速的適應，新鮮血液的缺乏，讓公證處推廣先進高效的信息化辦公難以得到迅速有效的傳播。還容易在信息化辦公中出現各種難以預計的失誤和麻煩。

為了解決這一問題，首先，可以效仿法院檢察院系統所采取的辦法，這種方法在法院檢察院系統使用效果已經得到很好的驗證，鼓勵已經進入公證處工作但未通過司法考試的年輕在職人員的已在編人員通過國家司法考試，建立相應的鼓勵機制，如為己在編未通過司法考試的法官檢察官以準備司法考試為前提提供一定的假期，使其擁有相對充足的學習時間，因為司法考試通過需要相當一部分時間來準備，或者對通過司法考試的人員提供物質獎勵，通過此鼓勵機制來提高其通過司考的積極性。增加面向內部人員的司考培訓課程，可以起到監督和督促的作用，和獎勵機制雙管齊下，起到更好的效果。其次，對于年齡偏大的公證員，可以進行電子辦公的培訓，短期內幫助他們迅速提升電子辦公的能力。

二、公證中個人信息保護問題

自從上世紀六十年代初提出“信息化”這個詞以后，人們逐漸迎來了信息化社會。中國自上世紀九十年代進入市場經濟階段，信息化速度逐步加快，不僅在經濟領域信息化大量普及，私人家庭中、政府企事業單位也開始推廣和提倡信息化辦公。信息化是一把雙刃劍，關于個人信息保護的問題也隨之浮出水面。公證中涉及許多當事人的個人信息。目前公證實踐中的個人信息處理，筆者所在的大同市御誠公證處目前采取網絡辦公和卷宗整理的方法，網絡辦公時將辦理公證的當事人的信息錄入單位的局域網中，這樣可以杜絕個人信息的泄露，同時，使用局域網絡可以防止當事人的個人信息流入到因特網，錄入單位局域網信息系統的信息由專人負責管理。卷宗是另一種留存個人信息的方法，當事人和公證處各保存一份作為辦理公證的憑證，卷宗只有公證員可以查閱，雖然這種辦法十分傳統，但由于公證處公中年齡偏大的公證員較為適應這種傳統的辦公方式，因此卷宗整理的信息保存方式在一段時間內還難以被徹底取代。

辦理公證所要求當事人提交的各種證明文件，部分需要整理成卷宗以保存，部分則成為不被需要的廢紙，公證員需做到為當事人保守個人信息的秘密，這一義務在《公證程序規則》和《公證員職業道德基本準則》均有所體現。要防止卷宗不需要保存所產生的各種廢紙的秘密被泄露，近些年經常發生的許多電信詐騙就是借由當事人泄露的個人信息來進行犯罪的，因此公證處在處理有個人信息的材料時，可以對不同內容的材料進行分別具體處理，最好不再利用，最簡單易操作的手段是撕毀這些材料，最好可以在公證處配備碎紙機，碎紙機在公證處這樣大量處理公民個人信息的地方應當在公證處的每個辦公室都配備，比如遺囑稿、遺囑公證書稿等；證照類的復印件可以在內容上用例如黑色筆跡遮蓋，使其喪失原本的文件意義，防止有心人再利用，公證處作為窗口單位，人員流動性十分大，公證員并不能時刻監控各種人員；其他不需要處理的材料必須是既不會給公證處、也不會給當事人帶來麻煩的廢紙才可繼續利用。

三、公證中實質審查的可操作性問題

公證員在辦理公證中，經常需要審核當事人所提交的各種證明文件，新中國建立以來，國家并未明確規定公證審查原則，但真實、合法一直是我國公證的核心原則，但這一原則又過于籠統和模糊，理論上，公證書作為效力極其高的國家公文書，法院通常都是默認公證書合法有效的前提下進行審判活動，從這個角度上看，公證應該做到實質審查。但實踐中，公證員辦理公證很難做到實質審查，以遺囑公證為例，申辦遺囑公證，應向公證處提供如下證明材料：一是能夠證明立遺囑人身份的身份證明材料。例如居民身份證、戶口本等。二是遺囑中所處分的財產的財產所有權的相關證明材料。如房屋產權證書、當事人的銀行存折等。三是書寫遺囑的草稿也是必不可少的。如果遇到一些年紀比較大的當事人不會書寫遺囑，或自己來書寫實在有困難，可以在公證員面前口述，請公證員代書。而辦理這樣的公證，通常是由一名公證員來辦理的，除非需要公證員代書遺囑或者到當事人家里辦理公證。由一名公證員以實質審查的方式來審查這些證明材料，在實踐中是難以貫徹執行的，可操作空間十分有限，加之公證處往往資源有限，很多時候公證員只看證明材料的真偽，即以形式審查為主，因此一些利用虛假證明文件辦理公證的當事人也能因高超的造假技術而逃過公證員的審查，導致公證員自身也受到追究問責。

為防止這種情況發生，可以建議當事人在提供證明材料的時候，附上責任保證書，如果提供虛假證明材料則會受到追究，從源頭將虛假證明材料剔除，減輕公證員工作壓力，也可以提高公證員辦事效率，為公證處節省資源。

四、公證員的編制定位問題

目前，筆者所在的大同市御誠公證處的公證員屬于事業編制。2014年起，為了積極穩妥推進公證體制改革，山西省也逐步推廣公證員事業編制化，條件成熟的行政體制公證處改制為事業體制。根據現實操作積累的經驗，行政編制的公證員可以保留公務員身份、待遇，繼續從事公證工作。2014年以前推行的行政體制公證處作為設立在司法局內部的一個部門，其管理體制和運行機制存在漏洞。長久以來公證員都是被劃為公務員一類的。因為過去是公務員身份。新的公證法出臺以后，公證員就變成了和律師一樣的職業性質。受聘于公證處，有事業編制，屬于事業編人員，不過資金是完全自收自支的。在行政編制向事業編制轉化的過程中，十分容易出現公證員新舊銜接不上的問題，應當充分尊重公證員的個人意愿，不同的人員采取不同的方法和措施，防止一刀切的情況出現，新老人區分情況，妥善處理，平穩過度為宜，對還將繼續在改制后的公證處進行工作的行政編制的公證員，通過自然減員、過渡方式來逐步消化，循序漸進，不采取“大躍進”式的揠苗助長的方式。與此相配套的舉措是，對還非行政編制的公證員和通過司法考試選聘到公證處的人員可以適用于改制后的非行政編制，使選才用才的渠道暢通，通過公開招錄、自主聘用等方式吸引通過司法考試的高素質人員進入公證隊伍，為公證員隊伍注入活力。

五、結語

目前我國的實際國情顯示出部分社會矛盾越發尖銳，成為了我國發展道路上的絆腳石，并且還導致了訴訟糾紛不斷的涌現、浮出水面，這不僅十分影響社會穩定和國家長治久安，并且使得本來就不夠充足的法律資源更加緊張。

因此，重視公證的社會價值，用好“提前介入”這一社會治理手段，是促進國家完善司法體系、形成法律秩序、保持社穩定的重要途徑之一，可以在一定程度上預防和減少社會糾紛的發生，降低因此而增加的社會成本。我國在2005年頒布的公證法是我國公證事業發展的一個重大的進步，將對公證事業的管理提升到了國家法律的層面上來，但與許多發達國家相比，諸如日本、荷蘭等國，我國的公證制度還處于起步階段，還有許多需要完善的方面。