金蝶K3中不同銷售退貨業務的分析與處理

黨丹丹

[摘 要]本文以金蝶K3軟件為平臺，介紹了不同銷售退貨的業務處理。首先介紹了金蝶K3銷售管理系統及退貨業務，然后分析了區分不同銷售退貨業務處理的重要性，重點講述了五類退貨業務的處理與區別，為初學者和ERP從業人員更快、更好地掌握企業退貨業務提供指導。

[關鍵詞]ERP；金蝶K3；退貨業務

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.024

[中圖分類號]F232； F274 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-00-02

在市場激烈競爭的今天，隨著消費者維權意識的提高和消費觀念的變化，消費者更愿意選擇具有優質售后服務的公司?，F在很多公司開始實行售后“三包”服務，即包修、包換、包退，來吸引客戶，企業退貨業務也時有發生，退貨的情況也是多種多樣。隨著企業信息化的不斷推進，很多企業都開始使用ERP系統來管理公司日常業務，在ERP系統中正確處理退貨業務，對企業有著重要的意義。

1 金蝶K3銷售管理系統及銷售退貨業務概述

金蝶K3銷售管理系統提供銷售報價、銷售訂貨、倉庫發貨、銷售退貨、銷售開票處理等全面的銷售業務流程管理以及客戶管理、價格管理、鎖庫管理、信用管理等綜合業務管理，幫助企業實現銷售業務全過程的物流、資金流和信息流的有效管理和控制。

銷售退貨是指產品正常銷售給客戶之后，客戶當場或事后退回至企業的業務，其主要包括客戶提出退貨需求、銷售員與客戶協商、退貨接受、檢驗、倉庫退貨、開具銷售發票的財務沖減應收賬款以及退貨產品的后續處理等一系列業務環節。退貨業務涉及的部門有銷售部、倉管部、質管部和財務部。公司將退貨政策固化到ERP系統中，建立規范、有序的退貨流程，嚴格控制“過期退貨”“非本公司銷售退貨”“高價退貨”等違規操作，有效降低業務員和客戶舞弊的風險。分析不同原因造成的退貨，發現在正常經營過程中的薄弱環節，追究內部原因，并采取相應措施。

銷售退貨業務是指客戶因貨物質量、品種、數量等不符合客戶要求，而將已購貨物退回企業的業務。銷售退貨業務可以按照以下幾種方法進行分類：①按照是否開發票分為開票前退貨和開票后退貨；②按照退貨數量分為部分退貨和全部退貨；③按照是否退錢分為換貨和退貨退錢。

在金蝶K3系統中，又將銷售退貨業務進一步劃分為：按是否有無源單分為有源單退貨和無源單退貨；按照發票是否鉤稽分為未鉤稽和已鉤稽。

2 區分不同退貨業務的重要性

在實際的生活中，企業的銷售退貨情況各不相同，有的是因為質量，有的是錯發商品，還有的是因為不喜歡，有的是希望換貨，有的是希望退錢。準確識別客戶的真正意圖，是做好售后服務的前提，也是正確處理退貨業務的關鍵所在。在金蝶K3系統中，銷售過程劃分為幾個關鍵階段，即訂單、交貨、發票、收款，其中，交貨階段會影響庫存數量的變化、發票階段會影響應收賬款的變化、收款階段會影響現金科目的變化。退貨發生在不同銷售階段，處理方式也有所不同，正確區分退貨業務發生的階段，有助于公司進行財務和貨物的正確管理，也有助于簡化銷售退貨流程，更好地為客戶做好售后服務工作，實現客戶滿意。

3 不同退貨業務的分析與處理

金蝶提供紅字銷售出庫單和紅字銷售發票來表示退貨和沖銷發票，還提供了核銷、拆單和對等核銷功能來協助退貨。本文從5類退貨業務角度講述不同退貨業務的業務處理。

3.1 開票前退貨與開票后退貨

業務1：銷售出一批貨物，客戶在收到貨物時發現這批貨物的型號規格跟所需要求不符，此時未開具發票，要求退貨。

開票前退貨：銷售出庫單（藍字）→銷售出庫單（紅字）→核銷→生成憑證。

業務2：銷售出一批貨物，已給客戶開票，因客戶自身需求變化，該批貨物不能滿足生產要求，希望退貨。

開票后退貨：銷售訂單→銷售出庫單（藍字）→銷售發票（藍字）→鉤稽→銷售出庫單（紅字）→銷售發票（紅字）→鉤稽→核算→生成憑證。

開票前退貨與開票后退貨是以開具發票為臨界點的，他們的區別是：首先，最大的區別是開票前退貨沒有開發票就不用沖銷發票。第二，開票前退貨可以使用核銷功能核銷紅字、藍字出庫單。

3.2 全部退貨與部分退貨

業務3：銷售出一批貨物已開票，客戶發現該批貨物設計不當不適合使用，希望全部退貨。

開票后全部退貨：銷售訂單→銷售出庫單（藍字）→銷售發票（藍字）→鉤稽→銷售出庫單（紅字）→銷售發票（紅字）→鉤稽→生成憑證。

業務4：銷售出一批貨物已開票，客戶在使用過程中發現部分存在質量問題，要求將有質量問題的貨物進行退貨。

開票后部分退貨：銷售發票（藍字）拆單→銷售發票（紅字）→核銷→銷售出庫單（藍字）拆單→銷售出庫單（紅字）→核銷→生成憑證。

業務5：客戶訂購一批貨物，在交貨后，客戶發現這批貨物的批號不是之前所訂批次的貨物，此時還未開具發票，希望全部退貨。

開票前全部退貨：銷售出庫單（藍字）→銷售出庫單（紅字）→核銷→生成憑證。

業務6：客戶訂購一批貨物，在交貨后未開票，客戶發現部分存在質量問題，要求將有質量問題的貨物進行退貨。

開票前部分退貨：銷售出庫單（藍字）拆單→銷售出庫單（紅字）→核銷→生成憑證。

全部退貨與部分退貨的區別：首先，最大的區別是退貨數量不同，在紅字銷售出庫單中輸入退貨數量，退貨數量不能超過原藍字銷售出庫單的數量；第二，部分退貨可以使用金蝶K3系統提供的拆單功能，也可以直接輸入退貨數量；第三，部分退貨在核銷時必須是金額數量一致。

3.3 換貨與退貨退錢

換貨是指顧客以某種要求商家予以更換商品，或商家對顧客購買的有質量問題的商品作換貨處理。退貨退錢是指顧客在購買商品后的一定時間內，對確有質量問題的商品要求商家給予退回商品和退還等價現金。

業務7：在送貨過程中，由于運輸不當造成貨物包裝破損或貨物本身損壞，客戶要求換貨。

換貨流程：銷售出庫單（藍字）→銷售發票（藍字）→鉤稽→銷售出庫單（紅字）→基于銷售出庫單（紅字）做銷售出庫單（藍字）→生成憑證。

業務8：客戶購買的食品類商品，由于密封不嚴造成變質，客戶要求退貨退錢。

退貨退錢流程：銷售出庫單（藍字）→銷售發票（藍字）→鉤稽→收款單→銷售出庫單（紅字）→銷售發票（紅字）→鉤稽→退款單→生成憑證。

換貨與退貨退錢的區別：首先，最大的區別是換貨不需要退錢，在金蝶K3系統中不需要做退款單；第二，換貨是退貨后，在基于退貨單做藍字銷售出庫單。

3.4 有源單退貨與無源單退貨

有源單退貨是指在辦理退貨業務時，基于藍字銷售出庫單做紅字銷售出庫單，從藍字銷售出庫單中引用明細數據。無源單退貨指在辦理退貨業務時，系統無銷售單據記錄，直接制作紅字銷售出庫單。

有源單退貨流程：文中講的退貨流程都是基于源單做的退貨，這里不再進行描述。

業務9：客戶購買商品前公司沒有上ERP系統，客戶在要求退貨時，系統沒有銷售記錄單。

無源單退貨流程：銷售出庫單（紅字）→銷售發票（紅字）→鉤稽→生成憑證。

有源單退貨與無源單退貨的區別：首先，最大的區別是退貨單不基于任何單據；第二，無源單退貨的核算需要手動輸入商品成本。

3.5 未鉤稽退貨與已鉤稽退貨

鉤稽是指將出庫單與發票設置成關聯單據，相互鎖死，方便聯查單據；是核算出庫成本的依據。已鉤稽的發票才可以執行出庫核算。

未鉤稽退貨流程：銷售出庫單（藍字）→銷售出庫單（紅字）→核銷→銷售發票（藍字）→銷售發票（紅字）→核銷（或四張單鉤稽）→生成憑證。

已鉤稽退貨流程：銷售出庫單（藍字）→銷售出庫單（紅字）→銷售發票（藍字）→銷售發票（紅字）→鉤稽→生成憑證。

未鉤稽退貨與已鉤稽退貨的區別是：未鉤稽的發票可以采用系統提供的核銷功能將紅字或藍字單據核銷或者選中四張單據一起鉤稽。

4 結 語

隨著社會經濟的不斷發展，企業越來越注重客戶關系的營銷，給客戶提供良好的購物體驗和貼心的售后服務，從而獲得客戶滿意與忠誠。面對客戶多種多樣的退貨理由和退貨情況，企業只有準確把握退貨階段，正確區分銷售退貨業務類型，及時處理客戶的退貨業務，才能在市場競爭中占有一席之地。

主要參考文獻

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[2]金蝶軟件（中國）有限公司.金蝶K3 V12.2銷售管理系統用戶手冊[Z].2010.

[3]陳小紅.ERP環境下企業退貨業務的處理[J].新會計，2013（10）.