完善企業信息管理工作的有益探索

冷緣

[摘 要]現代企業為了提高經濟效益，往往會在企業管理方面進行努力，通過企業管理的辦法來增強企業運作效率，優化資本結構等。但進行企業管理有一個前提，那就是擁有足夠的信息數據，因此，信息管理成為了現代企業生存的不二“法門”。本文根據筆者對企業信息管理工作的調查，總結出了其存在的問題，并給出了解決措施，希望可以對企業改進管理工作有益。

[關鍵詞]信息數據；企業管理；制度改進

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.038

[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）06-00-02

21世紀是一個信息和經濟大爆炸的時代，現代企業要想在社會的激流中奮勇向前，務必要將這兩項融入企業，所以，企業信息管理系統應運而生。企業要想可持續發展，就必須擁有先進且完善的管理系統，提高管理水平，有效解決企業運行的各種問題，使企業良性發展。本文結合多方經驗總結了當前企業信息管理系統所存在的問題，并提出了諸多技術方面以及管理方面的建議，希望可以為企業完善管理系統，提高競爭力提供幫助。

1 企業管理系統構建中存在的問題

1.1 重技術，輕管理，忽視人的因素

企業信息管理系統集管理科學、信息科學、系統科學、計算機科學等眾多專業知識于一體，需要多種知識一起配合。但是許多當前企業片面的理解管理系統，認為主要是電腦技術與軟件在發揮作用，人只負責操作就可以，其實不然，縱然在現在科技如此發達的社會，人依然發揮著主導作用。如果沒有人經過科學、嚴謹的分析設計，就不會有完善的系統；如果沒有人對初始數據進行收集和錄入，系統則無法發揮作用；如果人與軟件不能協調配合，再好的軟件也徒勞無功；所以，在企業管理信息系統中也一定要切記“以人為本”。

1.2 企業未考慮人和軟件的相互適應，對安全軟件的應用效果也不理想

開發一個管理系統需要的是系統分析、系統設計、系統運行、系統評價。在確定這個管理系統可以有效提高企業運行效率之后，才開始逐漸置換。但是有不少企業，沒有進行認真的系統分析和設計，高價購買新的系統并且大批購買計算機；在購買回來之后又不按照科學方法進行置換，理論上應該是先進行試點替換，在各個部門先換上一臺新機器，運行無誤之后，再大批置換。但是好多企業在購買回來之后直接進行置換，導致企業員工適應不了新機器，不僅達不到既定的管理目標，甚至可能會減少經濟效益。

1.3 企業未意識到提高管理人員綜合素質的重要性

一個企業經營的成敗在于人，一套管理系統好壞的關鍵是人，企業管理工作好壞的評價，主要是依據管理信息系統的效果以及它對企業的生存與發展所起的作用。事實證明，凡是信息化效果顯著的單位，其主要特點是領導班子及職工隊伍素質好。當前企業管理工作所存在的問題就是管理人員的綜合素質較低。作為信息系統的管理者，除了具備較強的電腦技術以及對設備的操作能力，還需要有科學的管理方法，只有具備綜合素質的管理者，才可以充分組織人與人，人與設備協調配合，共創利益。

2 新時期完善企業管理系統的策略

2.1 建立協同辦公系統，提高工作效率

隨著經濟全球化的推進，與全球市場的形成，經濟領域變得越來越復雜，傳統的低效率辦公手已經無法滿足人們的需要了，人們需要更高效的辦公手段。建立協同辦公系統就是一種可以提高辦公效率的辦法。協同辦公系統與傳統辦公手段相比，不僅成本低、效率高、保密性強，而且實現了無紙化辦公，解決了傳統辦公手段對紙張浪費嚴重的問題。企業可以通過建立協同辦公系統來輔助開展信息管理工作，將所有的信息建立檔案，儲存在公司的數據庫內，以便于及時查詢。

2.2 有效利用數據，提高經濟效益

現代的企業經營管理理論認為信息是一種重要的資源，如果能仔細研究信息，就能為公司的發展指明方向，這是企業進行信息管理的理論依據。因此，企業要想做大做強，只收集數據是不夠的，還得將收集起來的數據進行分析處理，找出企業在管理方式上的缺陷，并對企業的運營方式進行優化，如通過對人力資源數據的分析，進行人事調整，把合適的人安排在合適的崗位上，并進行“精兵簡政”，辭退冗余員工。企業還可以對本季度的盈虧數據進行分析，為企業下一季度的商業活動提供參考。

2.3 企業領導必須高度重視信息管理工作

對企業來說，最重要的資源有兩種，一是資金和技術，二是信息和時間，企業的發展需要大量的資金支持，而信息則使企業掌握先機，在市場競爭中占據優勢。除此之外，企業制定經營戰略需要大量的數據支持，如果沒有相關的數據支持，企業掌握的信息不到位，就會做出錯誤的判斷，導致企業蒙受巨大的損失，就像《三國演義》中，有個著名的故事是空城計，司馬懿不知道城內具體情況，被諸葛亮用空城計戲弄，錯失良機。因此，企業的管理者必須投入足夠的精力和資金來開展信息管理工作。

2.4 信息管理工作由企業綜合管理部門負責

時至今日，信息管理工作能夠為企業創造經濟效益并規避風險，這已經成為眾多企業管理者的共識。許多企業都開始了創建信息管理工作的探索，在這一過程中，固然有成功的例子，但更多的卻是不成功的嘗試，例如某家企業在建立信息管理工作時，發現了這樣一個問題：各個部門上交的數據不一致。為了解決這個問題，企業需要為信息管理工作設立一個部門，這個部門的主要職責是綜合管理信息管理工作的各項事務，統合各類數據，為企業的各項決策提供數據支持。

2.5 了解市場需求，收集各類信息

自從建立社會主義市場經濟以來，市場這只“看不見的手”一直影響著企業的生產經營活動，許多企業都通過市場規律來調節生產，達到盈利的目的，但“常在河邊走，哪有不濕鞋”，市場的盲目性、滯后性會讓企業管理者“濕鞋”，導致遭受巨大的損失。因此，為了規避風險，及時收集市場信息，了解市場需求就顯得非常有必要了。企業在收集市場信息時，不能局限于市場需求這一類的信息，該行業的發展狀況、與該行業相關的技術發明、國家的政策方針等都需要收集，收集起來的數據要注意及時更新。

2.6 制定完善的各項信息管理制度

國無法不治，企業同樣如此，為了保障信息管理工作可以順利進行，企業有必要為信息管理工作制定各種規章制度，這項制度應該滿足以下特點。一是要具有強制性，為了確?？梢允占礁黜椥畔?，這項制度必須要有強制性。二是要有獎勵與懲罰制度，對上交的數據進行評比，上交數據內容齊全、正確的部門，企業應予以獎勵，而對于敷衍了事的部門，企業要進行懲罰。三要有復查檢驗機制，對于收集上來的信息要進行核查，排除錯誤信息。四要有統計整合機制，將收集的數據進行整理，對上一階段企業的運行情況進行評價，并為企業這一階段的運行提出建議。

2.7 加強各類人員的培訓，提高管理人員的業務素質

雖然說現在科技發達，可以實現無紙化辦公，但要想實現“無人化”辦公，還有很長的一段路要走，電腦在短時間內還不能代替人類去思考和工作，因此，為了能高效的收集、整合各類信息，企業對員工進行培訓，讓員工接受系統的學習，提高員工的專業素質是非常有必要的。除此之外，企業對員工的培訓還是一舉多得的事情。企業對員工進行培訓，既可以提升員工的能力，實現員工價值的“增值”，又可以高效的處理企業的事務，并為企業司創造更多的價值。

2.8 加強思想教育和宣傳工作

企業的信息管理工作經常會出現各種問題，例如數據相互矛盾、關鍵信息缺漏、數據整合過程不規范等，造成這些問題，一方面是員工專業素質差，沒有接受相應訓練的原因，另一方面則是員工沒有認識到信息管理工作的重要性，工作態度不認真造成的。因此，企業要對員工開展思想教育工作，讓員工認識信息管理工作的重要性，同時要給員工“灌輸”危機意識，要讓員工意識到自己的命運與企業命運息息相關，企業經營不善、自己也會面臨失業的危險。要培養員工的責任心，通過制定相關的福利制度，讓員工感到企業對自己的關懷，加強宣傳工作，激發員工的主人翁精神。

3 完善企業管理系統的重要意義

管理系統集合人的智慧與計算機的先進技術，企業運用管理系統進行資源管理，首先，節省了人力、物力資源，為企業節約了成本，其次，管理系統功能全面，涉及人事、庫存、銷售以及預估風險投資與回報多項內容，可以有效輔助管理者進行決策，降低企業的經營成本，提高企業的經濟效益，是企業經營的“獨門武器”。

4 結 語

在現代企業經營管理中，信息化管理系統已然成了一個不可缺少的部分，各企業需要有選擇性地參考文中總結出來的問題以及改進措施，完善自己的管理信息系統。同時在使用的過程中，不斷挖掘更加高級的系統，為推動企業發展以及提高整個社會的經濟效益作出貢獻。

主要參考文獻

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