高校學生管理信息系統

姜雪++++李應子++++付欣+++周田田

摘 要：學生信息管理是高校學生管理工作中的重要組成部分，是一項非常細致、復雜的工作。本文從學生信息管理工作的重要性、學生信息管理的特點、國內外研究現狀以及學生信息管理中存在的問題和解決的策略方面進行了分析，希望可以對以后學生信息管理系統的發展起到一定的借鑒作用。

關鍵詞：高校；學生管理信息系統

管理信息系統，是一個主要是以人為主導，然后再使用計算機的硬件、軟件、網絡通信設備和其他的辦公設備，收集、傳輸、加工、儲存、更新和維護信息，目的是為了提高效益與效率，支持企業的高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人機系統。

一、學生信息管理系統的特點

學生信息管理系統是一般管理信息系統的特例，是管理信息系統在教學管理領域的應用，一般管理信息系統的理論、方法和開發過程等對學生信息管理系統有重要的借鑒作用。但是學生信息管理系統并不等同于管理信息系統，它具有自己的重要特征。

（一）信息結構復雜

教學領域是知識、信息密集型領域，教學及其管理活動都是以信息工作為主要內容的，學生信息管理系統本身就是一個信息系統。教學及其管理活動中產生各種信息，既有學生管理狀態信息又有學生管理控制信息，既有結果信息又有過程信息等等，信息結構非常復雜。

（二）信息服務對象多層次

學生信息管理系統的服務對象是學生管理工作者，而實際學生管理工作者是多層次的，從校長、學工處處長到一般管理人員，在具體教學中，教師既是教育者又是管理者。此外，必要時還需考慮上級主管部門的要求等。以上這些都充分體現了學生信息管理系統服務對象的多層次，這與企業管理信息系統服務管理層次是有明顯不同的。

（三）工作量大

學生信息管理的工作量是非常大的，在成績和學籍管理的過程中需要對大量表格重復操作，并要對其進行統計。近年來，隨著校園網的日益普及，一方面，學生希望可以很方便地查到自己的成績信息，這就要求學生信息管理系統具有網上查詢的功能；另一方面，由于學生人數越來越多，教學組織及管理部門人手有限，希望由任課教師完成學生成績信息的錄入；第三，隨著學生數量的大量增加，數據將日益龐大，也令管理的復雜度隨之提高。

二、國內外研究現狀

（一）國內研究現狀

目前我國的教育體制正處在不斷改革，創新的階段。社會的發展、市場經濟和信息化的到來，伴隨著高校逐年擴招，對高校不斷提高自身軟硬件質量提出了新的要求和挑戰。對于高校的學生工作者而言，學生管理工作面臨著信息處理日趨復雜和繁重，一線人員壓力日益加劇的問題，而學生工作作為學校主要常規管理工作之一，涉及校、院、師、生的諸多方面，從廣義上講，一個學校的運作就是以學生為中心，圍繞著學生工作展開的。如何加快高校信息化建設，提高高校學生工作信息管理的效率就成了一個迫切的現實問題擺在學生工作群體面前。

各高校一方面不斷投資購建各種軟硬件和網絡服務設施，而且也在繼續努力研究不同種類的用于教育、研究以及科學辦公實施系統，從而成就了較大影響的新時代科學技術信息應用體系?？苫谠谢A薄弱、信息產業化水平不高，投入費用不足，研究理論系統不完善等眾多緣由，我國高校教學及管理系統在多方面與其他國家對比都存在不同程度上的差距。

雖然各高校都在研究學生工作管理信息系統，但現行的大部分學生工作管理信息系統仍在功能的綜合性和、全面性、便捷性方面存在有一定的不足，各現有系統資料單獨建立，共享性差；在以管理者為主體的方式中，信息取舍依賴管理者對于信息的認知與喜好，較不容易掌握用戶真正的需求，也因此無法完全滿足用戶的需求。

因此，學生工作管理信息系統的研究熱點在于如何充分依托校園網，實現信息的集中管理、分散操作、信息共享，以學生工作管理信息系統為中心結合校屬各個院系室所、黨委部門、行政部門、群團組織、直屬單位、實驗中心等部門的業務，使學生工作管理信息系統與高校管理信息系統相結合。促使傳統的學生信息管理朝數字化、無紙化、便捷化、智能化和綜合化的方向發展。

（二）國外研究現狀

與國內不同的是，國外高校起步早于國內，所以其服務水平比國內先進，技術也要比國內成熟得多，同時具有較大規模的穩定的技術隊伍來提供服務與技術支持。此外，對于系統的設計、使用和維護，也將其視為一個完整的項目而進行統一的項目管理。

美國的高校學生事務管理基本上對應于我國高校的學生管理工作。美國學生管理信息系統大多遵循的是美國管理與信息技術專家詹姆斯·馬丁提出的建立集成化信息系統的方法論——信息工程的基本原理是信息系統以數據為中心，而不是事務處理過程。美國高校的學生管理系統對數據的安全性和保密性要求非常高，所以在整個學生工作的信息處理過程中，處于中心位置的學生檔案信息成為高校學生工作信息系統的核心。在這一理念的指導下，高校學生工作信息系統在注重功能 設計的同時更注重建立有助于理清思路的總體設計。

英國高等教育的發展已呈現出市場化、優質化、社會化和國際化的特點，其高校學生事務管理也承擔著增強學生通 用技能、提高學生自我發展與就業能力、改善學生福利等更多更重要的職能。所以，英國各高校的學生管理系統在設計開發過程中崇尚“以人為本”的理念，以學校為重心，密切聯系學術事務，充分發揮全國性學生事務管理行業協會的作用。功能方面結合英國現行教育制度，出現了導師制、一站式學生服務中心、學生資助、畢業生跟蹤服務、朋輩輔導、學業不良行為申訴及仲裁等特色功能。從總體上看，國外高校學生管理普遍采用信息化管理，借助于各種適應學校工作需要的信息系統處理學生事務管理中的各種數據。這些學生管理系統也是學校獲取學生信息的重要手段和服務學生的重要方式。同時，它更是建立危機預警制的重要載體機。

三、學生管理信息系統中存在的問題

（一）出錯率高，效率低下

在高校學生工作管理中，還有大量的工作采用傳統的紙質文件管理方法，手工填寫，這種方法可靠性很低，極易造成數據的遺失或者錯誤，另外由于學生的檔案等材料數量繁多，手工處理工作量極大，而且很容易造成失誤，因此不能滿足日常的管理工作需求。

（二）信息管理不夠規范

由于沒有一個完善規范的系統，使得學生的信息管理缺乏規范性。各方面的數據分散存放，定義的格式可能就不完全相同，這在數據處理時就需要進行轉換，從而給學生管理工作帶來很多的不方便。而且由于數據分散管理，在數據維護時就需要同時更新各個部門學院的數據，相當繁瑣，增加不必要的麻煩。

（三）技術方面的不足

有些系統只是針對某一個具體的問題而開發使用的，比如新生錄入系統、日常管理系統等，用不同的系統對學生進行管理影響了信息的共享。而且這些系統可能只局限于某個學院或者是某個工作人員使用，各辦公室、院級部門之間或者是校級部門之間不能很好的溝通聯系。

（四）學生管理信息化缺乏統一規劃，形成“信息孤島”

目前我國各級院校學生管理部門對學生管理信息化缺乏統一的宏觀規劃，尚沒有制定明確的學生管理信息化目標和相應的發展規劃。各級管理機構往往采取“各自為政”的做法，“條塊分割”造成各管理機構的交流障礙，形成“信息孤島”，相互之間缺乏協調沒有統一標準所完成的管理工作單調、資源不能共享，無法協同工作等，造成重復建設，整體水平低下。比如，大部分院校沒有建立一個內容豐富、功能強大的學生管理信息系統，將招生工作、教育管理、宿舍管理、社會資助、素質拓展、就業指導、教學服務等教育管理工作流程有機結合起來，把各部門之間的信息與知識存儲起來，實現資源內部共享，確保學生管理信息系統全面、高效運行。

（五）對學生管理信息化的范圍和地位認識不足

雖然各級政府和院校已經將高等教育學生管理信息化放在社會信息化的重要位置，但人們對它的認識還存在著不足，比如有人認為學生管理部門上網就是學生管理信息化，也有人認為學生管理部門的辦公自動化或“無紙辦公”就是學生管理信息化等，其實這些都只是學生管理信息化的一方面。

學生管理信息化的最終目標應該是建立院校學生管理部門之間的有機聯系，實現信息資源共享，充分實現學生管理信息系統的決策、管理、執行、協調、反饋等各項功能，把學生管理部門變成一個知識型組織，力爭學生管理部門能夠在學生管理信息化條件下做到“在最恰當的時候，找到最恰當的人，利用最恰當的方法，最恰當的解決事情”。

另一方面，人們還沒完全把學生管理信息化提高到社會信息化的基礎這一高度來認識。高校是信息化資源、知識最普及的地方，同時為社會培養了大量的信息化的領導者和管理者，所以高等院校學生管理的信息化水平直接影響社會信息化的發展水平，是社會信息化的基礎。

四、學生信息化管理問題的解決策略

多年來，在企業管理信息化的實踐中得到的經驗、教訓告訴我們，如果把組織的信息化更多地理解為僅僅是增加硬件和軟件的投入，認識管理業務部門只要簡單地能夠使用這些軟件和硬件，并得到相關信息開發部門的配合就能達到目的，那么，基于這種錯誤思想觀念的各種管理實踐活動的效果不言而喻就會大打折扣。

實際上，任何社會組織信息化面臨的根本問題不只是信息技術的問題，更是管理思想觀念的問題。因此，我們首先必須在轉變組織管理理念、重組組織結構等根本性的問題上狠下功夫。由于流程再造的核心在于變“職能型”管理模式為“流程型”管理模式，是一項超越職能界的全面改造工程，如果管理部門內部與相互之間的分工不進行相應調整，業務職責界定不清，如果管理人員的觀念不發生變化，仍然習慣于傳統方式下工作流程隨意性大，那么，即使應用了信息化管理，也很可能根本無法發揮信息管理系統的長處。

其次，重新梳理和規范業務管理流程，信息化離不開業務流程的優化，這種優化也不只是把社會組織原來的做法搬到計算機上就可以實現。

第三，高度重視抓好信息化的基礎工作，抓好信息人經基礎工作必須要求數據規范化、標準化，數據入口準確及時，同時要求有清晰的信息運行管理流程。

五、總結

高校學生工作做為高校運行的重要組成部分，涉及到學校的各個部門，業務范圍頁涵蓋了從學生高考結束到確定就業單位為止各環節的方方面面，是一個十分復雜和繁瑣的項目。隨著信息系統的發展與普及，我國大多高校紛紛在學生工作中引入了學生工作管理信息系統?？捎捎趯W生工作的繁雜性及特殊性，涉及學生工作的各部門間業務要求的不同，導致各部門分別引進的工作系統在信息共享、功能需求以及系統使用效率上存在不少問題，影響了實際效用。所以在以后的管理信息系統的發展中，希望可以很好地解決這些問題，能更準確、高效的做好學生工作。

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