出版單位內部控制存在的問題與對策

李紅梅

摘要：隨著我國市場經濟的發展，在嚴峻的市場競爭壓力與電子出版物的沖擊下，傳統出版單位正面臨著前所未有的挑戰。因此，通過對內部各項經營活動進行有效地控制，對于防范財務舞弊，減少內部管理的損失，提高出版單位的市場競爭能力具有重要作用。文章以如何完善出版單位內部控制問題進行研究，首先從提高經營管理水平、資產安全完整、控制內部風險和實現企業戰略四個方面介紹了出版單位內部控制的重要性。然后，針對我國出版單位的實際情況，從內部控制風險意識、內部控制制度制定、內部控制落實、內部控制信息溝通以及內部控制的監督機制五個角度分析了現階段出版單位內部控制存在的主要問題，并在此基礎上提出對策建議。

關鍵詞：出版單位；內部控制；風險管理

自財政部《企業內部控制基本規范》發布實施以來，出版單位結合自身特點積極推進內部控制工作，取得了一定的成效。但是，在企業內部控制制度的實施過程中，也還存在著各種問題。針對上述情況，本文從出版單位加強內部控制重要性角度進行研究，分析了目前出版單位內部控制存在的主要問題，并提出了相應的解決措施。

一、出版單位加強內部控制的重要性

內部控制是單位為了保護其資產的安全完整，保證經營活動符合國家法律、法規和內部規章要求，實現提高經營管理效率，防止舞弊、控制風險等目的，而在單位內部采取的一系列制度和方法。目前，市場競爭壓力不斷加大，出版單位面臨嚴峻的競爭環境，加強內部控制顯得更加重要，具體體現在如下幾方面。

（一）加強內部控制有助于提高經營管理水平

內部控制是出版單位生產經營管理的基礎，出版單位根據內部控制規范要求，結合本單位內部生產經營特點，如果能夠制定出一套完整的內部控制制度可以對圖書生產、采購、銷售和財務管理等環節進行有效管理控制，將有助于在嚴峻的市場競爭條件下提高經營管理水平，增強市場競爭能力。

（二）加強內部控制有助于資產安全完整

出版單位資產主要包括固定資產和圖書存貨，上述資產具有變現困難的特點。因此，資產的管理水平將直接影響著企業的市場競爭能力與盈利水平。通過加強內部控制能夠科學有效的監督和制約物資采購、計量、驗收等各個環節，從而能夠確保資產的安全完整，減少資產管理中的不利因素。

（三）加強內部控制有助于控制內部風險

出版單位生產經營過程中，要實現企業生存和長足發展的目標，應堅持全面性原則對生產經營過程中可能發生的風險采取適當的方法預防和控制。通過對本單位各部門內所有崗位進行合理的規劃設置，明確部門間的權限劃分，將能夠有效控制企業內部風險。

（四）加強內部控制有助于實現企業戰略

健全內部控制可以有效地將各部門的制度進行系統融合，把企業的生產、銷售、財務等各部門工作結合在一起，從而促使各部門密切配合，以實現生產經營效率的提升，確保企業戰略方針得以實現。

二、現階段出版單位內部控制普通存在的問題

（一）風險防范意識不夠

部分出版單位管理者受以往計劃經濟的影響，往往內控意識淡薄，缺乏風險防范意識，加之在管理工作中，對圖書出版流程不清楚，不了解圖書編印發過程中的關鍵控制點，造成對財務、經營等方面風險疏于防范。甚至有的單位認為內部控制制度建設是財務部門的事情，尚未樹立全部門、全環節、全員的參與意識，弱化了內部控制制度對本企業實現戰略價值的功能。

（二）內部控制制度不健全

目前，一些出版單位針對內部業務活動控制不足，努力進行著調整，也根據生產經營情況制定了部分內部控制措施，但是仍未覆蓋到業務操作的各個環節，存在內部控制不健全的地方。例如在實踐中忽視了預算管理控制，編制預算未進行充分市場調查，預算制定缺乏相應的科學性。又例如圖書庫存管理控制不到位，生產部門和發行部門之間缺乏有效溝通造成生產圖書過量印刷，在生產資金被大量占壓的同時，也容易導致出版物的滯銷。

（三）內部控制落實不到位

有些出版單位管理者對內部控制制度建設非常關注，制定過程中積極組織相關部門參與，也的確通過各種渠道參考了同行業其他單位的做法。但是，在很多領域與本單位實際情況結合地不夠，尤其是未能充分征求基層的崗位人員的意見，使得內部控制只是停留在文件制定層面。而在內部制度印發后，單位內部各部門未對相關工作崗位人員進行培訓，作為管理部門為了和生產部門減少矛盾，在實際操作中，則沒有做到嚴格按照制度執行，使得內部控制制度沒有真正得以落實，內部控制制度形同虛設。

（四）信息傳遞不及時

出版單位信息管理意識和能力較低，對信息的積累、傳遞和共享缺少主動性、系統性和計劃性，造成信息傳遞受阻。例如，市場銷售信息不能及時傳遞反饋到出版部門，會造成出版物難以反映市場的需求，貽誤商機直接影響企業經濟效益。又例如企業的財務報告信息不能及時傳遞到出版部門，使得出版部門不能了解圖書利潤實現情況，影響圖書的再版重印數量的準確性。

（五）內部審計監管力度不強

目前，許多出版單位的監督主要靠內部審計部門來監控，但從實際情況來看，內部審計多是由財務人員擔任，大多數的內部審計流于形式，在內部控制方面并沒有發揮應有的作用。有些出版單位設置了獨立的審計機構，但權限分配不明確，權威性較差，使得內部控制監督職責受阻，影響了內部控制制度的有效執行。

三、加強出版單位內部控制的建議

（一）樹立全方位的風險防范意識

出版單位要重視內部控制，樹立風險防范意識。首先，通過設置風險防范內部機構，全面負責相關業務的風險評估，對單位內部可能存在風險的環節采用科學合理的方法進行分析，對風險發生的可能性及其影響程度進行排序，確定重點應防范的風險。并結合企業自身風險承受能力，綜合權衡利弊后確定風險應對策略；其次，要樹立全員參與意識，鼓勵內部員工全面梳理工作流程，認真排查工作中存在的風險點，共同參與制定內部制度、規范內部工作流程；最后，財務部門作為企業資金管理使用的主要控制部門，應承擔起風險防范的主要職責，充分考慮生產經營過程中可能發生的采購風險、銷售風險、存貨風險等方面制定切實可行的措施進行控制。

（二）完善內部控制制度

1. 強化預算管理控制

預算管理控制是企業戰略實現的重要保證，出版單位應建立全面預算管理制度，成立預算管理和決策機構，通過事先制定計劃來防范經營風險，實現圖書編印發環節的事前、事中和事后全過程控制。

第一，加強預算編制環節控制。預算的編制必須以企業戰略目標為基礎，目標要細化到每個部門，各部門根據目標制定工作計劃。出版單位應遵循“以銷定產”的原則進行預算編制，根據圖書銷售預測編制生產預算。財務部門作為預算編制的主體，結合歷史數據和現有資源對各部門預算數據進行分析，采用科學方法編制預算建議。

第二，預算執行環節控制。預算執行階段，各部門要嚴格按照預算下達指標合理安排生產進度、嚴格控制費用、積極組織銷售。財務部門運用財務信息和其他相關信息監督預算執行情況，及時反饋給相關部門。如受客觀因素影響，需要進行預算指標的調整，應嚴格按照權限與流程進行審批。

第三，加強監督和考核環節控制。為使預算管理工作落實到位，出版單位應加強預算監督和考核體系建設。財務部門對預算執行情況進行監督，定期編報預算執行情況分析表，確保執行不偏離預算指標。此外，出版單位必須把預算的考核結果與各部門人員的工資、獎金掛鉤，并與部門負責人的任免、升降、獎懲掛鉤，確保預算管理工作落實到位。

2. 強化資金管理控制

第一，加強資金使用的總控制。財務部門按照年度預算統籌安排資金，根據資金使用的輕重緩急進行分配，切實做好資金在采購、生產等環節的綜合平衡。為達到精細化管理，財務部門可將資金使用細化到每季、每月、甚至每周，動態控制，并對執行情況進行跟蹤分析，避免營運過程中指標偏離計劃，提高資金的使用效率。

第二，制定授權審批制度。按照財經制度和本單位實際情況制定資金支付授權審批管理辦法，明確各類結算業務申報程序及授權審批人的權限范圍。財務部門在資金支付環節要嚴格把關，審核業務的真實性，對開具的發票真偽進行查驗，嚴格監督資金支付。

第三，制定不相容崗位分離制度。按照“管錢不管賬”的原則，對資金管理崗位實行職責分離，明確崗位職責權限，使崗位和職務之間形成相互監督、相互制約的制衡機制。辦理資金業務過程中，不得由一個人辦理貨幣資金業務的全過程，相關印章和票據要分開保管。

3. 強化圖書存貨管理控制

第一，圖書選題控制。圖書選題的好壞直接影響著銷售回款，并對是否會形成新的存貨積壓造成影響，所以出版單位應予以高度重視。在決定圖書選題前，編輯部門、發行部門應會同財務部門進行充分論證，論證市場是否需求、政策是否允許等因素，預測圖書成本投入、銷售收入和獲得的利潤空間，科學確定圖書起印數量。為確保圖書利潤的實現，出版單位應建立責任追究制度，圖書的盈虧直接與個人經濟利益掛鉤，避免因個人決策失誤造成圖書盲目印刷。

第二，圖書發貨管理控制。首先，制定明確的圖書發貨審批權限，倉儲部門根據經審批的銷售清單進行發貨；其次，加強發出圖書管理控制。出版單位圖書銷售大多數采取委托代銷方式，財務部門應建立委托代銷商品管理制度，將其視同應收賬款管理，賬款催收工作指定專人負責，并定期向銷售商寄發對賬單，充分了解代銷圖書的銷售數量和庫存情況，避免因大批量鋪貨造成圖書管理失控。

第三，圖書存貨實物管理。首先，建立出入庫管理崗位責任制，明確崗位職責，詳細記錄圖書庫存入庫、發貨、退回等情況；其次，加強圖書庫存盤點，倉儲部門每年定期會同財務部門進行實地盤點，核對財務賬簿上的產成品庫存數量與實物是否一致。產生的盤盈、盤虧圖書查明原因并進行責任追究，財務部門依據盤點清單和核銷報告及時進行賬務處理；最后，建立銷售退回管理制度，圖書退貨及時入庫，經過甄選不能二次發行的圖書，應按品種、冊數逐一登記，經質檢部門查驗確認后提交請示報告進行處理。

（三）提升內部控制制度的執行力

內部控制制度的關鍵是落實，要嚴格按照制度管人、管事。內部控制制度的執行不是某一個部門重視就能落實的，需要財務、審計、紀監審等部門密切配合。首先，要樹立一種敬畏制度的企業文化氛圍。單位領導人應率先垂范，帶頭嚴格執行各項規章制度，執行過程中避免隨意性；其次，作為資金管理的最為直接的控制部門，財務人員要認真學習財經法規知識、內部規章制度和各項業務工作流程，熟悉各環節內控要點，嚴把資金支付關口，降低資金浪費或濫用的風險損失；最后，要加強審計監督，對于制度落實不到位的部門和人員進行責任追究，提升內部控制制度的執行力度。

（四）完善信息系統控制

在科技高速發展的今天，出版單位應充分利用信息技術規范內部控制，將內部控制工作流程與信息系統有機結合，通過對工作人員權限控制，有效減少人為操縱因素。為加強內部信息的溝通，提高內部控制效率，出版單位應建立信息溝通制度。財務部門每月定期將各部門任務完成情況和財務狀況等信息公布到辦公網，便于各部門及時了解圖書的整體收支情況，配合生產并積極組織收入。同時，各部門應將圖書生產經營相關的市場動態信息及項目完成進度等相關重要事件及時發布到辦公網，有利于部門間通過辦公網進行信息的傳遞，互相配合工作，提高工作效率。

（五）強化內部控制的監督

內部監督是檢驗出版單位內部控制有效實施的重要手段，加強對執行情況的監督，能夠及時發現內部控制在設計和運行方面存在的缺陷。出版單位應根據單位規模設置獨立的審計部門，配備專職人員制定內部控制監督制度，明確內部審計機構工作職責權限，給予審計部門可以進行監督檢查的職權，保證其工作的獨立性，賦予內部審計機構獨立開展監督和追查異常情況的權利。內部審計部門應充分行使其職權，監督內部控制制度是否存在漏洞、是否有效執行，確保內部控制制度有效實施。

總之，內部控制對出版單位有效控制風險，順利開展生產經營活動，實現企業經濟效益是至關重要的。企業領導層應在思想上高度重視，從完善內部制度入手，不斷提升內控執行力、加強內部信息溝通和審計監督等方面控制。同時，根據生產經營變化不斷完善，保證企業內部管理規范，避免舞弊行為發生，最終實現達到企業戰略的目標。

參考文獻：

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（作者單位：民族出版社）