檔案公眾微信平臺應用模式研究

郝永仙

摘 要：隨著網絡信息技術的不斷發展，傳統媒體的生存逐漸被壓縮，新媒體的不斷出現和應用，給社會發展帶來的新鮮的活力。微信公眾平臺應用于檔案管理中，是當前大環境下檔案管理工作效率提升的必然要求，檔案管理部門應當充分發揮出微信公眾平臺在檔案服務工作中的優勢。本文中，筆者首先分析了公眾微信平臺在檔案信息服務中的可行性，然后分析了檔案公眾微信平臺應用中存在的問題，最后詳細探討了檔案公眾微信平臺的可行性發展思路，希望能夠為今后相關內容的研究提供一定的參考依據。

關鍵詞：檔案服務；公眾微信平臺；應用模式

公眾微信平臺是騰訊公司在微信的基礎上新增加的功能模塊。公眾微信平臺中，無論是組織，還是企業，抑或是個人，都可以通過合理的程序建立一個微信公眾號，利用該微信公眾號，可以實現群發文字、圖片、語音和視頻消息的目的。 鑒于傳統檔案管理模式中，存在檔案信息服務質量不高的情況，公眾微信平臺的應用，使得高質量的檔案信息服務成為了可能，傳播優秀檔案文化的同時，還改善了檔案管理的工作模式，給用戶提供高質量的檔案信息服務，提升用戶的滿意度。

一、檔案公眾微信平臺應用的可行性

1.智能手機的出現和普及

近些年來，中國智能手機呈現出飛速發展的趨勢，智能手機用戶逐年上升，微信是依托智能手機及3G網絡的發展而產生的，智能手機的普及對微信的發展具有極其重要的意義。隨著智能手機網民數量的不斷上升，微信用戶數量必將呈現翻倍式增長。

2.微信所依托的企業平臺強大

微信所屬的公司騰訊是中國最大的互聯網公司之一，也是中國用戶最多、最廣的互聯網企業之一，超強的綜合實力使得微信的發展有了強大企業平臺依托，公眾微信平臺的應用變得更加就有保障性和可行性。

3.公眾微信平臺的多功能化

2013年8月15日，公眾微信平臺進行升級，公眾微信平臺此后分為兩種類型，一種是訂閱號類型，另一種是服務號類型。服務號可以為用戶提供想要的服務，用戶在接受服務號的信息時會有消息提示；訂閱號主要是為用戶提供信息和咨詢，訂閱號發送的信息將會顯示在訂閱號的文件夾中。

二、檔案公眾微信平臺應用中存在的問題

1.平臺的設計理念不足

公眾微信平臺設計中，Logo的設計是平臺設計理念的基本要素。Logo的設計若是大氣、富有內涵，則檔案部門在用戶嚴重的形象將會變得更佳，也就是說檔案部門在公眾微信平臺上的Logo直接影響著用戶對品牌的認知和關注度?，F階段，學校檔案部門公眾微信平臺的Logo設計中并不規范，沒有起到吸引用戶關注的效果，甚至還有些Logo標識還影響了檔案部門的公眾形象，給用戶一種不重視檔案管理和服務工作的感覺，忽視了新媒體的傳播作用和影響力。另外，有的學校檔案公眾平臺的設計沒有充分考慮到用于的需求，缺乏系統菜單的設置，用戶無法通過公眾微信平臺公眾號查詢到現象的信息，長此以往用戶慢慢流逝，公眾微信號平臺存在意義隨之丟失。

2.信息推送規范性不足

檔案公眾微信平臺應用過程中，其最大的功能之一便是向用戶推送信息內容，信息內容可以是文字消息，也可以是圖片信息，還可以是語音、視頻內容等，這些推送來的信息內容達到用戶手中，極大地豐富了用戶的閱讀體驗。但是，綜合當前檔案公眾微信平臺推送的信息內容來看，其中的很多內容多為轉發，題目繁多，缺乏系統規劃，在選題和內容的編排上毫無章法可言。同時，檔案公眾微信平臺應當給對檔案管理部門負責，推送的信息內容應當是關于檔案信息方面的內容，而部分檔案管理部門將一些無關檔案管理工作和服務的內容推送給用戶，如干部捐款、群眾路線教育等，浪費了大量資源的同時，還容易引起用戶的反感，并沒有起到實質性的效果。

3.服務意識的體現不足

檔案公眾微信平臺的建立，其實質是為了提升檔案管理部門的管理和服務能力，拓展檔案公共服務的領域。然而，縱觀當前各大學校檔案公眾平臺應用的具體情況來看，平臺與平臺之間存在很大的差異性，服務理念和服務質量有著極大的差距，依然存在很多公眾微信平臺消息回復不及時的下現象。這種現象的存在，嚴重違背了檔案管理部門建立公眾微信平臺的初衷，不僅無法拓檔案管理部門的服務領域，還在一定程上降低了檔案信息服務的質量。在當前的新媒體不斷發展的形勢下，檔案公眾微信平臺服務意識的缺失是一種可怕的現象。所以，對于檔案管理部門而言，應當不斷完善公眾微信運營的方式，讓公眾微信平臺能夠更好地適應檔案管理部門自身的發展。

三、檔案公眾微信平臺的可行性發展策略

鑒于檔案公眾微信平臺應用過程中存在上述問題，這些問題的存在阻礙了學校檔案管理部門服務水平的提升，需要在今后的應用過程中加以解決。接下來，筆者在參考相關文獻資料的基礎上，結合自身的工作時間，就檔案公眾微信平臺的可行性發展策略進行探究。

1.建立在線咨詢的模式

學校檔案管理部門開通微信服務之后，可以向廣大用戶公布微信號、微信昵稱或者公眾號的微信二維碼，讓用戶在微信搜索欄中能夠搜索到檔案管理部門部門的微信賬號，然后進行添加操作。檔案管理部門在收到用戶的添加請求之后，可以在本部門的檔案信息數據庫中進行檢索，將用戶想要的信息以微信消息的形式反饋的用戶。為了使得服務更加深入人心，學校檔案管理部門還以在微信消息發送的形式上下功夫，除了習以為常的文字消息之外，還可以將消息的發送形式變得更加形象、生動，如語音消息、視頻消息、圖文混合消息等，通過上述豐富的內容發送形式，讓用戶可以全方位地了解檔案原件信息。當然，學校檔案管理部門還以對用戶的資訊問題進行頻率統計，然后根據統計獲取到的數據信息，篩選問題頻率最高的前十個問題建立對應的解答信息數據庫，用戶今后再提問這些問題時，檔案管理部門可以通過微信自動回復，提供全天候的信息服務。

2.向公眾傳播檔案文化

微信傳播信息的形式豐富多樣，通過公眾微信平臺進行檔案文化信息的傳播，可以體現出明顯的優勢，精確傳達想要的信息。利用公眾微信平臺傳播檔案文化信息的時候，主要可以從兩方面體現出來。第一，將文字信息和圖片信息有效地結合在一起，向用戶傳播檔案知識內容，同時還可以傳統檔案技術常識、檔案界的學術研究成果等。第二，充分發揮出中文字、圖片、語音、視頻的優勢特點，將其有效地結合起來，全方位地向用戶展示檔案資料信息。例如，以圖片的形式一些老檔案，吸引用戶的閱讀興趣。又比如，還可以通過視頻的形式向用戶展示服務功能。用戶通過對文字、圖片、語音、視頻信息的吸收，在無形中提升了檔案管理和保護的意識。

3.完善檔案信息資源共享機制

微信開展活動的形式比較多，微信群聊便是其中之一。微信群類似與QQ群，在微信群中用戶可以表達自己的意見和建議，發表自己對學校檔案管理工作的看法。對于學校檔案管理部門而言，通過微信群可以增強用戶之間的交流、互動，同時還可以為具有相同需求的用戶建立討論組進行探討。學校檔案管理部門應當充分發揮出公眾微信號的應用優勢，督促廣大用戶積極分享推送的信息內容，在不斷的分享過程中，越來越多的人知道相關的檔案文化知識內容，逐漸成為潛在的檔案信息接受者。此外，學校檔案管理部門還以建立“檔案征集”的主題模塊，開發民間檔案信息資源，不斷充實檔案信息數據庫。

4.加強對現有服務模式的改善

當前，學校檔案管理部門在為用戶提供服務的過程中，往往表現得非常被動，并且服務的內容和模式比較單一，通常是用戶有需求之后才“動手”。利用公眾微信平臺，將最大化地改善這一現象，將原本被動式的服務變得主動、生動和及時。主動式的服務要求學校檔案管理部門主動向用戶發送問候、公告和資訊等，改變用戶對檔案管理部門的看法。生動式的服務要做到文字、圖片、語音、視頻的合理搭配、合理利用，最大限度地吸引用戶的眼球。即時性服務體現出信息傳播的及時性，讓用戶第一時間接收到最新消息。

四、結語

總而言之，檔案公眾微信平臺的應用，改善了傳統的檔案工作管理模式，極大地提升了檔案管理部門的服務質量，促進了學校檔案管理部門工作的順利開展。隨著信息化時代的到來，人們對信息的需求量不斷增加，傳統的檔案管理模式已經滿足不了用戶的對檔案信息資源的實際需求，檔案管理部門應當建立起公眾微信平臺，從建立在線咨詢的模式、向公眾傳播檔案文化、完善檔案信息資源共享機制以及加強對現有服務模式的改善等方面出發，提升檔案管理部門的水平。

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