加強企業人事檔案管理，服務于企業發展

蔣朝暉

摘 要：一個檔案管理好的企業，對檔案能進行合理的開發、利用，并實現檔案信息化，對各類信息資源進行分類、分析，加以提取并利用，這樣既能提高檔案的利用效率，又能降低檔案管理的成本，還能為企業和社會提供優質的服務，實現一舉多得。 各職能部門若能對檔案信息進行有效的利用與開發，也能提高其工作效率，為企業可持續發展發揮其職能部門的作用，為企業增創效益。

關鍵詞：企業人事， 檔案管理，企業發展

隨著企業人事制度改革的不斷推進，企業人事檔案工作也越來越重要。

一、企業人事檔案工作對企業的發展起到促進作用

現代人力資源管理是以人為中心來設計的，其宗旨是“以人為本”。人是關鍵要素，首先要服務好人，才能做好管理工作?！耙匀藶楸尽笔侵腹芾淼某霭l點和歸宿點都是“人”，承認人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現代市場經濟和競爭中是決定性的資源。通過開發人的潛能使之發揮到最大限度，調動人的積極性、創造性，這一理念將會貫穿人力資源開發的整個過程。而加強企業人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動態的激勵手段，讓員工能夠感受到組織對他的關注、關心和承認。

作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會實踐活動中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。若對人事檔案重視，能認真研究，注重科學管理，可以較全面地、歷史地再現各類人才的面貌、特點以及專長，作為考察和了解人才的重要依據；有助于企業根據每個人才的不同特點，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長規律，更好的發現、培養和使用人才，開發人才資源，以適應企業發展對人才的廣泛需求；可以及時地為企業和部門推薦優秀人才，調動各類人才的積極性和創造性，使各種人才揚長避短，在企業發展建設中發揮聰明才智，貢獻自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個人的真實情況，就會直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業發展中的作用；如果對人事檔案不重視，不加強管理，致使人事檔案管理水平低，服務方式被動單一，就不能使人才檔案信息得到及時使用，同樣會影響或阻礙企業的發展。因此，我們認為企業人事檔案與企業發展的關系密切，在企業競爭發展中具有重要的促進作用。

二、目前企業人事檔案工作中存在的一些問題

雖然人事檔案工作在企業發展中有如此重要的作用，然而目前企業人事檔案工作卻不那么盡人意。有的企業有一定的檔案意識，配備了檔案兼職人員，設置了檔案室，也開展了一定的檔案工作，但檔案人員素質不高，兼職過多，檔案工作未能有效地全面開展起來，人事檔案的效益也未能充分地發揮出來；有的企業檔案意識還不夠強，對人事檔案工作的關注還不到位，無專門的檔案室和檔案人員，檔案工作只是辦公室、行政部或相關部門的一個末位的工作，工作隨意性較大；更有部分企業沒有檔案意識，檔案管理處于“五無”狀態。歸納起來主要存在以下幾大問題：

1、部分單位領導對人事檔案管理工作不夠重視。有些領導總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務性工作，對人事檔案管理的重要性認識不夠，在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時又能應付外調、查檔就可以了。在這種錯誤意識影響下，相當一部分單位忽視人事檔案管理工作，導致檔案工作沒計劃，場所、經費、人員上沒有保障。

2、部分單位在檔案硬件設施上投入不足。有些單位檔案室設備簡陋，更有甚者，在個別單位還會出現沒有專用檔案室的現象，人事檔案管理不規范、不標準，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時有發生，從而對檔案利用產生了不利影響。

3、檔案管理人員管理水平不高，管理手段落后。有些單位不配備專職檔案管理人員，采取兼職辦法應付，且兼職管檔人員工作變動頻繁，業務不熟，嚴重影響檔案管理水平。管理手段較陳舊，不懂得人事檔案管理，往往在調閱檔案時采用原始的手工操作方式反復調用原件，導致檔案紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。

4、人事檔案收集工作力度不夠。部分單位沒有一套完整的收集歸檔工作管理制度，收集歸檔工作被動、不及時的現象時有出現，甚至檔案材料要么不全，要么有些材料在內容和形式上雷同，如大部分單位搞的鑒定、考核和評價材料，套話多，費話多，不能準確反映每個人的真實情況，人事檔案管理形同虛設。

5、人事檔案管理的信息化程度不高。有些單位在人事檔案管理上，計算機技術還沒有廣泛運用，不利于人事管理效率的提高，并造成一定的資源浪費。

三、如何有效地開展企業人事檔案工作，更好地服務于企業發展

企業人事檔案管理工作中存在的問題不容忽視，為了更好地服務于企業，我們主要應從哪些方面來開展好企業人事檔案管理工作呢？

1、收集材料是基礎。用是根本，管是手段，收是基礎。干部制度的改革、考察、考核、學歷、各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。我們要進一步強化檔案資源建設，把企業人事檔案收好、管好、用好。

2、加強檔案工作的基礎設施建設。重視檔案工作，庫房設施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

3、建立人事檔案信息系統，提高科學管理水平。開發和利用檔案信息資源，建立完善數據庫，通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強檔案管理，不斷創新企業人事檔案服務機制，促使檔案管理現代化。

4、努力培養高素質檔案人才隊伍。企業人事檔案部門仍處于弱勢，我們要加強人事檔案管理人員隊伍的自身建設，提高人事檔案管理人員素質。

檔案管理人員要了解和熟悉本企業的人員結構和人事信息，掌握企業基本情況和人才流動，以便隨時地介入，以獲取更加豐富的信息。要優化整理、歸檔、分類、登錄等工作，做到精化、細化、量化和信息化，使檔案信息及時有效地傳遞到企業相關部門，為企業管理服務。

總之，檔案管理是企業管理的重要一環，而企業人事檔案又是企業檔案管理中的重中之重。當前市場的競爭歸根到底是人才的競爭，只有加強人才管理，企業才能在市場競爭中立于不敗之地。優秀的企業人事檔案管理體系可以為企業的發展提供了必不可少的人才的保障。因此，我們要努力加強企業人事檔案管理工作，更好地服務于企業發展。

參考文獻：

[1] 羊建國.對當前人事檔案工作的幾點思考[J].湖南社會科學，2005（4）.

[2] 陳小薇.對企業人事檔案管理存在問題初探[J].就業與保障，2007（1）：49.

[3] 盛彥.檔案館業務建設與管理[M].檔案出版社，2003.endprint