欠發達地區縣級國家檔案館建設現狀及發展思路

【摘要】：欠發達地區縣級國家檔案館存在著資金不足、人才匱乏達不到綜合檔案館的要求，這也在很大程度導致利用率不高、服務意識不強等現象。通過轉變思路，改變單一服務政治的導向，利用現代技術實現紙質檔案數字化，同時突出地域特色，加強人才引進和資金支持，并積極開展與高?？蒲腥藛T的合作，欠發達地區縣級檔案館的建設同樣也會取得很大的成就。

【關鍵詞】：欠發達地區；縣級檔案館；現狀；特色；發展

縣級國家檔案館（以下簡稱“縣級檔案館”）承擔著集中統一地管理黨和國家需要長遠保管的檔案和史料、維護歷史的真實面貌，為現實的社會主義現代化建設和歷史的長遠需要服務。據統計，目前全國各級及各類專門檔案館共有3800余個，其中縣級檔案館占了絕大多數。原中央檔案館館長、國家檔案局局長毛福民曾經指出：“縣級檔案館位處國家檔案系統中直接面向群眾、聯系群眾、服務群眾的最前沿，其作用不可替代?！盵1]可以說，縣級國家檔案館工作開展得如何，將直接影響到國家檔案館功能的發揮和檔案事業的發展。筆者在多年的檔案搜集和利用過程中，與一些縣級檔案館及相關工作人員有著較深入的交流并進行了一些調查，本文擬對一些欠發達地區的縣級檔案館的建設現狀進行分析并試圖對其未來的發展提出自己的意見，不當之處，尚祈方家賜教。

一、縣級檔案館的建設現狀

由于受經濟發展水平的影響，在欠發達地區縣級檔案館的發展也必然受到較大的影響。雖然在廣大基層檔案工作者的努力下，使當地檔案館的基本功能得以實現、正常工業也能經常性地開展，但大多數欠發達地區縣級檔案館或多或少地存有以下幾個方面的問題：

（一）達不到綜合性檔案館的要求。

所謂綜合性檔案館的基本要求是檔案時間跨度大、檔案內容完整、檔案種類及載體形式多樣等，一般縣級檔案館就是按照綜合性檔案館的標準來進行建設的。但是按照《各級國家檔案館收集檔案范圍的規定》，綜合性檔案館在收集建國以來的檔案范圍主要集中在黨政機關和政治活動方面的內容上。這種指導思想下的縣級檔案館在收集檔案時內容就相對單一：反映黨和國家方針政策的文件多、反映來自底層的文獻少；反映領導機關的多、基層組織的少；會議記錄、總結報告等公文多，專門檔案少。就載體形式來看，絕大多數為紙質檔案。時間跨度上看，絕大多數集中在建國后，一般很少出現建國的相關檔案。這樣以來，我們在很多縣級檔案館看到的檔案均呈現趨同化的特征，缺少特色。這與綜合性檔案館的建設要求相差甚遠。有人提出縣級檔案館“不能存在綜合”、“不必要綜合”和“不具備綜合效應”[2]雖然有一定的道理，但筆者還是認為，縣級區域內的檔案資料也是極為豐富的，認真挖掘也許會有轟動檔案界乃至更大范圍內的珍貴文獻涌現。[3]縣級檔案館責無旁貸地要承擔起搜集各類文獻資料的使命來。

（二）經費支持不足。

一般而言，縣級檔案館掛靠在同級檔案局，甚至可以認為是“兩塊牌子、一套班子”。檔案局在欠發達地區的同級機構中，屬于相對邊緣化的單位，因而在經費支持方面明顯要弱于一般單位，檔案館的經費也就可想而知了。筆者與一檔案局局長在座談中得知，該單位一年的辦公經費僅為5萬元，由于縣財政經費緊張，早已規劃的辦公場所一直得不到落實，目前還是租借一家單位閑置的房屋辦公。辦公經費僅用于日常水電、房租等基本開支已是捉襟見肘。這也在很大程度上造成了主動搜集檔案的熱忱。在一些檔案館，即便是按照國家規定應該歸檔的檔案資料，由于庫房不足、保管條件簡陋等問題無法及時歸檔。如河南西華縣法院多年前便依有關規定擬向檔案館移交近2萬個卷宗，但由于館藏面積不足而一拖再拖，檔案館方面也很無奈。

（三）利用率明顯偏低。

近些年來，我國每年利用平均每年接待利用檔案資料者1300萬人次，利用檔案資料3600萬卷（件、冊）次。[4]此外，還為各種展覽、建立愛國主義基地、參加有關活動等提供檔案服務?？傮w看來檔案利用率尚可，但在龐大的利用率之下存在著利用嚴重不平衡的現象。一些具有鮮明特色的檔案館成為歷史學界的熱門去處，如紅色革命老區的縣級檔案館等。但另一方面，更多的不具備明顯特色的縣級檔案館則門前冷落。筆者在多個縣級檔案館數次查閱檔案，僅有一次遇到有其他查閱者（查詢個人檔案）。工作人員告訴筆者，一般很少有人來這里查閱檔案。

（四）缺少專業人才。

筆者曾對四個縣級檔案館的工作人員的學歷、職稱、專業等進行調查統計，總體看來檔案工作從業者中大多學歷不高，以中專、大專為主，個別最近幾年入職的人員中有一些本科生，而且，從業者所學專業與檔案相關者寥寥，有幾個歷史專業的人員已屬難得。[5]

這些從業者不具備較強的專業素養，給檔案工作帶來很大的不利。一是館藏技術長期得不到提升。一些檔案在保管中出現受潮、蟲蛀等現象，另有一些檔案由于年代久遠、字跡消退或模糊難以辨認。有些檔案館雖然也進行了復制，但復制時因少字、錯字或其他原因喪失了許多原件的特有信息，使檔案價值大打折扣。二是缺少針對檔案整理、利用的專業人員。保管檔案只是檔案館工作的一部分，檔案館還有利用以及編修史志的職責，從目前情況來看，各縣級檔案館由于缺少專業人才而無法對大批檔案開展有系統的整理和利用，使檔案的價值不能得到充分的發揮。

（五）服務意識不強。

相比較于到省級檔案館查閱資料而言，到縣級檔案館查閱資料難度要大得多。一般說來，檔案查閱只要滿足檔案館的查閱條件即可（如持單位介紹信等），但實則在相當部分的縣級檔案館查閱檔案時要遇到很多阻礙（有些縣級檔案館甚至違反國家相關規定不對外開放）。但如果僅僅把其歸結于服務意識不強似乎對檔案館的工作人員來說似乎不是很公平，這個問題形成的原因是多方面的：一是資金短缺，檔案管理條件較差，調閱檔案實在不便；二是相當部分按照規定應予開放的檔案由于沒有及時進行鑒定而不能如期開放；三是囿于個別主要領導出于政治敏感性，擔心檔案的利用會產生負面影響而不愿開放，以免產生不必要的麻煩。

二、做好欠發達地區縣級檔案館建設的幾點思考

縣級檔案館存在的上述五方面的問題都不是孤立存在的：指導方針的偏頗導致檔案收集單一而無特色，無特色則利用率不高，利用率不高又使檔案館地位尷尬得不到更多的資金支持，也就無法引進人才充實檔案隊伍。因而要改變縣級檔案館存在的諸多問題也必須多管齊下，從多方面著手。

（一）轉變檔案工作功能單一的局面思路。

根據《檔案法》和有關文件的規定，檔案館屬于黨和國家的科學文化事業機構，是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。而在實際工作中縣級檔案館主要偏重于收集黨政機關文書檔案，誠然，這為研究國家的政治等問題提供了極為大量的材料。但隨著時代的發展，地方的人文歷史、科技發展、地理變革等歷史情況，顯得非常的格外的重要，這就要求縣級檔案館在收集檔案時不僅局限于黨政機關文書檔案，也要對其他方面的文獻資料予以重視；除了服務于政治、歷史，還要服務于本區域的改革開放、經濟建設和文化發展等是事業。有關檔案館利用檔案為大亞灣核電站建設節約建設資金200余萬元、為青島卷煙廠“哈德門”商標的注冊創造利潤4億元等為縣級檔案館起到了良好的示范作用。

（二）加快縣級檔案館紙質檔案數字化步伐。

紙質檔案數字化就是采用現代的科技設備，如掃描儀、數碼相機等對紙質檔案進行掃描和拍攝，加工成圖像或數字文本，然后存儲在光盤、磁帶、磁盤等載體上，并且在電腦上進行識別的數字圖像處理過程。與傳統紙質檔案相比，它具有效率高、成本低、易于保存及利用等方面的優點。因而國家檔案局在 2011 年頒布的《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中，提出“加快數字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設，完成國家數字檔案館建設總體規劃的編制工作，對電子檔案進行安全有效的管理”。目前許多縣級檔案館已經開始進行這項工作。據筆者了解，很多縣級檔案館囿于人力、物力和財力所限，暫時無法對全部檔案實現數字化，只選取較為重要的如“縣委全宗”、“縣政府全宗”等進行數字化處理，尚有大量的檔案文件亟待處理。

（三）充分利用本地檔案，突出本地特色。

多年來， 許多檔案館都比較重視地方特色檔案的建設， 這不僅促進了檔案征集工作， 使許多長期散失在社會上、有較高利用價值的檔案得到了保護， 也極大地豐富了館藏， 彌補了館藏檔案內容的許多空白和不足， 有力地推動了檔案工作為社會服務功能的拓展。

首先，要對本地特色進行準確的定位。正確認識到本地的特色檔案是什么，做到人無我有、人有我全、人全我精。筆者所工作的豫東周口市的西華、扶溝兩縣，是黃泛區的核心地區，黃泛事件也是當地重大的歷史事件至今尚有許多黃泛后的遺留痕跡以及極少數親歷者在世，在征集黃泛區檔案史料方面遠比其他縣更具優勢。據悉當地檔案館也在著手此事，一旦建成必然形成其他縣級檔案館所不具有的特色。

其次，在建立本地特色檔案時要遵循全宗理論和檔案整理的基本原則進行。這就要求不可把特色檔案與一般檔案割裂開來，更不可為了建設特色檔案而忽視了一般檔案的整理，而是應當把二者有機結合起來，不可分散。至于地域色彩的集中體現可以在后期整理檔案時予以突出，編成特色檔案集出版。

再次，在建立本地特色檔案時可以用其他方式補充紙質文獻所不能體現的東西。比如對某以重大問題進行田野調查，收集口述史料加以整理，使特色檔案更加豐滿。

（四）引進專業人才，與高校開展合作

目前各縣級檔案館人才匱乏的的原因除待遇較低、工作繁瑣外，還有一個很重要的原因的工作人員的構成不是依據專業需要，更多的是上級人事機關的行政決定。造成“有專業知識的進不來、近來的不具備專業知識”這種情況。隨著時代及檔案事業的發展，傳統的能識字就能做檔案工作的觀念已經明顯落后，建立一支穩定的、有專業知識、技術的人才隊伍必然是各縣級檔案館的發展趨勢。

然后，受各縣級檔案館編制的限制，地方檔案館也經常存在人員配備不足問題，檔案工作者的精力主要用在檔案的接收、整理、歸檔、保管、利用上，其中尤以日常的檔案文件收集、整理（歸檔、數字化等）和接待檔案利用人員為核心工作，工作任務繁重，人力不足也使得地方檔案館無法進行檔案編研工作。破解這個困境可以考慮與高校專業人員開展合作，校是人才高地，專家學者眾多，他們具備深厚的理論修養，了解學科前沿發展狀況，思路廣闊，研究深入。尤其是文史方面的專家學者，在編史修志上具有檔案工作人員無法比擬的優勢。占有信息的檔案館和占有人才的高校合作開展編研，可以實現優勢互補，提高編研成果的學術質量，這也必然會對縣級檔案館建設起到一定的推動作用。

結 語

隨著社會經濟的全面發展與人民群眾物質文化生活需求的日益增長，檔案在各領域中的重要性也日益凸現出來。誠然，欠發達地區縣級檔案館在資金支持上明顯弱于發達地區同級檔案館，但不能因此而固步自封，喪失開拓進取精神。因此欠發達縣級檔案館在爭取外部（如政府）對檔案事業支持的同時，還要加強內部的建設，拓寬發展思路，開展廣泛合作，欠發達縣級檔案館的發展同樣可以做出突出的成績。

注釋：

[1]王潮：《河北省縣級國家檔案館建設工作會議要求大力推進縣級國家檔案館基礎設施建設》，《檔案天地》2006年第3期，第46頁。

[2]王榮福：《縣級檔案館是綜合性檔案館嗎？》，《山西檔案》1994年第3期，第26頁。

[3]被譽為20世紀繼甲骨文、漢晉簡帛、敦煌文書、明清檔案發現之后中國歷史文化上的第五大發現的徽州文書，相當部分散佚在民間，如果當地各縣檔案館更早、更深的介入的話，徽州文書存世的總量將會更為驚人。

[4] https：//baike.baidu.com/item/檔案館/11003823？fr=aladdin.

[5]王曉璐的文章里也體現了各檔案館缺少檔案專業人才的問題。參見王曉璐：《從公眾檔案文化需求視角論檔案編研工作出路》，《浙江檔案》2011年第5期，第32-35頁。

作者簡介：靳素芳（1973—），女，河南商水人。周口師范學院新聞與傳媒學院教師，主要研究檔案管理及地方史研究。