企業檔案實體搬遷中應注意的問題
——以云南招標股份有限公司為例

文/云南大學歷史與檔案學院 廖可佳 李帥 王輝

企業檔案實體搬遷中應注意的問題
——以云南招標股份有限公司為例

文/云南大學歷史與檔案學院 廖可佳 李帥 王輝

隨著檔案數量的日益增加，舊檔案庫房逐漸無法滿足公司檔案部門的工作需求。檔案庫房的搬遷勢在必行，然而有關實體檔案搬遷過程的成果卻十分有限。筆者在2017年1月參加了云南招標股份有限公司檔案實體搬遷工作，結合本次實體檔案搬遷的整個過程，對檔案實體搬遷過程中應注意的問題進行分析討論。

檔案搬遷；實體檔案；企業檔案

云南招標股份有限公司（以下簡稱“云招”）由于舊檔案庫房的租期到期且面積有限，無法滿足云招檔案部門放置檔案的需要，因此租了新的檔案庫房。大量的檔案需要從舊檔案庫房搬至新庫房，主要包括招投標檔案（科技檔案、文書檔案），還有一些配套的影像資料。云招對于檔案搬遷工作提出了更高的要求，不僅要保證檔案在搬遷過程中的完整與安全，還要充分做好應對突發事件的應急備案。云招本次的檔案搬遷工作主要由三個階段構成，即前期準備工作、中期搬遷工作、后期整理上架工作，本文主要討論三個階段中應注意的問題以及采取的措施，以期對今后界內的檔案實體搬遷工作有所啟示。

一、檔案實體搬遷應注意的問題

（一）前期準備工作。云招檔案部門所保存的檔案具有招投標檔案固有的特點，即數量龐大、檔案附件多。除此之外，檔案門類繁多，新老庫房距離遠等搬遷實況，也為云招檔案實體搬遷工作帶來了困難。為保證檔案在搬遷過程中完整與安全，提高檔案搬遷的效率，云招制定了周密的搬遷計劃。

1.組建檔案搬遷專門小組。成立專門的工作小組，對工作進行統一的籌劃，才能避免出現工作局面混亂不堪、工作進度不明確等問題。檔案搬遷專門小組要負責制定詳細的搬遷計劃，例如：搬遷的具體時間，具體路線、車輛安排；工作的進度安排；搬遷工作人員的雇用；突發事件應急備案等等問題。檔案搬遷專門小組作為整個檔案搬遷工作的最為核心的領導部分，一定要注意明確分工，確保每個環節都有專人負責，從而保證搬遷工作的順利開展。

2.新檔案庫房功能籌劃。云招在實現檔案有效搬遷的同時，為滿足云招檔案歸檔、查詢、借閱等多重工作需求，摒除舊檔案庫房布局弊端，對新的檔案庫房布局進行科學化的設計。根據對新檔案庫房的功能定位，“云招”相關部門將其劃分為儲存區、借閱區、業務整理區、辦公區四個功能區。新庫房功能的劃分有利于確保今后檔案信息工作的便利，以此確定了新庫房運行的基本規劃。

除此之外，還要確保新檔案庫房的衛生條件與溫度條件，做好防災準備。庫房內還應配備專門的配套工具，便于檔案現場清點、記錄；檔案柜上要提前貼好功能區標簽，便于后期檔案搬遷工作的有序進行。

3.相關工作人員培訓。檔案實體搬遷工作是一項繁重的體力工作，一般會雇請搬家勞務公司進行檔案搬遷工作。但由于搬遷工人缺乏相應的專業知識，對搬遷流程不熟悉，容易造成檔案的混亂與缺失，因此對相關工作人員的崗前培訓至關重要。搬遷組一般定為四人一組，檔案工作人員與搬遷工混組，每組安排一名組長對全組人員進行崗前培訓，主要負責檔案清點、出庫、裝車、搬遷、卸車、上架工作，形成一套完整的工作模式，確保指令、回饋都能及時傳達。還應當填寫專門的“檔案搬遷工作表”，做到每車配一表，全方位監控搬遷進度。

4.做好檔案安全工作。檔案搬遷過程中一定要做好安全措施，以防止檔案失密或丟失。防泄、防竊、防失的意識要貫穿整個檔案搬遷工作，要加強檔案工作人員相關方面的意識教育。另外，在搬遷過程中，原有的監控設施應該維持正常運行，確保搬遷工作按照程序有條不紊地進行。

（二）中期搬遷工作。檔案實體搬遷的中期搬遷工作主要由清點打包檔案、搬遷檔案以及卸車后統計核對檔案三個步驟構成。中期搬遷工作是整個檔案搬遷工作的重中之重，對于工作安排有特別高的要求。只有嚴控搬遷順序，才能有效保證檔案的系統分類，維系檔案內在關系，促使搬遷工作盡快完成。云招牢牢抓住了三個工作的關鍵點，即詳細落實清點、對賬與裝箱任務、統一安排搬遷程序、準確核對統計檔案，保障了中期搬遷工作的有效運行。（見圖1）

圖1：中期搬遷工作示意圖

1.詳細落實清點對賬、裝箱任務。檔案清點對賬工作是檔案搬遷工作順利實行的大前提，檔案清點對賬工作主要是要求檔案工作人員對企業檔案進行逐一核對，標上流水號，對于外借未歸檔案，要放置“外借借條”，并在清點名冊上做好記錄。在檔案的清點過程中能夠對檔案進行再梳理，對于之前因為操作不當出現的錯庫、錯架、錯類、錯號案卷進行錯誤糾正。之后就是對檔案進行裝箱。為了保護檔案的安全，云招定制了防震搬遷專用箱，按照清點順序進行裝箱，每箱都配置一張“檔案裝箱表”，注明箱號、全宗號、目錄號等信息，核對無誤后由負責人簽字，之后進行封箱，封箱時一定要封牢，以防在搬遷過程中散落給后期工作帶來不便。其次，對于封箱處理的檔案要做到專箱專放，不能與其他辦公物品一起混放，同時杜絕火災、腐蝕等情況的出現。最后，封箱打包現場混亂，涉工人員復雜，因此要做好防盜措施，以防損失。

2.統一安排搬遷程序。按照“下架—打包—封裝—搬遷—開封—解包—上架—排序”的流程規范搬遷程序，確保環節無誤，這是確保檔案搬遷有序管理的關鍵，搬遷工作要緊緊依據安全原則進行，統一調動，精確分配每日工作量。除此之外，企業相關部門應當建立安全保障體制，對搬遷途中可能發生的突發事件進行備案處理，確保搬遷過程中，檔案不會出現破損、遺漏、丟失、泄密等問題。

3.準確核對檔案。當檔案搬遷至新庫房之后，檔案工作人員應該按照清點名冊，對標記有大流水號的檔案箱進行逐一核對，并應根據核對的情況，對檔案箱擺放位置標上記號，并編制“檔案存放位置表”，以便于接下來的檔案上架工作。

（三）后期上架工作。后期上架工作是檔案實體搬遷工作最后一個步驟，這個步驟對檔案的搬遷順序要求同樣極高，因此在中期搬遷工作后，要對卸車的檔案進行二次清點。如果順序沒有差錯，則按序上架，并編制“檔案上架情況表”，給每個檔案實現準確定位。為了確保檔案后期上架工作準確無誤地進行，企業主要應該在以下核心區域做到重點把握：

1.合理分布上架空間。檔案庫房上架空間的合理分布主要涉及兩個方面，首先要對現存檔案進行合理布局，按照年度分類對現有檔案進行上架處理。除此之外，檔案工作人員還應當充分考慮到檔案庫房剩余空間的承載量，對之前外借的檔案，應該預留出相應的位置。雖然說這樣做會給搬遷工作帶來許多不便之處，但是如果因為一時的方便，將檔案之間的內在聯系打破，今后檔案的管理容易造成混亂。因此檔案工作人員要熟悉企業現存檔案的具體情況，對檔案上所需空間在宏觀層面有整體的把握。

2.重新確定檔案柜架標識。新舊檔案庫房在面積大小、功能區分布上存在顯著差異，原有的各類檔案都需要重新進行組合排列。新檔案庫房檔案架需要就現存檔案的實體長度以及存放空間進行測量，并預計出未來檔案可能的發展空間。從而對檔案庫房的存儲區進行合理劃分。依據分布結果，應當事先在新庫房的檔案架上貼上新標識，以便清楚地指導工作。

3.檔案上架后的調整工作?，F存檔案上架完畢后，還需要進行一定的調整工作。檔案實體搬遷工作中難免會出現一些問題，以云招為例，因為在檔案打包環節中檔案捆綁不扎實，搬運工人在搬運過程中沒有輕拿輕放，導致有些檔案包散架，檔案找不到匹配的流水號，成為無身份的“僵尸檔案”。能否解決這些問題，直接關系到新檔案庫房何時才能投入運行。因此檔案搬遷專門小組需要待現存檔案上架完畢后，安排工作人員逐一核對，對于在上架過程中因為檔案暫失而出現架標不一致又無法調整的情況，應按照現有順序，給檔案重新貼上位置標簽，接著按重置的標簽將檔案位置信息錄入數據庫，以保證后續的檢索查閱服務能夠有序進行。

4.做好防火、防蟲、防潮措施。全部檔案上架完成，也意味著檔案實體搬遷工作拉下帷幕。然而，檔案多為紙制品，由于其獨特的性質，要求我們對后續的防火、防蟲、防潮工作一定要嚴肅對待。

二、結語

云南招標股份有限公司基本按計劃無差錯地完成了本次檔案實體搬遷工作。由此可知，要想確保檔案實體搬遷工作的有效完成，要事先成立檔案搬遷專項小組，編制周全嚴謹的搬遷計劃。其次，要注意工作人員之間的合理調配，使得工作分配明確，責任落實在人。最后，在搬遷環節和上架環節，要按照準則編制《檔案登記表》，確保全程跟蹤。

此外在整個搬遷過程中，云招沒有停止對公司各部門提供檔案借閱服務。云招事先編制了清點名冊與檔案登記表，面對查檔需求，檔案部門通過登記表進行索引，準確找到檔案位置提供服務。對于出借的檔案，檔案工作人員會預留位置，使得搬遷工作與檔案服務功能不發生矛盾。

當然，面對龐大繁瑣的搬遷工作，再嚴謹的工作計劃也會出現錯誤。譬如上文提到，因為檔案捆綁不嚴，導致檔案在搬運過程中散落，使得一些檔案成為“僵尸檔案”。又如，在清點檔案時沒有采用耐磨耐久的黑色馬克筆，造成部分編號在搬運過程中因為磨損而模糊不清，給后期檔案上架工作帶來了不小的麻煩，拖延了搬遷進度，這些都是企業檔案搬遷時需要特別注意的。

云南招標股份有限公司在本次檔案實體搬遷工作中的優點與不足均為企業實體檔案搬遷工作提供了寶貴經驗，希望今后企業在組織檔案實體搬遷工作時，能夠以此為指導，受到一定啟發。