信息時代檔案管理工作創新

張秀麗

摘要：在信息化的今天，檔案管理工作也要與時俱進，怎樣才能讓當下的檔案管理適應信息化的時代，是檔案管理人員思考的問題，檔案管理工作模式的改革已經悄悄的拉開了帷幕。

關鍵詞：信息時代；檔案；管理；創新

在信息化時代下，全球化、數字化相繼出現，計算機技術已經運用在人們的生活中，檔案管理也在悄無聲息的發生著改變，電子檔案的傳輸運用，這一技術提高了檔案管理的工作效率，促進了檔案管理工作的發展。并且，檔案管理工作的創新與社會的發展需求遙相呼應，這也極大的方便了工作人員對檔案信息的查詢和歸類。因此，在信息化的時代下，檔案管理的創新則顯得尤為重要。

一、影響檔案管理工作創新的因素

（一）檔案管理工作人員的管理理念落后，服務意識淡薄

首先，檔案管理工作仍然以傳統的管理方式為主；其次，檔案管理工作人員沒能充分利用現代化辦公管理手段，使得檔案管理工作效率不高；再者，檔案管理工作人員對檔案管理工作認識不夠透徹深入，認為其工作的主要內容就是保管好檔案即可；最后，檔案管理工作人員整體素質不高，不能緊跟時代步伐，也不具備創新精神。

（二）檔案管理體系陳舊

當前階段，很多管理人員對于檔案的管理還沒有形成有效的體系，管理人員的技術水平也難以讓檔案的管理更加具有成效，檔案的管理工作沒有形成系統化。尤其信息技術的發展更加需要高效的檔案管理體系進行創新，舊有的體系無法滿足當前的檔案管理需要，檔案的管理效率無法得到提高。

（三）檔案管理模式的不完善

隨著網絡的普及，人們獲取信息資源的途徑拓展、費用降低、效率提高，而檔案信息開發管理模式落后，人們獲取信息不那么容易，導致檔案信息資源價值被遺忘。因此創新檔案信息資源管理模式，共享檔案信息資源迫在眉睫。但檔案計算機管理模式、信息服務系統還沒有建立起來，缺乏相應的管理標準和規范。檔案信息資源開發利用管理模式滯后，服務方式不靈活，服務手段不快捷，這種檔案管理模式，嚴重阻礙了檔案信息資源的開發利用的程度。

二、信息時代下檔案管理工作的新措施

（一）提高工作人員的服務意識，改進服務方式

在當今第三產業發展迅速的情況下，服務業成為主流，服務意識將影響人們的生活方式和工作態度。而在檔案管理工作中，服務態度同樣重要，因為檔案是對重大歷史事件的記錄，也是對經驗的總結，具有保存價值和參考價值，而工作人員良好的工作態度，有利于檔案資料的長久保存和利用價值。

檔案管理將不再是實體的保存，而且還是電子內容的整理，面對發達、快捷的網絡技術，檔案管理機構要創建檔案館網站，有了網站這個檔案歸類集合中心，有利于數據信息的電子化和網絡化處理。同時，在檔案館網站開展在線網絡服務，因為檔案收集、保存的目的為了使用，所以，通過改變服務方式，要提高檔案的使用率，從而體現檔案的使用價值。

（二）改變現存落后的管理模式

通過最新的網絡技術，建立現代化的檔案網絡資源管理模式，對現有的檔案資源進行最大化利用。此外，各個檔案管理部門還需要通過網絡平臺做好資源的共享，通過這種方式不僅可以提高對檔案信息資源的有效利用，還可以在各個部門的交流與合作中，發現自身的不足之處，從而能夠更改好的改善自身，促進檔案管理制度的進一步完善。

（三）提高檔案人員隊伍的綜合素質

提高檔案管理工作人員的綜合素質，需要從以下兩方面做起：首先，加強對工作人員的教育。檔案館需要制定相應的制度改變全體工作人員的觀念，提高他們對檔案管理工作的認識和熱情。檔案館還可以和專業的機構進行合作，對工作人員進行定期的培訓，提升他們的整體素質；其次，改變檔案管理工作人員的知識結構。要求所有工作人員對相關學科和科研成果進行了解，擴展自身的知識廣度，為檔案信息資源的利用做好鋪墊。

（四）引進專業技術人才，做好培訓工作。

在引進人才的過程中，要注意選擇那些有一定的檔案管理基礎知識，并且具備了與單位相關的知識和技術的高素質人才。對于那些有專門檔案管理人員的單位來講，要通過定期的培訓和考核制度，有效的提高單位檔案管理工作人員的素質。同時，還要要求員工嚴格的遵守工作規范，對于文件資料的處理要嚴格的按照標準化流程進行處理。

（五）促進檔案信息化建設

紙質檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以收到事半功倍的效果。檔管理數字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設加快發展，在實現了辦公自動化的同時，促使檔案信息化建設邁入一個新的臺階。將檔案通過網絡融合為一體，實現真正意義上的信息資源共享。以往利用者必須到檔案室才能利用，而網絡化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數據庫進行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務質量。而新的檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫。各檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統的設計與建設，密切結合本單位辦公系統與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設，科學推動電子文件歸檔工作。

三、結束語

在信息時代的影響下，人們要改變自己的陳舊觀念，接受新事物，積極運用現代技術，轉變工作人員的工作理念，加強服務意識，對檔案管理工作積極改造創新，并在使用新技術的情況下，讓檔案資源服務網絡化，檔案信息管理標準化，同時還要擴大檔案資源的內容量，在建立檔案館網站時，加強檔案管理工作的安全保障體系，讓檔案資料體現最大的使用價值。

（作者單位：大慶油田有限責任公司第八采油廠規劃設計研究所）endprint