大數據時代檔案工作的挑戰與對策

黃 虹

杭州市第三人民醫院

隨著信息技術的廣泛應用，檔案管理已逐步實現數字化、網絡化，檔案數據資源的存儲和利用更為便捷高效，開始具備了大數據的特征，主要表現為數據的多樣性、海量化、異構性等。因此，必須使用新型技術方法來加強檔案信息管理。

1 大數據時代檔案管理工作面臨的挑戰

1.1 檔案信息安全問題日益突出

大數據時代的到來使得檔案管理中信息的安全性面臨較大的挑戰。信息安全不僅僅表現在理念層面，部分還涉及法律問題。在大數據時代，檔案開放的標準沒有嚴格定義，系統獲取相關檔案資料更為方便，一些有特殊性的檔案信息，會被相關人員輕易地獲取。從國家層面上講，大量的機密信息被泄露，會造成國家財產的損失，嚴重情況下對國家的發展會產生威脅。從個人角度來講，一些屬于隱私的信息被泄露，對個人的發展以及其家庭安全也會造成災難性的后果。

1.2 海量檔案數據的存儲管理跟不上要求

大數據時代的檔案數據呈現指數增長趨勢，而檔案管理機構的存儲設備不能滿足數據存儲的要求，即使使用云盤對檔案信息進行存儲，也難以解決檔案存儲問題。大數據系統需要對所有的數據進行分析后才能夠從中提取重要的信息，然后將這些數據進行上傳又需要大量的時間，由于數據變化的速度比較快，導致上傳到云盤的數據缺乏時效性。利用云計算的分布式性質對大數據進行分析也存在一定的問題。大數據背景下數據的處理首先應該實現數據的傳輸，將大量的數據從存儲點傳送到處理點，在數據流量較大的情況下，數據傳輸會造成各種數據的堵塞，從而影響到整個數據傳輸的速度。

1.3 檔案管理人員的專業化能力有待提升

大數據增強了數據的復雜性，檔案管理向著專業化、多元化的方向發展，信息處理需要通過分布式的架構進行處理，而現有的檔案管理工作人員掌握的技能相對較少，管理理念也比較傳統，難以適應大數據時代檔案管理的要求。大數據背景下，檔案的收集、管理及利用等各個環節都發生了較大的變化，增強了檔案管理人員工作的挑戰性。

2 大數據時代檔案管理工作的主要策略

2.1 建立健全檔案安全管理制度

大數據時代檔案的開放性和多樣性等特征，使得各種檔案信息存在的安全隱患不斷增多。為了確保檔案管理的安全性，需要建立健全檔案安全管理制度，實施檔案信息準入制度，從而加大對各類檔案信息的保護力度，降低檔案信息存在的風險，避免各種數據和信息出現泄露的情況。此外，相關政府部門也應該加大對檔案管理的投入力度，籌集資金建立安全保密管理系統，建立信息化管理平臺，設置查詢登錄權限，才能更好地提高檔案管理的信息化水平。

2.2 加強檔案大數據存儲分析系統的開發

大數據的分析技術比較復雜，無論哪一個行業引入大數據，都需要打破專業限制，通過與大公司和企業之間的合作，才能夠將數據分析能力較強的人員和數據結合在一起，比如一些公司中有懂數據分析的人員卻沒有數據，而不懂數據分析的公司卻擁有大量的數據，通過多方合作可以提升數據分析有效性。不同行業需要有不同的數據分析工具，檔案管理也是如此，因此，需要加強檔案管理工作者與數據分析工具開發公司之間的合作，并且結合檔案管理部門的實際情況，才能夠開發出適合檔案管理行業特點的數據分析工具。利用數據分析工具對檔案信息數據進行分析，從中提取重要的信息加以儲存，不僅能夠節約信息儲存空間，還能夠避免重要信息的丟失，減少了信息傳輸的堵塞，一定程度上能夠加快信息上傳的速度，提高信息管理效率。

2.3 加強對檔案管理人員的專業培訓

大數據時代對檔案管理人員的管理理念和素質都提出了更高要求，因此，需要加大對現有檔案管理人員的培訓，改變他們的傳統管理理念，提高他們的綜合管理技能，方便他們更好地從事檔案管理工作。加強對檔案管理人員的培訓，可以將檔案管理人員從以往的檔案管理手工勞動中解放出來，提高檔案管理效率。此外，需要不斷改善檔案管理人員結構?，F有的檔案管理人員大多年齡較大，對于新鮮事物的接受能力較弱，受傳統思想影響根深蒂固，對于計算機和網絡技術的應用比較陌生，他們習慣于勞動強度大、技術含量低的手工勞動，缺乏大膽創新的精神，因而制約了檔案管理的信息化發展。為了改變這種現狀，需要引進年輕的檔案管理人員，通過考核方式淘汰綜合能力弱的管理人員，平衡檔案管理人員的結構，促進檔案管理人員的協調發展。為了提高檔案管理人員的工作效率，可以建立績效考核機制，對檔案管理人員的能力和知識的掌握情況進行考核，建立相關獎懲制度，以此增強檔案管理人員工作的積極性，提高檔案管理效率。

傳統的檔案管理方式不僅勞動強度大，而且科技含量較低，在大數據時代，這種管理方式面臨著較大的挑戰，無法滿足檔案管理的要求。因此，檔案管理需要緊跟時代發展的腳步，引進計算機和網絡技術，實現信息化的管理模式；還需要加強對管理人員的培訓，改變傳統的管理方式，培養他們掌握新型的信息技術和相關管理知識，將管理人員從煩瑣的檔案管理工作中解放出來；通過信息化管理提高檔案管理效率，同時降低相關人員的工作強度，減輕他們的工作壓力，才能夠讓他們有更多的精力投身于工作中，才能提高檔案管理的綜合效率。