電子發票的全面推行與財務報銷存在的問題及解決方法探析

陸菁

摘要：隨著社會信息化的飛速發展，特別是互聯網技術的革命與更新，電子商務新型模式已經滲透到各個領域，在經濟新常態下的當今社會中扮演著愈加重要的角色。與此同時，也給傳統的發票制度造成了革命性的沖擊，此時電子發票應運而生，實現發票電子化是大勢所趨、時代要求。本文就電子發票的開具及使用流程進行簡單介紹，并對電子發票在財務報銷中存在的問題進行深入分析，最后提出實踐中的改進方法與建議。

關鍵詞：電子發票 財務報銷 問題 解決方法

電子發票是指在購銷產品、提供或接受服務以及從事其他經營活動中，開具、收取的以電子形式存儲的收付款憑證。電子發票與普通紙質發票一樣，由稅務局采用全國統一的防偽標識、統一編碼，采用稅務局的電子簽名，與紙質發票同樣可用于財務報銷。采用電子發票的優勢在于：①可以加快節約成本、保護資源；②加快數據流轉速度，方便財務、審計、稅務等各部門使用相關數據；③促進財務無紙化、自動化進程；④有效遏制假發票現象。我國自2012年在北京、浙江等22個省市開展電子發票試點后，國家稅務總局于2015年11月發布了《國家稅務總局關于推行通過增值稅電子發票系統開具增值稅電子普通發票有關問題的公告》（國家稅務總局公告2015年第84號），自2015年12月1日起在全國開始全面推行增值稅電子發票，至今已有近兩年的時間，在越來越多的行業和領域都不再開具紙質發票?，F在看來，雖然電子發票給我們的日常工作帶來了很多便利，但是弊端也在日益顯現。本文將著重從電子發票的開具和使用流程發現其在財務報銷中存在的隱患和弊端，并探討解決方法。

一、電子發票的開具及使用流程

當經濟業務完成后，開票方獲取客戶開票信息后，上傳到稅控開票系統形成電子發票數據接受稅務部門監管，同時通過電子發票平臺生成帶有電子簽名的電子發票，由電子發票平臺自動推送電子發票給客戶指定的電子郵箱、APP等網絡途徑以接收電子發票，或者由客戶通過平臺自行打印，或者由開票方直接將電子發票打印出來交給客戶。在客戶接受電子發票后，理想情況應當是直接以電子的形式歸檔。但根據2015年頒布的《會計檔案管理辦法》規定，同時滿足一定條件的、單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存。對于大部分單位而言，并不符合僅以電子形式歸檔保存的條件。

根據現行的《會計法》有關規定，報銷票據應當是紙質票據。也就是說，如果要報銷，電子發票就應當打印出來。實際工作中，大部分單位尚停留在紙質票據的報銷層面。由于沒有全國統一的電子發票監管平臺，發票來源眾多，單位財務人員并不具備統一管理的條件。

二、電子發票在財務報銷中存在的問題

（一）信息安全性

電子發票從開具到獲取均需要在網絡上完成，這就造成了無論是開票方還是客戶的信息極有可能會被泄露，在網絡科技日益進步的今天，尤其是黑客技術不斷發展的今天，如何既能實現電子發票的有效使用，又確保企業的商業機密不被泄露？對于信息安全這將是一個嚴峻的考驗。

（二）發票真實性

我國長期處于紙質發票報銷期間，直到現在，一般單位的報銷仍然規定必須使用紙質票據。這就是說，電子發票并不真的具備“電子”的功能，依然要被打印出來方可報銷。對于傳統發票，會計人員可以通過手感、打印效果等依職業經驗判斷其真偽，但是對于電子發票，則必須在規定期限內通過國家稅務信息系統查詢。如果報銷滯后，或者由于業務繁忙，會計人員來不及一一查詢的情況下，就極有可能給單位財務管理造成很大困難。傳統的職業判斷在電子發票的真假判別中沒有絲毫作用。

既然電子發票必須打印出來才可以報銷，那么對于電子形式的票據，發達的PS技術、修圖軟件就大有施展之地，完全可以做到修改發票上的任一內容。如何確保發票的真實性，對于會計人員來說，又將是一個巨大的考驗。

（三）報銷唯一性

電子發票既然是全文打印出來的，那就可以重復打印，即使在打印出來的票據上是有標注第幾次打印，也會存在多次復印報銷的風險。對于開給個人的發票，更加可以復印多次在多家單位重復報銷。

在電子發票未全面普及的時候，財務人員可以通過嚴格規范發票要素、建立EXCEL表格的電子發票備查賬篩查已報銷過的電子發票。但是，一旦將來電子發票鋪天蓋地，每張發票均由財務人員手工錄入表格不僅極大增加了工作量，而且也容易造成差錯，從而影響整個企業的財務核算工作。

（四）操作便捷性

國家推行電子發票的初衷是簡化報銷環節、節約成本。但從實際操作層面上來看，原先銷售方開具發票現在變成了銷售方開具后還需要客戶自己打印出來；原先紙質發票報銷，絕大部分發票通過財務人員經驗判斷即可分辨真偽，現在需要財務人員先在稅務系統里辨別真實性，再辨別第幾次打印，還要建立EXCEL表格，每張發票手工錄入區分是否為首次報銷，手續繁雜，任務艱巨。不僅無法簡化報銷環節，也并未達到節約成本的效果，反而增加了發票接收方經辦人和財務人員的工作量，與推行電子發票的初衷背道而馳。

那么，既然電子發票的推行有如此多的弊端，是不是就沒有必要進行下去了呢？顯然不是。在大數據的今天，電子發票的存在將會是大勢所趨，在做好相應的防范監管措施后，電子發票的管理便捷、方便統計等優勢就會顯露出來。當然，這需要時間，但是可以相信，隨著法律、技術的不斷發展進步，一定會很快實現。

三、電子發票使用在實踐中的改進

（一）建立國家層面的電子發票監管云平臺

在大力推廣電子發票的今天，不能把隨之帶來的問題推給財務人員自己想辦法解決。國家應從制度到監管建立一系列切實可行的方案。例如在肯定了電子會計檔案存在的法律效力之后，是否可以制定電子票據使用管理規定，從法律層面禁止利用電子發票的推廣為個人謀取利益。

其次，雖然已經存在第三方電子發票服務平臺，但尚不具備權威性和唯一性。在釣魚網站廣泛存在的今天，財務人員急需具備國家層面的統一、唯一的電子發票監管云平臺，該平臺可以基于稅務、工商等登記信息，將所有在冊企業統一納入，以信用代碼識別。在此平臺上，可以直接實現所有企業的電子發票開具、查詢、打印、監管，只需要錄入信用代碼就可以自動識別企業，先生成發票代碼，發票接收方經辦人可以持此代碼由財務人員直接從該系統打印出電子發票。這既減少了經辦人打印電子發票的工作，也杜絕了復印發票多次報銷的風險。由財務人員親自在平臺上打印發票，既可以同時確認發票的真實性，也可以防止電子發票被修改的情況。只要發票注明第幾次打印，還可以避免手工錄入電子發票票號的繁重工作。同時，該平臺的服務方除了開票方、接收方、稅務、工商部門，還可以納入審計、會計師事務所等監督方，簡化和精確社會監督作用。建立統一的平臺也可以有效保護企業信息安全。endprint

（二）建立企業層面的信息網絡

要想真正將電子發票的作用發揮到最大，僅有國家層面的電子發票監管服務平臺是遠遠不夠的，大量的工作存在于電子發票的開具和接收方的財務人員方面。在確保電子發票的真實、準確、唯一性之后，如何利用電子發票簡化財務工作、保證財務工作的準確性非常重要和關鍵，也是電子發票存在的更大意義。這就需要企業建立完善的信息網絡，將從平臺上下載的電子發票直接運用于企業內部，與企業現行內部系統、財務系統信息對接，實行網上報銷、網上審核、自動做賬、智能分析，這將大大簡化報銷工作，甚至既減少財務崗位、又增強了財務信息的準確性，真正實現了辦公無紙化、電子化、精確化。

除了可以將財務工作簡化、精確，利用企業信息網絡還可以將電子發票中的信息最大化利用，例如對于當年經費使用統計、供貨商統計、供貨商分布，甚至供貨商的規模大小均可以統計分析，將會大大有利于企業管理。

（三）財務人員提高自身業務水平及管理理念

任何變革最后都會作用于人，任何系統、平臺的最終使用者也是人。作為新時代的財務人員，尤其是財務管理人員應當主動接受新事物、學習新思路。一方面，應當提高個人業務素質，學習掌握電子發票的相關知識，作為開票方，需要注意保護銷售數據的流出，確保財務信息安全；作為接收方，需要有效快速辨別電子發票真偽，對于一些真發票假業務也要時刻保持高度的職業敏感。另一方面，應當改變傳統觀念，積極學習先進的信息化財務管理系統，為企業內部改進財務工作流程提出切實可行的優化建議。

四、結語

電子發票的運用推廣，是財務大數據實現信息化的必經之路，如何走好這條路，是每個企業、每位總會計師需要考慮的重要問題。使用好電子發票，可以提升企業的管理水平和實現財務工作的高效運轉；反之，如果固守傳統的會計模式，拒絕數字化，將會給企業管理和財務管理帶來巨大災難?？傊?，會計核算的智能化、自動化必將成為電子發票被廣泛應用后的美麗前景。

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（作者單位：江蘇省體育科學研究所）endprint