關于石油企業檔案管理工作的措施分析

鄭福利

摘 要：隨著現階段網絡技術的迅猛發展，當前已經緊隨時代發展的需要逐步建立起統一的檔案目錄中心，這樣一來就十分方便進行查詢和搜索客戶資料，人們以后只需要通過網絡就能夠找到自己所需要的各種檔案資料，從而利用檔案信息就不會再受時間和空間的限制。本文首先分析了石油企業檔案管理的重要作用，然后分析了石油企業現階段檔案管理中存在的問題：重視程度不夠；人員素質不高；檔案管理不夠標準化、規范化，最后分析了石油企業檔案管理的具體措施：從內心重視加強對企業檔案管理工作；進一步完善石油企業檔案管理制度；積極引進專業的檔案管理人才；進一步完善石油企業檔案管理制度。

關鍵字：石油企業；檔案管理；措施；

1 石油企業檔案管理的重要作用

眾所周知，所謂的檔案數字化指的是利用相關的智能信息處理技術將過去那種傳統的以錄音帶、紙張為存貯介質的各種檔案資料（原始），通過壓縮、掃描、轉化等各種手段將其轉換成圖片文件、錄像文件以及聲音文件等形式，然后再運用各種存儲管理技術將他們有效保存各種介質上來保證數據不會丟失，與此同時還可通過各種便捷的查詢手段快速而且準確的檢索出所需要的檔案資料。

通過上面的描述應該可以感覺得到，檔案數字化必將是未來發展的趨勢，因為這樣檔案從起草到修改再到后來的印發都可以直接在計算機上進行操作，同時數字檔案還具有開放、方便檢索和方便利用等特性這可以帶來多方面的好處。首先，檔案信息數字化的形成可以使眾所的利用者不需要像以前那樣到檔案館去進行翻閱，而是隨時隨地（只需要有網絡的地方）都能夠進入檔案管理系統來查閱自己需要的檔案信息；然后，通過這種方式會使檔案工作進入一個良性循環之中。雖然如此，但是就目前而言依然存在著這樣或者那樣的諸多原因造成計算機技術在檔案工作中無法充分體現出應當有的價值，檔案的保密性同樣受到了嚴峻的考驗。鑒于此，要實現石油企業檔案信息的共享，就必須想方設法進行檔案數字化建設。這樣做的目的在于可以突破時間以及空間的限制，不管是何時何地通過各種方式查找并且利用所需的信息。

2 石油企業現階段檔案管理中存在的問題

2.1 重視程度不夠

首先，企業領導缺乏對檔案管理工作的正確認識與重視，甚至有一些領導無法認識到企業檔案在信息化時代背景下的重要地位。有的單純地認為收集企業往年的歷史資料，便是完成了檔案管理；有的認為檔案管理無法直接給企業帶來經濟收益，從而錯誤地認為檔案管理是一項需要投入大量人才物力的不必要的工作。其次，缺乏對檔案管理的正確認識，沒有正確認識到檔案、業務之間的關系，導致檔案與業務出現了分離，也沒有認識到檔案管理的重要性與必要性。再次，缺乏對檔案信息安全的正確認識與重視，沒有意識到檔案信息安全對企業的重要意義，因為石油企業缺乏對檔案的保密意識，沒有建立科學、完善的安全管理機制，忽視檔案審查與檔案管理，沒有安全保管檔案，借閱歸還手續不嚴格，從而嚴重威脅著檔案的保密性與安全性。最后，石油企業檔案管理現階段處于被動狀態，在實際開展企業各項管理工作的過程中，缺乏開展檔案管理的主動性、積極性，甚至開展檔案管理只是為應付上級考察。

2.2 人員素質不高

就現階段的情況來看，我國石油企業的人才隊伍建設正在逐步穩定向前發展，但信息化時代下，面對呈爆炸式增多的信息，目前的石油企業檔案管理人員尚無法在繁雜的檔案管理工作中做到游刃有余。檔案管理部門的人員素質水平整體不高，缺乏既熟悉檔案管理基礎知識、又熟練新興科技與管理方法的高技術、高素質人才，也缺乏能夠深入研究檔案信息、科學管理檔案資料的專業性人才。除此之外，檔案管理工作的開展過程中，所采取的管理方法也存在一定的滯后性，隨著科學技術的不斷進步，石油企業也應用了一些數字化、智能化技術，但現階段仍無法完全取代手工管理方式，也沒有可以熟練掌握現代化技術的高技術人才，導致檔案管理的信息化發展緩慢。

2.3 檔案管理不夠標準化、規范化

石油企業中，標準化、規范化的檔案管理是實現電子化檔案管理的前提與基礎。但由于受到歷史原因的影響，導致石油企業在檔案管理方面的基礎相對較差，案卷標題、檔號等方面，尚未明確一個統一的標準，導致檔案管理出現的混亂局面，嚴重阻礙著檔案管理工作的順利開展。

3 石油企業檔案管理的具體措施

3.1 從內心重視加強對企業檔案管理工作

總的來說，就是需要石油企業管理人員真正的重視企業檔案管理工作，與此同時要在企業運營管理過程中最大限度的發揮檔案管理的真正價值。要做到這一點，就需要檔案管理人員清楚地認識到自身的責任所在，建立一套檔案管理工作考核與激勵制度，做得好的有獎，做得不好的有罰，通過這種方式來提高員工對檔案管理工作的積極性。另外，要根據實際需要加大在對檔案管理人力物力財力的投入，將檔案管理工作與國際一流企業的檔案管理保持同步，從而建立具有現代化意義的檔案管理體系。

3.2 進一步完善石油企業檔案管理制度

歸納的說，就是石油企業應根據自身的實際發展狀況在遵守相關部門制定的法律法規的基礎上，在檔案管理過程對的檔案進行有效的收集整理、分類保管、鑒定編寫等相關工作，從而建立現代化的企業管理制度，并在實踐的基礎上不斷的摸索經驗來完善管理辦法與細則。

3.3 積極引進專業的檔案管理人才

眾所周知，檔案管理具有很大的工作量而且流程比較復雜，屬于一種專業性較強的工作，這就需要檔案管理人員認真細致的加以對待方可取得最佳效果。除此之外，由于檔案管理工作本身往往是會讓人感覺到比較枯燥無味的，每天所做的事情都是大同小異，，所以需要檔案管理人員自身具備較強的工作責任感，與此同時還可以將專業檔案管理知識與實踐活動有機結合起來。

3.4 進一步完善石油企業檔案管理制度

歸納的說，就是石 油企業應根據自身的實際發展狀況在遵守相關部門制定的法律法 規的基礎上，在檔案管理過程對的檔案進行有效的收集整理、分類 保管、鑒定編寫等相關工作，從而建立現代化的企業管理制度，并 在實踐的基礎上不斷的摸索經驗來完善管理辦法與細則。眾所周知，檔案管理具 有很大的工作量而且流程比較復雜，屬于一種專業性較強的工作， 這就需要檔案管理人員認真細致的加以對待方可取得最佳效果。 除此之外，由于檔案管理工作本身往往是會讓人感覺到比較枯燥 無味的，每天所做的事情都是大同小異，，所以需要檔案管理人員 自身具備較強的工作責任感，與此同時還可以將專業檔案管理知 識與實踐活動有機結合起來。

參考文獻

[1]田英坤.石油企業檔案管理中存在的問題及解決措施[J].化工管理，2018（01）：89.

[2]梁園.石油企業人事檔案管理工作現狀及其創新思考[J].企業改革與管理，2016（08）：71.

[3]韓秋蓮.石油企業檔案鑒定工作存在的問題及對策[J].中國石油大學勝利學院學報，2015，29（02）：92-94.

[4]白揚.淺析加強石油企業檔案管理工作的措施[J].辦公室業務，2013（03）：22.

[5]朱躍紅.石油企業檔案標準化的研究與對應策略[J].蘭臺世界，2012（S3）：30-31.

[6]王靜.石油檔案資料的充分利用和挖潛方法的分析[J].科技風，2012（15）：122.