醫院行政檔案管理存在的困境及改進途徑

洪曉彤

摘 要：醫院行政檔案是見證醫院發展歷程的第一手資料，做好醫院行政檔案管理一方面有利于促進醫院的規范化與科學化管理，為醫院現階段發展與高層管理者決策提供依據，提高醫院管理水平；另一方面有利于傳承醫院文化，提高工作人員與患者對醫院的認同感。因此，做好醫院行政檔案管理對醫院發展至關重要?；诖?，本文對醫院行政檔案管理中存在的問題進行了綜合性分析，并提出了相關完善建議，以供參考。

關鍵詞：醫院；行政檔案管理；對策

1做好醫院行政檔案管理的重要性

醫院行政檔案是在醫院行政管理和組織過程中形成的檔案，具有行政管理性、已辦理完成性、真實存在性與不可更改性。作為記錄醫院發展歷程的第一手資料，醫院行政檔案是醫院發展的自白書，做好醫院行政檔案管理對醫院未來發展十分重要。首先，醫院行政檔案管理有利于促進醫院規范化管理[1]。檔案是按照一定規律建立的文件體系，促進行政檔案管理必然要求建立行政管理過程的規范性體系，有利于各部門規范自身工作行為，優化工作流程，提高工作效率。其次，醫院行政檔案管理有利于促進醫院科學化管理。以史為鑒，可以明得失，行政檔案記錄了醫院發展歷程中具體的經驗與教訓，決策者通過直接的文字或者圖形、影音材料可以快速地了解醫院過去的基本工作活動，為未來醫院執行工作提供標準和依據，在歷史的基礎上開展活動，保證決策的連續性與科學性，提高工作者對醫院的管理水平。最后，醫院行政檔案管理有利于促進醫院文化的延續。每個組織在其發展過程中都會形成其獨特的文化，醫院也不例外。醫院行政檔案具象性地展現了其發展的腳印，通過檔案將其歷史事件記錄下來，也將其中蘊含的文化精神傳承了下來。通過優秀職工的榜樣形象、優秀案例的精神力量，有利于提高醫院工作人員對醫院的認同感與責任感。

2醫院行政檔案管理存在的問題及其原因分析

在醫院的實際發展過程中，行政檔案管理主要表現為檔案材料不全，檔案整理不系統。有的檔案存放在個人手上，并未及時歸整上交，導致檔案遺失；有的則是管理人員未做好系統的歸檔整理工作，如記錄醫院發展情況的文件材料歸檔不夠科學合理。導致醫院行政檔案管理存在這些困境的原因主要歸結為以下幾點：一是對醫院行政檔案管理工作不夠重視。在行政檔案管理的過程中，往往只重視有編號的紅頭文件，對一些原始未蓋章的文件未進行系統性的保存工作，只進行簡單歸檔，對檔案管理的重要性認識不足，檔案管理工作質量不高，對新時期出現的新的檔案管理形式接受度較低[2]。二是檔案管理機制不便于檔案管理操作。有的醫院沒有建立科學高效的檔案管理規范，依舊只是進行簡單的分類存檔，并由各部門保管檔案，容易造成檔案的遺失。有的醫院未能充分運用信息化檔案管理手段，未將檔案管理系統和電子政務、自動化辦公系統聯系起來，做到痕跡化辦公。部分電腦機型不通用，降低了信息化檔案共享。三是檔案管理人員業務素質不高。傳統的檔案管理工作對管理人員沒有太大專業性的要求，檔案管理人員對檔案管理專業知識了解不足，且電腦操作水平不高?，F代化系統的應用，導致大量的老員工難以勝任現代化檔案管理工作，加之日益嚴峻的網絡安全問題以及檔案管理人員業務素問題阻礙了醫院檔案管理工作的快速發展。

3完善醫院行政檔案管理的相關策略

3.1融入人性化管理理念

在建立醫院行政檔案管理體系時，要貫徹以人為本的管理理念，充分調動檔案管理過程中參與者的積極性和主動性。醫院行政檔案管理體系要兼顧醫院整體利益與職工個人發展，將人性化管理理念貫徹到管理行政檔案工作人員和制定行政檔案管理制度中去[3]。在管理檔案工作人員的過程中，要注重與工作人員的溝通，向其宣傳醫院行政檔案管理的重要性，深入了解工作人員遇到的困難與想法并及時給予幫助，促進工作人員提升自我，進而提升醫院行政檔案管理水平。積極創新管理方式方法，活用績效管理、物質獎懲、精神支持等多種方式促進工作人員進行自我提升。在制定行政檔案管理制度時，要分析行政歸檔、保密和借閱等制度是否符合人性化管理的理念，歸檔的流程是否簡單便捷、符合人的操作習慣，借閱環境是否能夠使借閱者和工作人員愉悅，適宜其身心健康，行政檔案管理過程中能否通過提供咨詢服務的方式，拓寬檔案管理用途，高效挖掘檔案中更大的價值，讓檔案成為醫院管理中不斷更新的教科書。

3.2加快信息化建設步伐

近年來，我國以移動互聯網為代表的信息化水平的快速提升為各行各業提供了更便捷的工作方式，不斷提高著工作人員的工作效率。加快醫院行政檔案信息化管理，積極主動地利用先進的信息技術，一方面可以實現行政檔案自動化管理，將醫院檔案、圖片、文字、視頻等資源在辦公的過程中進行高效歸類存檔，避免數據丟失，同時可以借助平臺提高檢索水平。另一方面，信息技術提高了數據的共享能力，醫院內部人員可以按需求對行政檔案文件進行層層處理或快速共享[4]。因此，加快信息化步伐，一是要加快醫院的信息化建設步伐，加大本醫院的行政檔案管理軟件的開發工作，結合醫院的工作流程與特點，開發或引入適應醫院發展的個性化行政檔案管理軟件。二是要注重檔案信息安全管理，建立醫院行政檔案管理信息保障機制，在信息儲存和使用過程中，提高信息安全意識，對保密文件脫網單獨存放，加強系統安全管理，及時裝載殺毒軟件，通過身份認證、網絡密鑰等方式加大系統安全。

3.3提升檔案工作人員自身業務素質

現階段行政檔案管理工作已經上升為一項專業性、系統性工作，檔案管理人員不但要了解檔案管理方面的專業知識，也需要對新的信息化辦公技能有所掌握。首先，檔案工作人員應該跟緊時代潮流，不斷更新自身在檔案管理方面的業務知識，對傳統的檔案管理工作經驗取其精華、去其糟粕，積極主動地學習新技術，創新醫院行政檔案管理方式方法。其次，醫院要加大對檔案專業技術人員的培養力度，通過針對性地開展集中培訓、互相幫扶、技能評比、發放專業書籍等活動，營造良好的學習氛圍，提高檔案管理人員的專業水平和綜合業務素質[5]。最后，提高優秀檔案管理工作人員的待遇水平，實行檔案專業技術職務聘任制，檔案專業技術人員享有醫藥衛生專業技術人員同等待遇，通過明晰醫院檔案工作人員職業發展方向，穩定檔案工作人員的干部隊伍，提高檔案工作人員的工作激情與動力，保證醫院行政檔案工作的延續性和高效性。

4結語

快速發展的信息化技術給醫院行政檔案管理的發展帶來了新的契機。針對醫院在行政檔案管理過程中面臨的檔案材料不全、檔案整理不系統的困境，經分析，主要是由于領導不重視、檔案管理機制不合理以及業務人員素質不高等原因導致的。因此，醫院可以從融入人性化管理理念、加快信息化建設步伐、提升檔案工作人員自身業務素質等方面入手，提升醫院行政檔案工作管理水平，促進醫院行政檔案管理邁上新臺階。

參考文獻

[1]劉小林.紙質病歷走向電子數字化縮微——以宜賓市第二人民醫院紙質病歷檔案管理為例[J].四川檔案，2018（01）：42-43.

[2]李蕾.新形勢下醫院檔案管理現代化問題及應對策略[J].中國管理信息化，2018，21（05）：169-171.

[3]楊亦君.醫院電子檔案信息化管理策略[J].中國管理信息化，2018，21（05）：176-177.

[4]楊靜.新時期病案檔案管理中存在的問題及其對策研究[J].江蘇衛生事業管理，2018，29（02）：215-216.

[5]王蘇軍，蓋峻梅.新形勢下醫院檔案工作的實踐與體會[J].江蘇衛生事業管理，2018，29（02）：217-218.