論城建檔案信息化工作的主要內容與集成模式

蘇美麗

【摘 要】隨著我國科學技術的不斷發展，我國現代化信息技術也得到迅猛發展。與其同時，我國城建檔案信息管理也迎來了新的發展機遇。尤其是城建檔案集成管理模式的發展，為我國城市電子政務的發展做出了巨大貢獻。

【關鍵詞】城建檔案；信息化；集成模式；內容

一、引言

隨著我國城市化建設進程的不斷加快，我國社會經濟環境生發生了巨大變化。尤其是城市信息化的高速發展，在一定的程度上推動了我國城市檔案信息工作的進步。再加上我國人民生活水平的不斷提高，人們對城市基礎設施和服務的要求也越來越高。因此，城建檔案的管理必須根據時代的要求特點，實現城建檔案的信息化管理，這樣才能為我國城市化建設提供良好的服務；而城建檔案信息化工作的集成模式，就其本質而言，就是一種管理模式，它不僅能夠提高城建檔案信息化工作效率，還能優化城建檔案信息化的工作系統，從而促進我國社會經濟的發展。

二、城建檔案信息化工作的主要內容

（一）利用計算機進行對城建檔案的管理工作

（1）城建檔案信心化工作必須建立和完善計算機相關設施設備配置，這樣才能保證城建檔案信息化工作的順利進行。

（2）城建檔案信息化工作還必須利用現代科學技術開發和研制檔案管理的相關軟件；特別是城建檔案管理的安全性，這是檔案管理的安全保密原則所要求的。

（3）首先，城建檔案管理的軟件必須具備快速檢索、查找、儲存的基本功能，能夠涵蓋我國城建檔案管理的所有工作環節，如各種檔案的整理、保存、統計等等。其次，城建檔案管理軟件必須具有可操作性和可行性，能夠有效的實現圖+文+數字的一體化，還能夠實現不同地域檔案的管理工作。最后，城建檔案管理軟件還需要實現數據化，加強數據信息內容安全性和完整性。

（二）利用信息化技術，建立和健全城建檔案管理信息化數據庫

（1）利用先進科學信息技術，快速建立城建檔案管理信息化數據庫。比如利用軟件掃描檔案紙質檔案信息、文字檔案的數字化轉換等等。一個完整城建檔案管理信息化數據庫，是多個基礎數據庫構成，所以還需要不斷的完善各個基礎數據庫，比如數據庫的具體目錄庫、數據庫的原件庫、數據庫的信息庫等等。另外，基礎數據庫的構建完成之后，還需要對這些基礎數據庫進行分析、整理和重組，對數據庫進行各種主題的分類，提高城建檔案管理信息化工作的效率和質量。

（2）檔案信心數據作為城建檔案管理信息化數據庫的組成內容，必須保證檔案信息數據的真實性和完整性，以及數據信息的有效性，進而保證城建檔案數據庫信息的質量。

（3）城建檔案信息庫數據的格式，必須符合城建檔案管理的實際需求。比如文字必須使用RTF格式和TXT格式等；音頻必須使用MP3格式等；圖像必須使用用JPEG格式等。不同類型的數據信息都有明確的規定格式，必須按照規定進行，才能提高城建檔案信息化工作的效率。

（三）利用信息化技術，強化城建檔案數據信息的作用

利用信息化技術，首先，強化城建檔案數據信息的檢索功能，使其能夠幫助用戶快速、方便、準確的進行查找工作。其次，豐富城建檔案數據信息的檢索功能，實現圖文檢索、全文檢索、聲音檢索、圖像檢索等等。最后，強化城建檔案數據信息檢索功能，打破地理和地域限制、空間和時間限制，實現數據信息的遠程檢索，進而積極發揮城建檔案數據信息的社會經濟價值。

（四）利用信息化技術，優化城建電子檔案的接收和管理

首先，利用信息化技術，完成對城建檔案相關數據或者文件的接收、整理和分析，從而保證數據信息電子檔的質量。其次，基于電子檔案的特殊性，利用信息化技術，創新電子檔案管理工作。然后，利用信息化技術和電子檔案的優勢，通過有效的信息化手段，實現對電子檔案安全性存儲和利用。最后，分析研究電子檔案的特點，結合信息化技術，豐富城建電子檔案的接收和管理方式。

（五）利用信息技術，提高城建檔案信息的使用范圍

首先，需要依據地理信息系統，做好城建檔案信息工作，對城建檔案中的歷史數據信息和地理信息進行深入的分析和研究，然后對其進行分類，形成有針對性的主題城建檔案信息。另外，還需要做好地下管線檔案信息工作，只有這樣才能提高城建檔案信息的權威性，同時，還可以提高城建檔案信息的使用范圍。

（六）加強城建檔案信息化工作制度規范的制定

為了保證城建檔案信息化工作有章可循、有法可依，必須建立和完善相關的制度規范和法律法規，提升城建檔案信息化工作的規范化和制度化，促進城建檔案信息化工作的效率和質量，進而為城市居民提供優質的城建檔案信息服務。另外，還需要加強城建檔案工作橫向、縱向的信息交流溝通，利用互聯網信息技術，提高社會各界對城建檔案管理工作的重視和關注，進而保證城建檔案信息化工作的樹立開展。

（七）利用信息技術推進城建檔案管理人員隊伍的建設

基于城建檔案信息化工作的性質，城建檔案管理人員必須與時俱進，進行自身檔案管理專業技術和綜合素質的提高。只有這樣才能做好城建檔案信息化工作，才能提高城建檔案信息化工作效率和質量。同時，還可以保證城建檔案信息化工作的公開、公正、公平，建設城建檔案管理信息化工作的廉政和勤政。

（八）建立和完善城建檔案信息化的科學體系

就城建檔案信息化工作的內容而言，它是一項比較繁雜和復雜的工作，必須有健全的科學體系對其進行相關的規范和約束，這樣才能保證我國城建檔案信息化工作的健康發展。同時，健全的科學體系，還可以有效的協調城建檔案信息化內容之間的關系，從而實現城建檔案信息化工作標準化和規范化。

三、城建檔案信息化工作的集成模式

集成模式是一種全新的城建檔案管理模式，而城建檔案信息化工作為集成管理提供新的機遇。從實質上講，城建檔案信息化工作的集成模式可以促進檔案信息有效整合，從而促進檔案數據信息價值的提高。此外，檔案集成管理模式還可以提高城建檔案信息化工作的效率，保證整個檔案信息化系統順利運行。

（一）集成管理是城建檔案信息化工作管理的核心

城建檔案信息化工作的方向就是集成模式，集成管理是城建檔案信息化工作管理的核心。集成管理主要是以系統為指導，利用高科技信息手段，對城建檔案管理技術、資源、信心進行節約化轉變。而城建檔案信息化工作的內容究其本質而言，就是一種對信息數據資源的管理工作，同時，信息數據資源就其性質而言就是一個集成領域，它有不同的信息數據整合而形成，因此，集成管理就是證件檔案信息化工作管理的核心。

（二）城建檔案信息化工作為集成模式提供機遇

當前城建檔案信息化工作大體分為兩個部分，一部分是城建檔案信息化建設；另一部分是城建當信息數據資源的管理。我國的城建檔案信息化工作已經進入到信息數據資源的管理中，在城建檔案信息化建設中，存在大量的、比較分散的、不同性質和類型的檔案信息數據資源，要想利用這些檔案信息數據資源，就必須使用集成模式，只有通過集成管理，才能實現對城建檔案信息數據的整合，進而發揮城建檔案信息數據的作用。

（三）集成模式是城建檔案信息化工作發展的最終方向

城建檔案信息化工作的運行是一個非常復雜的過程，而城建檔案的集成管理就是信息化進一步發展所導致的。據相關調查發現，城建檔案信息化經歷三個階段：首先，城建檔案目錄的信息化；其次，城建檔案工作環節的信息化；最后，城建檔案工作目錄的信息化。但是由于我國城建檔案信息化水平比國外發達國家較低，隨著我國社會經濟的不斷發展，我國城建檔案信息化也得到提高。再加上我國城市進程的不斷加快，我國城建檔案信息化工作必須向集成模式發展，只有這樣才能實現我國城建檔案信息化工作的系統化和整體化。

四、結語

綜上所述，我國城建檔案信息化工作的集成模式是我國檔案管理不斷發展的必然方向，只有不斷加強我國城建檔案信息化工作的集成管理，才能有效的實現文檔一體化管理，才能拓展我國城建檔案工作的服務功能，進而促進我國社會經濟的可持續發展。

【參考文獻】

[1]黃偉明.集成理念指導下的城建檔案信息化建設[C]//2004城市建設檔案國際學術研討會. 2004.