整體管理在信息系統項目建設中的應用

彭文

【摘 要】以某高校數字化圖書館信息管理系統集成項目開發為例，通過把握從制定項目章程、制定項目范圍說明書、制定項目管理計劃，指導和管理項目的實施、監督和控制項目工作，整體變更控制等項目管理過程對信息系統的整體進行管理，分析整理管理在項目生命周期內所起到的積極作用及其實施經驗。

【關鍵詞】整體管理；信息化建設；圖書館；數字化；

[中圖分類號]TP3 [文獻標識碼]A

一、引言

本文作者在研讀《信息系統項目管理師》和PMBOK項目管理知識體系后，為了理論與實踐相結合，有幸作為某公司項目經理助理身份，參與了某高校數字化圖書館項目建設為例，探討了項目整體管理在項目實施過程中的重要性，并分別論述了項目計劃編制、項目計劃實施，項目在實施過程中的指導和管理以及項目綜合變更控制等項目整體管理過程，在整個項目生命周期內所起的積極作用及其實施經驗。

二、項目背景、整體管理概況

2013年6月，我作為某公司的項目經理助理參與某高校數字圖書館的項目建設。該項目投資約500萬元，采用招標的方式進行。我公司為最終中標單位，該項目建設周期為3個月。該項目涉及到網絡建設、服務器集群、SAN存儲、應用軟件二次開發等方面，該項目跨專業，跨行業，屬于典型的信息系統集成項目。

我作為項目經理助理面對這樣一個項目，我首先想到的是應該將主要精力放在項目的整體管理上，科學地運用相關理論知識及其指導方法，做好項目的全局性統領工作，協調完成項目所需的所有人員、計劃和工作，帶領整個項目團隊實現項目的順利成功。另外，我也考慮到，除了項目本身內部的各組成要素之外，項目的相關利益者也不容忽視。一方面是作為公司承擔的一個對外項目，我們實行項目經理負責制，具有一定意義上的獨立性，但同時也是公司整個組織日常持續運作中的一部分，離不開公司的整個組織環境，而且公司也已決定將該項目作為業務延伸拓展的一個新的窗口，將其提升到了一個相當重要的位置。另一方面，該項目是該高校信息化建設項目的一個重要組成部分，其實施的進度、質量和成本等，受到各級校領導的重視。此外，還會涉及到設備供應商、軟件開發商等單位。所以，項目的整體管理顯得是那么的重要、不可或缺。否則，稍有顧及不周之處，都將會給項目的實施帶來很大的麻煩和影響。下面分別從制定項目管理計劃、指導與管理項目工作，以及實施項目整體變更控制等方面對項目的整體管理過程加以簡要論述。

三、制定項目管理計劃

凡事預則立、不預則廢，信息系統項目尤其如此。我個人認為只有站在統領全局、整體規劃的高度，認為項目中每一組成元素都不是孤立存在的，存在著對立統一的關系，對項目進行科學、合理、全面、周詳的計劃，預先制定一個用來協調所有其他計劃、以指導項目實施和控制的文件，才能使項目得以順利實施并最終取得成功。項目管理計劃記錄了計劃的假設條件和方案選擇，可以為各利益相關者之間的溝通提供了一個參照，并確定了關鍵管理審查的內容、范圍和時間，同時還為進度評測和項目控制提供了一個基線。

在該項目中，我們對項目管理計劃具體內容的確定，結合項目的各方面實際情況，主要包括項目范圍管理、項目進度管理、項目質量管理、外包管理和項目整體變更控制等五個部分。在堅持科學、合理、全面、周詳的原則基礎上，還針對某些具體的計劃條款，詳略得當，但所有的計劃內容都必須是可理解、可執行、可控制、目的明確的，切忌未經確認、含糊不清、容易誤解、難以執行的項目計劃描述。這就要求我們必須在制定計劃之前或在制定過程中，與甲方、設備供應商、項目團隊之間組進行充分的溝通與協商，明確并確定項目有關內容，如項目可交付成果、技術方法工具、組織結構、各工作包、資源要求、預算分配、進度計劃等。

另外，因為項目管理的最終目標是滿足或超越各項目干系人的需求和期望，在項目計劃過程中考慮項目干系人分析也是非常重要的，對于項目經理來說，花點時間來關注和利用這些信息也是非常重要的。我在該項目管理過程中的感覺是，在項目的日常實施過程中，尤其是在項目陷入某些困難的時候，這些分析結果常常會幫助我起到對癥下藥、藥到病除的作用。項目管理計劃的制定和執行，也必須考慮和注意它的動態性和靈活性，項目管理計劃制定后并非一勞永逸，它與項目實施過程相互滲透，有一個動態的、靈活的修訂過程。

四、指導與管理項目工作

指導與管理項目工作是指對項目計劃中所規定的工作進行管理和實施的過程。項目產品主要都在項目實施階段生產出來，所以項目的大部分時間和預算都花在這一階段。在該項目中，我們的工程師、與甲方有關技術人員的具體溝通、與有關設備供應商的具體交流、階段性調試，與軟件開發商之間的交流，軟件產品的初步驗收等，都發生在這一階段。為了能夠成功地完成項目產品，項目團隊進行了大量反復的學習、溝通、修改、安裝和調試工作。

如前所述，該項目涉及到的主要技術領域包括網絡建設、服務器集群技術、SAN存儲技術和應用軟件二次開發技術等等，各子系統之間關聯性存在較大差異，但是依賴性很強。作為項目經理，在此階段主要的工作是要按照預先制定的項目計劃，利用項目團隊組織機構和工作程序，領導項目團隊開展各項工作，管理和協調各利益相關者的關系，成功地將項目計劃投入實施。

項目計劃和項目實施是相互滲透、不可分割的活動。在該項目的實施中，我們對于項目計劃編制和實施之間的協調改進工作主要采取誰實施誰計劃的原則。雖然項目經理負責整體項目計劃，但編制該計劃的大量基礎信息均來源與各技術組和技術人員。事實證明，按照這一原則，項目計劃的編制更加合理、可行，實施起來更加順利。

五、關于綜合變更控制

綜合變更控制是指在項目生命周期內對項目變更進行識別、評價和管理的工作，這也是項目經理及其項目團隊的一項重要工作。如前所述，該項目的復雜程度高、涉及面較廣、實施周期長，所以其中的變更是在所難免的。當有變更要求提出的時候，作為項目經理，我都會召集項目團隊相關人員，進行協商討論和工作安排。重點控制以下內容：

A、對變更因素加以影響：通過在范圍、時間、成本和質量等關鍵項目尺度的權衡，對促使變更形成的因素進行分析和采取對策，確保變更對項目有利；

B、確定變更是否發生：在最終確定變更發生前，項目經理必須了解項目幾個關鍵方面的狀態。尤其是一些重大變更，項目經理必須與公司高管層，以及其他利益相關者進行必要的交流與溝通。

C、對變更加以管理：項目經理在項目管理過程中必須嚴格行事，盡量避免或減少變更的發生。但變更不可避免發生時，更重要的是對變更進行管理。在變更控制上為了盡量減少變更的數量，采用的需求變更申請表的形式，讓甲方人員填寫用戶需求變更申請表，并簽字確認。一方面控制了需求變更的隨意性；另一方面對明確了各方的責任，也為實施人員提供了方便。

按照項目整體管理的指導方法，我們在變更發生時，要求必須輸入項目計劃、變更申請和績效報告等重要內容，輸出更新后的項目計劃、糾正措施和經驗性教訓記錄等。通過這些做法，使我們的項目變更控制與管理工作規范有序。

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