水電勘測設計企業數字檔案館（室）建設初探

次鵬

【摘 要】伴隨著大數據時代的到來，數據被視為一種新的生產要素和創新驅動力。擁有豐富數據的傳統水電勘測設計企業的檔案部門正努力建設成為數字檔案館（室）。論文從水電勘測設計企業的實際出發，分析現狀，并提出適合于本行業特征的企業數字化檔案館的建設方案。

【Abstract】With the advent of the big data era， data is regard as a new factor of production and a driving force for innovation. The archival department of the hydroelectric survey and design enterprise，which has abundant data， is working hard to build a digital archives （office）. Starting from the actual situation of hydropower survey and design enterprises， this paper analyzes the present situation and puts forward the construction scheme of the enterprise digital archives that suits the characteristics of the industry.

【關鍵詞】檔案數字化；企業數字檔案館；外包服務

【Keywords】archival digitization； enterprise digital archives； outsourcing service

【中圖分類號】G25 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2018）08-0102-02

1 引言

在信息化浪潮中，信息資源的開發利用將超過物質和能源，成為信息社會中最重要的財富。檔案作為信息資源之源，正處于這場風暴的中心。建設數字檔案館（室）已成為水電勘測設計企業檔案工作提質增效與創新發展的必由之路。

2 企業數字檔案館（室）建設的含義、內容及特征

2.1 檔案數字化的含義

檔案數字化是一種新型檔案信息形態，是指“利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術等技術手段，將紙質文件、聲像文件等傳統介質的文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案數字信息庫”，它將各種傳統載體的館藏檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網絡化的形式傳輸，并利用計算機系統進行管理，以實現檔案信息快捷利用和共享的目的。

2.2 企業數字檔案館（室）的含義

企業運用現代信息技術固化檔案工作業務流程，對企業電子檔案或其他數字資源進行收集、整理、保存，并通過網絡提供檔案信息服務和共享利用的集成管理系統平臺（以下簡稱“平臺”）。檔案管理人員能夠在平臺上進行規劃與整合，使檔案利用服務方式更加多樣，最大限度地實現了檔案資源的共享。

2.3 企業數字檔案館（室）建設的主要內容

①從數字化的對象來劃分。一是對原有館藏紙質檔案進行數字化，即將原有傳統載體的檔案通過掃描、加工和處理，進行數字化轉換；二是對正在形成的電子文件進行及時歸檔與保存，做到電子文檔的齊全完整、真實有效。②從數字化的程度來劃分。一是檔案目錄信息的數字化，即建立檔案目錄數據庫，嚴格規范檔案信息的著錄標引，科學選定檔案目錄的數據庫結構；二是檔案全文信息的數字化。

2.4 企業數字檔案館（室）的特征

①檔案資源數字化。通過對企業各類信息系統中形成的電子文件歸檔和對紙質等傳統載體檔案進行數字化加工，以數字形式存儲各種檔案信息。②檔案管理信息化。企業數字檔案館（室）將檔案管理業務流程固化在電子檔案管理系統中，實現數字檔案資源的自動化管理，檔案的收、管、存、用通過信息技術手段來實現。

3 數字化檔案館（室）建設在實際工作中的價值

3.1 有力確保傳統載體檔案的安全

傳統載體檔案經過數字化加工處理后，整理、編目、統計、查閱等各項工作，都可不再動用實體檔案，并可對檔案進行封存管理，從而大大減少了人為損害或自然侵害的可能，提高了安全系數。

3.2 能夠利用信息技術手段實現檔案管理的高效服務

數字化的檔案可以依托強大的企業數字化檔案館（室）管理系統，借助先進的信息技術手段，實現檔案檢索的自動化，檔案獲取的智能化，打破傳統檔案利用過程中在時間和空間上的局限性。

3.3 提升工作和管理效率

檔案數字化后，從檔案的接收、歸檔、編目、典藏到流通都可在企業數字化檔案館（室）管理系統的平臺上實現現代化和智能化的檔案管理。

4 數字檔案館（室）建設策略

4.1 改變職能定位

從意識形態上改變職能定位，提倡知識的共享與利用，讓檔案管理與時俱進，更大范圍地服務企業和社會。將館藏數據淬煉出反映企業發展、特色的內容，銜接廣大職工對水電建設各專業技術知識的需求，把原本數據庫上的資源變成知識，從幕后走向臺前。

4.2 建立知識提取系統

隨時針對受眾需求，精準推送、更新現有的產品。這也要求數字檔案館在現有信息資源的基礎上，分析館藏特色，打造自己的拳頭產品。建立知識提取系統，準確劃分受眾需求特征，做到給用戶所需，明確下一步工作計劃。

4.3 標準化建設思路

資源共享的前期就是使用同一標準的數據，兼容的數據庫。需要建立封閉的資源交換中心，確保資源的安全；統一電子資源格式、元數據內容以及數據提取方式，確保相互連接的數字檔案館數據質量；根據受眾需求制定共同的資源轉化計劃，在統一的指揮棒下推進數字檔案館建設進程[1]。

5 館藏檔案數字化的前期準備

5.1 對館藏檔案進行摸底

詳細了解現存檔案的分類、數量、案卷質量、整理方法、檔號編制方法、檔案利用情況等，對不規范的整理進行登記。根據檔案的內容、價值、利用頻率等因素初步確定檔案數字化加工范圍。針對館藏摸底情況，選擇已經開展檔案數字化的兄弟院考察調研，就檔案管理軟件、檔案的整理著錄、掃描技術參數和標準、存儲格式、數字化范圍、數字化流程、設備的選用、需要注意的問題等方面進行學習交流， 以獲取經驗，吸取教訓，少走彎路。

5.2 成立檔案數字化工作領導小組

小組成員要由熟悉檔案業務和館藏的專職檔案人員組成，領導小組根據館藏特色和利用頻率等本館的具體情況，結合調研和實際資金投入，制定科學、合理、重點分明的數字化步驟和實施方案，確定數字化加工范圍、內容、進度及技術規范，解決數字化過程中遇到的實際問題。領導小組各成員要分工具體明確，各司其職，有序推進館藏檔案數字化工作。

5.3 選擇專業的檔案數字化加工外包公司

數字化外包公司直接決定著檔案數字化工作的質量、進度和安全，在檔案數字化加工項目招標前，進行了深度考察和調研，選擇業務水平和管理水平較好的外包公司。

6 檔案數字化加工業務外包服務的風險防范措施

6.1 實行公開招投標

檔案管理部門在檔案數字化加工業務外包的前期，應該充分調研檔案數字化加工相關工作，前往全國先進地區了解檔案數字化建設和數字檔案館建設的相關工作，吸取好的經驗，針對本企業檔案管理工作實際，制定出詳細的招標書，送招投標管理部門，嚴格執行政府對檔案數字化建設的相關法律法規。在順利完成數字化招投標工作后，應該和中標企業全面溝通檔案數字化工作如何開展等事宜，保證達到檔案數字化加工外包業務的最終目標。

6.2 重點審核保密資質

具有保密資質的承包公司是檔案數字化加工業務外包的前提，只有具備保密資質才能有效防止檔案在數字化轉換過程中泄密。加強與承包公司的溝通和交流，定期不定期地召開推進會，就檔案數字化加工進度和計劃開展研討，確保檔案數字化轉換工作按期完成。

6.3 加強檔案人員的自身建設

檔案數字化加工業務的外包畢竟是迅速提高館藏檔案數字化加工的應急手段，長遠來看，檔案管理部門只有自己培養這方面的技術人員才能適應檔案管理工作未來的發展。要增加檔案管理部門工作人員的學習培訓次數，使他們盡快掌握現代信息處理技術，更新知識結構，熟悉和了解本專業的新技術和新發展，使之成為適應數字檔案管理的復合型人才，有足夠的實力對檔案數字化的各個環節實施“質量控制”。

7 結論

水電勘測設計企業以館藏優勢與社會的平臺提供商合作，借助其技術成熟、受眾人員眾多、運營理念先進等優勢，構建多種檔案利用服務體系?？焖偻七M檔案服務工作從傳統的規范化管理逐步向著知識化服務邁進，以此提高檔案的利用效率，較好地發揮知識對水電勘測設計企業發展的促進作用。

【參考文獻】

【1】王建民.物聯網技術在檔案數字化管理中的應用[J].現代商業，2016（15）：78-79.

【2】陳燕瑩.淺析電力企業檔案數字化質量及安全保障[J].中國管理信息化，2017（07）：110-111.