檔案數字化管理建設中存在的問題及對策

王慧芬

摘 要：隨著時代的不斷發展以及互聯網的普及，信息安全以及信息存儲成為了一個不可忽視的課題，隨著互聯網科技的創新，傳統以紙質進行檔案管理的方式，由于其存儲量極其有限，因此已經逐漸遭到社會的淘汰，代替其產生的是新興的數字化檔案管理方式。

關鍵詞：數字時代；檔案數字化；策略探討

隨著科學與技術的不斷進步，全球范圍內已經進入了互聯網時代，伴隨而來的就是數據的爆發，大數據時代的來臨改變了社會的各個領域，檔案數字化建設工作也不例外。在這種背景下，筆者主要進行了數據時代的特征探析，并且通過對數據時代的發展問題以及其發展價值的分析來得到檔案數字化建設工作的創新策略，希望能夠為檔案數字化建設工作的順利進行提供一定的參考。

一、檔案數字化建設存在的問題探究

（一）硬件設備不足

進行檔案數字化工作建設所需要的設備可分為信息采集、存儲以及利用等三類設備，這三種設備在檔案數字化建設工作當中的作用各有不同，相輔相成，因此缺一不可，但是在實際的檔案管理單位中，由于資金的缺乏等原因，造成其設備的購買出現阻礙，因此導致檔案數字化轉變的困難。

（二）缺乏統一標準

在現階段的數據存儲當中，由于儲存格式多樣，導致檔案管理工作的不便。雖然有著大量的格式轉變工具，但是進行大批量的數據格式轉變依然需要大量的人力物力，不僅影響數字化的效率，也影響檔案數字化建設的質量。

（三）檔案載體使用期較短

檔案是存儲著大量實用信息以及某領域相關機密的文件，由于其性質的特殊，導致在其存儲的實際過程當中，信息安全受到了最大程度的關注。雖然檔案數字化管理能夠大大的提升其信息儲存的數量以及質量，但是由于電子載體儲存的環境要求較高，因此存在著受到惡劣環境影響而丟失信息的風險。

（四）技術過時風險較高

互聯網時代最突出的特點就是科學技術更新迅速，在這種背景下，計算機的硬件以及軟件、技術等都在不斷的進行更新，而伴隨其更新產生的就是格式的識別問題。檔案的儲存年限一般較長，如果在此期間電子技術不斷的更新，那么勢必導致信息格式的識別出現問題，成為一項重大風險。

二、檔案數字化建設策略研究

（一）加大硬件投入力度

針對上述檔案數字化設備的短缺問題，筆者提出以下建議：想要實現真正的檔案數字化轉變，必須要進行相關設備的購置，除此之外，還要注重設備的更新，要緊跟科技的腳步進行設備的采購，保證檔案數字化建設的硬件條件。

（二）進行標準的統一

實施檔案儲存標準的統一是進行檔案數字化管理的必要途徑，此項舉措不僅可以有效的節約檔案管理工作的時間，還可以保證信息儲存的質量。目前針對這一問題，我國已經出臺了相關規定：由于格式對于檔案儲存工作的重要性，各個檔案儲存機構應當制定統一的數據保存格式以及讀取格式，以確保檔案數字化建設工作的順利進行。

（三）延長載體使用期

解決檔案數字化管理的載體使用壽命問題，筆者認為可以從管理系統以及文件格式等兩個方面入手。針對前者，應當建立起TDR系統來保證檔案的維護工作；針對后者，我國相關文件已經給出了明確的標準，為未來檔案管理的統一歸檔工作做出了祭奠。

（四）及時進行數據更新，防止技術過時

所謂的進行數據更新，就是將原有的儲存有檔案信息的介質進行轉移，使其轉移到新的媒體上，這樣的舉措能夠有效的保障原始信息的保存，使其不會由于技術的更新而丟失。但是在實際進行數據更新的過程當中，要注意更新技術的使用，保證備份內容以及頻率等的一致性，除此之外，還要結合現有的軟硬件環境進行數據資源的定期更新。

（五）注重檔案加工工作管理

隨著信息的爆發，機密信息的安全問題需要得到人們的重視，在信息共享的過程當中如何實現信息安全，是當今檔案數字化建設實際過程當中的重要課題。檔案數字化管理人員在進行相關文件的整理以及收集工作時，不僅要完成紙質文件的數字化轉換，同時還要進行源文件的記錄和整理，以此來保證其起到憑證作用。這種通過進行源文件的記錄來構建安全系統環境的方式，能夠有效的保證其產生和管理的電子文件存在有效來源。

結論

進行檔案管理的大數據時代的改革是一個長期過程，應注重以下幾方面：首先，想要進行企業新型的檔案管理制度的建設，就要從提升人員的檔案管理意識入手，不論是社會還是企業，遵循的首要原則都是“以人為本”，因此，只有使工作人員充分的認識到檔案管理的重要性，才能全面發展檔案文化的作用，其次，要注重專業人才的培養，再次，建立數字化檔案管理制度要從企業自身情況入手。除去上述的幾點之外，還要進行現代檔案管理相關制度的建立。企業想要實現現代化檔案管理工作的順利進行，必須要先進行相關職能部門的建立，只有如此，才能夠使檔案管理工作持續有序的進行，保證其科學化管理。

參考文獻

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