信息技術檔案管理應用

仲姝 陳杰

摘 要：現代信息技術的飛速發展，為檔案管理工作提供了新的歷史機遇。信息技術的應用，從總體上提升了資源利用率，降低了檔案材料查詢的時間，提升了檔案管理的工作效率。因此，我們應當高度重視檔案管理信息化工作，采取強有力的措施，推動檔案信息化的落實，服務人民，服務社會。

關鍵詞：信息技術；檔案管理；資源運用

一、傳統檔案管理工作存在的問題

（一）管理意識薄弱

領導對檔案管理重視不足，認識不到檔案在社會和人民群眾生活中的重要性和必要性。各部門文書人員檔案意識淡薄，對檔案工作的配合不夠，經常會出現收集工作不及時、收集范圍不明確、辦理程序不規范等情況，制約了檔案管理水平的提高。

（二）工作效率低下

傳統的檔案管理是采取純人工方式管理文件檔案，先進行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。檔案編目流程多，整理時間長，影響了檔案管理效率。

（三）安全性差

多數基層企事業單位檔案硬件設施建設簡陋，基礎條件差，安全措施沒落實，達不到整齊、規范、統一的檔案管理要求。各類人員可以隨意進入檔案室查找和借閱檔案，沒有及時履行手續，時間一長檔案資料就不知去向。這些都對檔案的安全造成嚴重威脅。

（四）存貯要求高

傳統檔案中多數是紙質檔案，紙張易受溫度、濕度、強光、酸和氧化劑等環境影響，其中的植物纖維會產生氧化和水解反應，影響到紙張的強度和耐久性，紙張還會受到霉菌和害蟲的侵害，因此檔案庫應做好防光防熱防潮防蟲害的措施。

（五）過期檔案清理不及時

檔案保管有效期限有長期、定期兩種，傳統檔案管理中，由于盤點工作困難，工作人員無法完全掌握檔案的儲存時間信息掌，致使失效檔案不能被及時發現和處理，給管理工作帶來額外負擔。

二、檔案管理信息化的特點

檔案信息化就是在檔案管理活動中利用現代信息技術對檔案信息資料進行不同層面的加工、收集和篩選，為人們的使用提供方便的過程。其特點主要表現在以下兩個方面：

（一）管理快捷

電子檔案形成后，管理人員可隨時對數據信息進行整理、更改。通過編制檔案管理軟件，可以通過模糊查詢、組合查詢、分類查詢等手段在檔案庫中檢索出需要的檔案信息，并對檔案調閱、歸還等情況進行登記與統計。相對于傳統的人工管理，避免了翻閱大量的紙質檔案，縮短了查閱時間，顯著提高了工作效率。

（二）利用效率提高

電子文檔都具有各自的屬性，根據屬性信息可設置數據庫內不同檔案的開放權限，需要使用檔案的用戶只需借助計算機網絡就能進行相關的查詢。檔案資料的紙質文本借閱轉變為網上瀏覽模式，不受時間和距離的限制，實現了資源共享，極大地提高了檔案資源的利用率，減少了人力、物力和時間的浪費。

（三）一次投入多次產出

電子信息成果可無成本多份拷貝，節約了經費。

三、信息技術在檔案管理中的應用

（一）檔案信息化基本環節。

1.采集整理。信息的采集整理是檔案信息化的基礎。信息技術對檔案的管理離不開檔案資料的收集與整理。

2.歸納分類。對采集來的信息資料進行歸納分類是檔案信息化的關鍵。只有做好這項工作，才能將收集到的資料分門別類錄入到計算機管理系統中。

3.查詢應用。方便快捷的查詢提取讓檔案信息物盡其用是檔案管理實現信息化的最終目的。

（二）多媒體技術

多媒體技術就是利用計算機綜合處理圖、文、聲、像信息的技術，提供了人性化、交互式服務，利于對檔案信息資源的開發利用。

1.實現全文檢索，提高了查詢準確率。傳統的數據檢索是基于關鍵詞的檢索方式，紙質檔案數字化轉換后，采用文本形式存貯并建立檔案全文信息數據庫，查找方便、準確、全面。

2.利于對音像檔案信息的檢索。過去查找音像檔案資料需借助輔助設備，獲取信息十分煩瑣。多媒體技術的應用，使用戶在計算機上可以聽、看音頻、視頻資料，進行基于內容的媒體信息檢索，解決了長期困擾音像檔案管理的難題。

3.利于對檔案信息的編研和出版發行。利用多媒體技術進行一個專題的編研，短時間內就可以完成圖文并茂的檔案資料整理，而且可利用網絡、光盤、移動硬盤、U盤等工具快速發行，工作效率顯著提高。

4.提高了檔案利用率。公眾對檔案信息的認知和需求與日俱增，多媒體技術實現了檔案信息資源共享，用戶不再受時間和空間限制就能很便捷地查詢，極大地提高了檔案的利用率。目前，多媒體的運用改變了舊有的工作方式，使傳統的檔案信息管理手段發生了根本性變化。

（三）信息存貯技術

現代信息存儲技術包括磁儲存技術、縮微技術與光盤技術，不僅使信息存儲高密度化，而且使信息存儲與快速檢索結合起來，已成為檔案信息化管理的基礎。磁存儲具有頻帶寬廣（可存儲從直流到2兆赫以上的信號）信息能長久保持在磁帶中等優點。磁存儲技術為建立檔案管理系統或中小文獻信息機構建立較大的數據庫提供了物質基礎，為建立分布式微機信息網絡創造了條件?？s微存儲是采用縮微攝影機將檔案文件資料縮小拍攝在膠片上予以保存?？s微存儲具有信息存儲量大、存儲密度高，體積小、重量輕，價格便宜、成本低，保存期長，忠實于原件不易出差錯等優點。利用縮微技術儲存信息，可以將非統一規格的原始文件規范化、標準化，便于計算機檢索。光盤是用激光束在光記錄介質上寫入與讀出信息的高密度數據存儲載體。光盤存儲的主要特點：一是記錄密度高、容量大。二是應用范圍廣，光盤將聲、圖、文、像融為一體，是全新的多媒體交互式信息載體。三是存取速度快。在檔案管理工作中，可以利用光盤技術建立多功能、多形式的數據庫，并有利于促進聯機檢索的發展，可以建立分布式的原文提供系統，節省通信費用，具有較好的經濟效益。

（四）條碼技術

條形碼技術是實現計算機管理和電子數據交換不可少的前端采集技術，用激光數據采集器輕輕掃一下案卷的條碼，數據就會自動被計算機識讀和記錄，再由計算機進行數據管理。它解決了檔案管理中常遇到的保管期限之間、年代之間、檔號順序之間可能出現的擺放錯誤、缺檔等各種問題，提高了檔案室借閱和查庫的質量和速度，減輕了勞動強度。

（五）漢字識別技術

漢字識別技術（簡稱OCR）是通過掃描儀或數碼相機等光學輸入設備獲取紙張上的文字圖片信息，利用相關軟件分析文字形態特征，判斷出漢字的標準編碼，并按通用格式存儲在文本文件中。OCR實現了文字的自動輸入，是一種省力、快捷、高效的文字輸入方法，一方面提供了一種新的檔案目錄數據的錄入方式，另一方面把紙質檔案上的固定信息變成可以被檢索利用的活信息，為文本數據管理技術提供了豐富的數據源。在檔案管理中OCR技術主要有以下幾種應用方式：一是用戶查詢到所需要的紙質檔案對相關內容進行掃描、識別，予以打印或直接提供文本拷貝。減少信息利用過程中的重復工作的同時方便用戶，減輕檔案人員負擔，節省了建庫所需的經費開支。二是輸入檔案目錄。三是掃描、保存圖像并提供利用，只針對指定的圖像內容進行漢字識別。既可以提供原件，又提高了信息利用效率，并且不需要管理人員維護漢字識別后生成的文本數據。四是建立文本數據庫。為全文檢索提供數據的同時，節省存儲空間和成本。此外還有輸入目錄并保存圖像、輸入目錄并建立文本數據庫、保存圖像并建立文本件數據、輸入目錄、保存圖像并建立文本數據庫等應用。隨著漢字識別技術水平的提高，可能還會產生新的應用方式，但無論使用哪一種方式，都必須綜合考慮檔案狀況、人員配備、經費能力、辦公自動化水平、檔案現代化建設發展規劃等多方面的因素，符合本單位檔案管理工作的實際，切實提高檔案信息資源開發利用能力。

（作者單位：宿遷市沭陽縣人民檢察院）