城建檔案利用服務現狀及新模式展望

蔡文克

溫州市城市建設檔案館

1 城建檔案利用整體情況及利用目的分析

1.1 城建檔案利用的整體情況

溫州的城市建設正從“大建大美”向“精建精美”延伸?！吨泄矞刂菔形P于全面提升中心城區首位度加快建設區域中心城市的決定》明確六大重點任務，其一就是“著力提升城市建設品質”，包括提升城市規劃管控水平、高標準建設重點功能區塊、持續實施城市有機更新等。

在這樣的背景下，城建檔案作為一種依據和基礎參數，在城市管理、建設中的地位愈加凸顯。加之現下檔案歸檔逐步規范化標準化、檔案工作宣傳力度加大、公眾檔案意識提升等因素，政府部門和公眾對城建檔案的利用需求急劇上升。

截至2020年12月31日，我館收藏有城市規劃類、城市建設管理類、市政工程類、公用設施類、交通運輸工程類、民用建筑類、城市建設科學研究類等18大門類的紙質城建檔案共計425024卷，另存有光盤、錄像帶、錄音帶、硬盤、照片、底片等特殊載體的檔案6553.06 GB。

我館通過對2016—2020年城建檔案利用的卷次和頁次進行比照（如圖1和圖2所示）發現，利用卷次呈逐年穩定增長態勢，利用頁次于2019年出現突增，達到570897頁次，但2020年檔案數字化率上升，復印率下降，導致該數據明顯降低。

圖1 2016—2020年城建檔案利用卷次統計

圖2 2016—2020年城建檔案利用頁次統計

1.2 城建檔案利用目的分析

城建檔案門類廣泛，其利用價值也不盡相同。我館嚴格執行檔案利用登記制度，每日統計利用方式和內容、利用目的及類別、利用數量等信息，并定期進行綜合統計分析，將各項數據文本化，為工作提供依據。2016—2020年，我館提供利用的檔案被廣泛應用于經濟建設、工作查考、學術研究、編史修志、宣傳教育等領域，其中經濟建設、工作查考及其他領域占比分別約為45%、34%、21%，如圖3所示：

圖3 2016—2020年館藏檔案在各領域的利用平均占比

在經濟建設領域，我館檔案被廣泛應用于項目審批、設計參考、改擴建裝修、資質評定及環境整治等方面。2019年11月，建筑企業中廈建設有限公司來館查詢甌海區郭溪鎮郭南村郭溪中學遷擴建工程及附屬工程竣工檔案資料，并希望提供原件用以評選“甌江杯”。該檔案資料總計126卷，形成時間跨4年之久。為了確保檔案安全，我館派專人陪同并提供檔案信息服務，為其順利參與“甌江杯”評比提供了有力保障。

在工作查考領域，主要用于辦理決算、備案、產權登記、存檔、工作考察、解決糾紛、調查取證，并呈現出“存檔＞備案＞調查取證＞解決糾紛＞產權登記＞辦理決算＞工作考察”的趨勢。值得關注的一個現象是：來自甌海中心區建設中心的服務對象調閱了牛山城中村改造C-35地塊安置房（旭翔嘉園）工程全套資料，來自溫州萬達廣場商業管理有限公司的服務對象調閱了龍灣行政中心區G-10地塊龍灣萬達廣場工程的全套資料，存放于各自單位的檔案室，以便工作或改擴建裝修之需，這2個工程的復印量均超10萬頁次。該現象一方面反映出公眾檔案意識的不斷增強，另一方面也對城建檔案服務提出了更高的要求。

在學術研究、編史修志、宣傳教育等領域，城建檔案也發揮著重要作用，如為“母親河”溫瑞塘河的保護提供基礎參數等，但與經濟建設和工作查考相比，近年來利用比重相對較小。

2 城建檔案利用服務面臨的挑戰

2.1 辦理模式相對單一

當前，城建檔案查詢利用仍以紙質檔案為主，且需在指定地點閱覽，不得私自翻拍、掃描、勾畫等，這使得檔案查詢利用業務幾乎仍維持現場受理、現場調閱、現場利用的傳統模式，便捷性大打折扣?，F階段，亟須建立和完善在線咨詢、網上自主查詢及跨館查系統。

2.2 數字化基礎不健全

紙質檔案以紙張作為儲存手段，需要很大的存儲空間，還要投入大量人、物、財進行管理。即便在庫房環境及檔案維護方面投入巨大，紙質檔案仍會因反復翻閱、多次復印等造成不可逆的破損。利用過程中，掃描、復印等有賴人為操作，一來難以絕對保證檔案的不丟失、不破損、不泄密，二來人力成本高、時效低。

2.3 數據壁壘有待打通

一方面，部門與部門間未實現數據融通共享。查詢人前往城建檔案館查詢利用檔案時，工作人員需對其身份進行核實，但公安部門居民身份證信息數據庫、房管部門產權信息數據庫等還尚未向城建檔案館開放信息核驗權限，因此，需在查詢人提供完整信息的情況下才能實現“最多跑一次”。

另一方面，在市、區兩級檔案館管理機構間數據與信息共享存在堵點。市、區兩級城建檔案利用由屬地負責，查詢人只能到實體檔案存放的相應市或區城建檔案館查詢，無法進行跨館查詢，容易出現“多趟跑”現象。

2.4 城建檔案的社會價值有待挖掘

城建檔案不僅是城市規劃、建設的基礎資料，還可以作為一種“城市記憶”，有著珍貴的歷史文化價值，尤其是聲像和編研檔案。它們或借用攝影、攝像等手段，形成以照片、影片、底片、錄音帶、錄像帶、縮微膠片、磁盤、光盤等為載體的記錄城市嬗變軌跡的聲像檔案，真實再現城市極具個性的建設歷史；或由檔案工作人員以城建檔案為主要對象、以為城市建設服務為主要目的，對城建檔案進行深度開發，將紙質“死”檔案變成“活”的文化資源，為學術研究、歷史文化建筑保護更新等提供依據。但很顯然，現階段建筑、施工單位及城建檔案管理機構的聲像檔案意識不強，使得聲像檔案難以進行標準化、規范化的歸檔及管理。同時，編研工作也因缺少技術骨干而顯得“心有余而力不足”。

3 城建檔案利用服務新模式的可行性探討

要破解上述瓶頸問題，數字化與信息化成為必由之路。在全國推行電子政務、建設智慧城市的大背景下，城建檔案的管理利用亟待以數據集中和共享為途徑，循序漸進地推進紙質檔案數字化和數據融合，為群眾釋放“放管服”紅利。

3.1 積極推進館藏存量檔案數字化和新進檔案電子化

數字化是信息化實施的必要條件之一，建設“數字檔案館”，首要的就是打好數字化的基礎。以溫州市城市建設檔案館為例，自1984年建館至今，全館已累計接收紙質檔案近40萬卷，檔案數字化工作量大。因工作起步晚，目前全館檔案數字化率僅15%左右?；趯θ粘＠玫怯浀姆治?，確定城建檔案利用率高的部分，分階段、分重點推進數字化工作，最終達到存量檔案數字化率100%的目標。

積極實施檔案收集歸檔“雙套制”，即城建檔案同一內容實行紙質載體和電子載體檔案同步歸檔制度，為檔案的管理利用提供了極大便利。但無論是紙質檔案數字化，還是“雙套制”，都存在一定的弊端，它們都屬于“二次加工”后的檔案，具有非原生性，不但要驗證其真實性、可靠性，還需檔案審核人員對照紙質檔案進行校核。此外，電子檔案信息安全管理的專門性法律與技術目前還不甚完善，電子檔案在傳輸及利用的過程中，面臨著網絡環境不安全、非法篡改、信息丟失等安全隱患，而且所存儲的光盤難以長久保存。

3.2 探索開展“區塊鏈＋檔案管理”

區塊鏈技術是指不依賴第三方、通過自身分布式節點進行數據交互、驗證、存儲的一種技術方案，具有去中心化、開放性、自治性、信息不可篡改等特點，常見于金融行業，但近年來許多地方陸續推進區塊鏈在不同產業的融合發展。若將區塊鏈技術引入檔案工作，讓電子檔案生成的部門、機構、企業等都參與到城建電子檔案工作中來，可從形成源頭確保檔案的真實性、可靠性，在轉移、歸檔過程中確保檔案受監督，在保管、利用過程中確保檔案的安全性，使得檔案工作具備高安全性、低成本的優勢。為此，我館積極探索建設工程原生電子文件單套制接收模式，深入推進溫州市建設工程電子文件在線流轉與歸檔管理系統和“互聯網＋產權人建筑物檔案精準查詢與城建檔案館際聯查”項目。該項目依托溫州市城建檔案館資源平臺，利用互聯網＋城建檔案服務利用方式，通過對溫州市不動產信息數據的清理和關聯，建立“產權人→房產→工程檔案”的精準檔案利用模式，實現工程檔案“送到家”服務。同時，整合、清理、匯總各區縣城建檔案資源，建立全市及各區縣城建檔案目錄中心及館際聯查平臺，實現溫州全市及各區縣城建檔案跨區查詢，線上查詢、線上預約。

3.3 努力實現部門間、館室間信息的融通與共享

打通部門間、館室間數據壁壘，是實現“跨層級、跨地域、跨部門”檔案查詢利用服務的基礎。各部門、單位間應以大數據應用為向導，搭建數據共享交換平臺，建立健全全市統一的政務服務大數據中心，為信息共享、核驗打開便捷渠道；館、室間可采取“一平臺管理、一利用標準”模式共享檔案信息，制定一套統一的受理流程，明確統一的受理條件，將全市城建檔案合成一盤棋、織成一張網，公眾可就近到屬地城建檔案館辦理查詢業務，避免出現“多次跑”“多頭跑”情況。

在打破城建檔案“數據孤島”后，城建檔案管理機構可結合檔案數字化，開通并完善城建檔案網上查詢功能。查詢者在城建檔案查詢系統搜索到目標檔案后，上傳單位介紹信、身份證明、產權證明、購房合同等必要證明材料，向城建檔案管理機構發起查檔申請。審核通過后，工作人員準備好相關檔案資料，通知查詢者上門自取或在線接收；審核不通過的，工作人員告知查詢者補全材料后重新進行審核，真正實現檔案利用服務“最多跑一次”，甚至“跑零次”。

3.4 努力挖掘城建檔案研究價值

城建檔案館需在保管和利用的基礎上，加速檔案科研成果轉化，讓刻板的城建檔案“活”起來。泰州市城建檔案館就利用館藏宋墻磚筑起一面宋代城磚展示墻，以生動、直觀的形式反映該市的城磚歷史、鹽運河文化。今年，我館也對館藏資源進行梳理，將溫州不同時期的城市地圖（最早可追溯到明萬歷年間）裝裱進行展示，以圖述說溫州從偏居一隅的山水斗城到東海之濱開放城市的嬗變過程。筆者認為檔案館要“走出去”、變得更“親民”，還可從館藏編研素材入手，定期舉辦學術交流、公益講堂、編研成果展覽等，最大限度發揮城建檔案價值。