項目教學法在秘書實務課程中的運用

張曉敏

[摘? ? ? ? ? ?要]? 秘書實務課程以虛擬的海天燈業有限公司要召開的股東大會為總項目，把需要訓練的秘書工作化作一個個項目，體系化地在管理過程中，以秘書實務課程為依托，逐一訓練各種秘書工作從業技能。實踐證明，體系化的項目教學法提高了學生的積極性，增強了訓練的實戰性，有效解決了案例分析法和情景模擬法的弊端，學生的臨場應變能力、團隊合作能力也得到全方位的提高。

[關? ? 鍵? ?詞]? 秘書實務;項目教學法;管理過程;體系化;實戰性

[中圖分類號]? G642? ? ? ? ? ? ? ? ?[文獻標志碼]? A? ? ? ? ? ? ? [文章編號]? 2096-0603（2019）35-0016-02

秘書實務作為秘書學專業一門實踐性很強的專業核心課程，其教學目的就是使學生掌握各項秘書工作的主要內容、一般規律、操作規范、實施程序、具體要求以及注意事項，以培養和提升學生的秘書職業能力。為了提升秘書實務課程的教學質量，學界同仁已經較為廣泛地運用了案例教學法、情景模擬教學法等。這些方法一定程度上增強了學生的參與度，提高了學生上課的積極性。但是，其弊端也日益明顯，一是案例背景太過簡單，實施過程中經常出現具體問題具體分析的情況;二是有些案例存在太強的人工加工痕跡，距離實際工作太遠，缺乏實戰性;三是情景模擬在一時的新鮮感之后，變成了情景劇表演，有時還有紙上談兵之嫌。更重要的是，具體的秘書工作都是在輔助領導管理過程中產生的，是管理工作中的一個環節。情景模擬和案例分析很難照顧到整個管理過程，這樣就無法讓學生在從整個管理過程的角度來考慮具體的秘書工作，無形中降低了實踐的有效性。

怎樣既能讓學生切實得到具有實戰意義的秘書工作技能訓練，成為秘書學專業實踐教學中一個迫切的問題。21世紀以來，高職院校開設推廣使用項目教學法，并有不少研究成果問世，比如順德職業技術學院鐘偉華老師《淺談項目教學法在文秘專業課程教學中的運用》一文，充分肯定了項目教學在文秘專業課程中運用的價值和意義，并從考核評價方式、課內外聯動、對教師的要求等三個方面給出意見和建議;江西旅游商貿職業學院的袁紅蘭、汕尾職業技術學院李爭娃都在秘書實務課程中運用了這種方法，分享了自己的做法和思考。但是，項目教學法在本科高校的秘書學專業卻未得到普遍推廣。為此，筆者近幾年開始在秘書實務課程中進行項目教學法的實踐。我們的秘書實務課開設兩個學期，通過上學期的一場股東代表大會和下學期一次分組調研把所有秘書工作囊括其中，系統訓練。經過不斷改進，取得了一定的成效?，F選取其一——股東代表大會，把我們的主要做法與思考匯報如下，希望得到方家的指點。

一、項目教學法在秘書實務課程中的運用

（一）成立公司，各司其職

學期初，學生成立虛擬的海天燈業有限公司。公司按照現代企業的組織架構，設總經理（兼任董事長）一名，總會計師一名，副總會計師兩名，副總經理四名。公司秘書部門為行政部，設主管一名，行政部專員四名;各職能部門設助理兩名，不再另設辦公室。班長任總經理，在總經理主持下，產生各職位人選，確定工作職責，確保每位學生有一個職位。課程教學中，學生之間以職務相稱，同一部門人員坐在一起，便于商討工作。

（二）以“會”統領，把秘書工作納入其中

以11月30日的股東代表大會為統領，把相關秘書工作納入其中，在籌備股東代表大會中鍛煉涉及的秘書工作，主要工作內容如下：

1.文書類：制作《會議籌備方案》《會務工作程序表》、會議通知、會議日程表、總經理報告、總會計師年度分紅方案及說明、總經理開幕詞、閉幕詞、會議記錄、會議紀要、會議簡報等。

2.檔案類：隨時收集會議當中形成各類文件，會后形成完整的股東代表大會檔案。

3.會務類：接打電話、收發郵件，聯系各個股東代表、租借會議場地、參觀用大巴、采買辦公用品及其他必需品以及會議組織各方的協調溝通等。

4.服務類：接站、會議報到、會場布置、會中服務、股東返程、用品及場地清退。

5.督查組：督促檢查整個過程中各個項目的進展，及時反饋給相關部門負責人，直至總經理。

6.財務報銷、會議檔案的形成與保存、會務工作總結。

每項工作的具體流程如下：

1.明確項目任務：比如制定會議通知、確定與會代表名單等;

2.制定計劃：學生制定工作流程，教師審查并給予指導;

3.實施計劃：學生根據各自職務明確分工，合作完成;

4.檢查評估：學生課后完成任務，課堂演練或敘說完成過程并展示成果，逐一自我評估，評委代表評估，教師評價;

5.歸檔或應用：記錄過程資料，歸檔或用作下一步活動的材料，比如會議通知制定好之后，就不僅僅歸檔，也作為發出會議通知部分的材料應用。

（三）體驗式評價

按照時間順序，從會議籌備開始，涉及的部門和人員演練，其他人擔任評委。按照規定的工作流程和所涉及人員的現場表現及整體效果進行評分，并指出不足之處。在此基礎上，逐步完善，形成各項工作的評價指標體系。

（四）隨時反饋信息

由學習委員、生活委員和心理健康委員組成班級信訪小組，通過對信訪工作的具體知識和《中華人民共和國信訪條例》的學習，執行班級工作和本課程項目教學法實施中信息的反饋，及時發現項目化教學中存在的問題，并盡早解決。

二、秘書實務課程運用項目教學法的成效

（一）學生積極性空前高漲

帶著職務進課堂，學生能很快進入角色，并按照角色行事，實踐的實戰性得到提高，情景模擬教學法中的敷衍了事現象基本解決。

（二）學生自學能力提高

項目化教學讓學生在“做中學”“學中做”，不僅僅學習教師安排的秘書工作，為了勝任自身職務，他們還主動查閱資料，豐富知識，訓練的實效性提高了，學生的自我學習能力也被激發出來。

（三）學生的思維、寫作能力普遍提升

為了設計好項目，做好計劃，小組學生集思廣益，思維得到訓練。同時，制作計劃和各種文字類會議所用資料，寫作能力也普遍提升。

（四）口頭表達能力更強

團隊之間的經常性交流和課上作為評委對展示小組的點評，無形中增加了訓練口頭表達能力的機會，表達能力大大提升。

（五）自我管理帶來學生生活質量提升

由于每一個項目實施都經歷了計劃到實施、總結的過程，學生在多次的練習中體會到這種有計劃地活動的優越性，開始嘗試運用到自己的日常學習和生活中，生活有了條理，也提升了效率，提高了生活質量。

三、項目教學法在秘書實務課程教學中的獨特作用

不同于其他的實踐課程訓練，秘書實務課程訓練的具體秘書工作，是管理過程中一個一個相關聯的環節，管理工作面對的是一個個背景各異、心情時有波動的活生生的人。項目教學法的運用，在課程實踐中發揮了其他各種教學法所不能具備的獨特作用。

（一）升級版項目教學法把單個訓練項目串起來

項目教學法要求學生在一個個具體的項目運作中達到預定目標。但是，每一個項目之間不需要有必然的聯系。我們則把主要的秘書工作以一個公司的股東大會為主題，把一個個項目如珍珠串項鏈一般串起來，實現了項目的體系化。這種做法的優點是讓學生在一個具體的管理過程中體會各種秘書工作的相互關聯，并且在每一個環節的每一項目實施中考慮到這種前后聯系，以實現大家的共同目標——保證股東大會的順利進行。這種基于某一主題的前后關聯的項目體系，也符合管理工作環環相扣的實際，增強了課程實踐教學的實戰性。

（二）體系化項目教學成功地解決了案例教學法和情景模擬法實施帶來的弊端

在股東大會這一主題下，公司各個部門各司其職，每一個項目都是股東大會順利召開的必備項目。公司的組織架構、各部門的主要職責以及各位工作人員的具體情況、各項工作的具體流程，經過一段時間的練習，學生已經很熟悉了?？梢愿鶕唧w場景和管理過程的前后關聯選擇更優的實施方案。先前運用案例分析法和情景模擬法容易出現的背景簡單或者案例不切合實際等弊端，在實際的股東大會面前全都銷聲匿跡了。每一個具體的子項目都是股東大會召開必需的步驟，背景完全呈現在所有成員面前。在項目運作初期，確有小組項目的實施方案僅僅從本部門的工作出發，沒有考慮到管理過程，馬上就有相關職能部門指出問題，總經理辦公室主任也站在全局立場發表看法。這個部門的成員很快就意識到問題，馬上調整了方案。之后，類似情況再也沒有發生過。

（三）對秘書和領導的情緒管理納入項目實施過程，進一步提升實踐教學的實戰效果

秘書是協助領導實施輔助管理的，秘書要輔助的領導不是一個抽象的工作職位，而是在這個職位上的性格各異、情緒時有波動的活生生的人，面對的兄弟部門，也是如此。單一的項目化教學，注重項目實施過程，注重具體的結果，但是因人而異，因同一個人不同的情緒而采取不同的處理方式，卻不容易注意到。但是，這恰恰是影響秘書工作質量和效率的重要一環。我們成立了海天燈業有限責任公司，班里學生成為各個職位上的管理者，這些管理者的脾氣秉性，小組成員是熟悉的，在項目實施中也自然成為一個必須考慮的因素。因此，項目教學法的實施還給我們一個意外的收獲——訓練秘書人員自身的情緒管理和對領導的情緒管理。把服務對象作為各不相同的人和具體職位的結合，進一步提升了實踐教學的實戰性，同時秘書本身的情緒管理也得到訓練和提升。

（四）少講、精講，解決項目教學法實施課時不足的問題

山東威海職業技術學院陶雙雙在《對項目教學法應用中若干問題的反思與建議》提出了項目教學法中出現的兩個問題：一是教學進度緩慢，課時不夠用;二是“理論知識夠用”的度難以把握。這一問題，我們的解決方法是少講精講，充分利用課余時間。所謂少講、精講，就是理論講授采用導讀式講解，重點講授學生以前沒有接觸過的知識點和工作程序要求。學生一看就懂的，一概不講;各項工作的意義、作用，一帶而過，讓學生在項目運作中親身體會。這樣，把更多的課堂教學時間讓給學生展示項目運作過程和成果，讓給各部門派出的代表來點評，讓各部門負責人來總結。學生制定項目規劃、項目實施過程的練習等，都放在課余時間。哪個小組，哪里有問題，首先是內部討論解決，內部無法解決，就提交給總經理辦公室或總經理，直至提交給教師。

總之，體系化的項目教學法，我們在秘書實務這一實踐性很強的課程中的使用既取得了現有的成效，又發揮了獨特的作用，提升了實踐教學的實戰性，提升了學生的學習積極性，項目實施中還充分鍛煉了學生的自我管理能力、思維和創新能力，可謂一舉多得。

參考文獻：

[1]朱欣文，楊劍宇.秘書實務[M].上海：華東師范大學出版社，2013.

[2]鐘偉華.淺談項目教學法在文秘專業課程教學中的運用[J].順德職業技術學院學報，2010（1）.

[3]袁紅蘭.項目式教學在秘書實務課程中的應用[J].人力資源管理，2011（7）.

[4]李爭娃.項目教學法在秘書實務課程中的應用探討[J].現代職業教育，2016（34）.

[5]徐朔.項目教學法的內涵、教育追求和教學特征[J].職業技術教育，2008（5）.

[6]陶雙雙.對項目教學法應用中若干問題的反思與建議[J].中國職業技術教育，2010（11）.

◎編輯 張 慧