利益相關者視角下的高校人事檔案工作探討

【摘 要】基于利益相關者角度，從四方面對高校人事檔案工作開展中的問題進行分析梳理，探討如何推進高校人事檔案工作可持續發展。

【關鍵詞】利益相關者;高校人事檔案;可持續發展

中圖分類號： G647 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2019）01-0195-003

人事檔案工作是高校組織、人事工作的一項重要內容，也是國家檔案的重要組成部分。如何推進人事檔案工作從而更好地為本單位工作服務，是現今所有高校都需要思考的問題。眼下許多高校在這塊工作上出現瓶頸現象，反映出僅靠人事檔案工作部門單方推進檔案工作的局限性。事實上，和高校其他工作一樣，人事檔案工作也需要協同合作。人事檔案工作開展的質量和水平并非僅取決于檔案工作部門和檔案工作者，同時也與相關部門及個人有著密切的聯系?；诖?，引入利益相關者理論分析人事檔案工作就顯得尤為必要。

1 利益相關者理論的提出及延伸

利益相關者理論源于企業管理思想，其概念最初是由斯坦福研究所在1963年提出，其后于1984年由費里曼對其進行完善。費里曼將其定義為：影響組織目標的實現和受該目標影響的團體和個人。1近年來該理論的應用范疇已從單純的企業管理領域拓展到其他領域，包括高?？冃гu價、治理機制等。高校人事檔案工作作為高校一項典型的服務工作，同樣有著影響其工作開展程度及目標實現或受其工作開展程度及目標實現所影響的組織和個人。因此，筆者認為，利益相關者理論同樣適用于高校人事檔案工作。

2 利益相關者視角下的高校人事檔案工作現狀

2.1 高校人事檔案工作的利益相關者

人事檔案工作，是運用科學的原則與方法管理人事檔案，為組織、人事及其他工作提供人事檔案信息服務的工作。具體包括人事檔案實體管理、信息管理、業務指導等方面內容。2根據以上對人事檔案工作的定義，筆者將高校人事檔案工作的主要利益相關者分為四類：上級人事檔案主管部門、本校人事檔案工作部門、本校對人事檔案材料有歸檔職責的相關部門、人事檔案利用者。下面，筆者逐類進行分析。

2.2 各利益相關者與高校人事檔案工作

2.2.1 上級人事檔案主管部門

從人事檔案工作的定義我們可以看出，人事檔案的管理及利用需要運用一定的原則與方法，而高校上級人事檔案主管部門的主要職責正是對下屬各高校的人事檔案工作進行業務指導，具體包括傳達人事檔案工作法規及相關文件、組織人事檔案工作人員的相關會議及培訓、關注下屬各高校的人事檔案工作情況并進行監督。而在實際工作中，上級主管部門缺位現象影響了部分高校人事檔案工作的正常開展。3在這里，我們就不對上級主管部門缺位現象的原因進行贅述，只陳述由此帶來的影響。由于存在著此缺位現象，導致部分高校在現實工作中幾乎收不到上級轉發的有關人事檔案工作法規文件以及各類會議培訓通知，也得不到本校人事檔案工作開展情況的關注，從而導致人事檔案工作缺乏及時的指導、人事檔案工作人員缺乏相應的專業培訓，進而使得該工作處于一種滯后、盲目的狀態。

2.2.2 本校人事檔案工作部門

本校人事檔案工作部門是對人事檔案進行實體和信息管理的主體，也是人事檔案工作利益相關者中最重要的一方。任何一所高校人事檔案工作要想取得一定成績，其檔案工作部門必須充分發揮其主動性和積極性。但眼下不少高校人事檔案只有一人負責，且工作者還身兼數職，在人事檔案工作上僅能做到完成常規檔案材料的接受及整理，應付日常查借閱需要，缺乏足夠的時間對檔案材料缺失情況進行登記梳理，也無暇對檔案材料的質量予以把關，這就導致了人事檔案的不完整性和不規范性，也間接影響了檔案信息的利用價值。

2.2.3 本校對人事檔案材料有歸檔職責的相關部門

這里的相關部門，最重要的是高校的人事和組織部門。因為人事檔案中包括履歷、考核、職稱、黨團、任免、工資都數類內容都是來源于以上兩個部門?；旧?，各高校的組織、人事部門對于每年新產生且需要歸檔的材料能夠做到及時送交學校人事檔案部門歸檔，但同樣基于工作頭緒繁多等原因，對于人事檔案部門反饋上來不符合要求亦或是缺少的材料，并沒有時間去集中處理，以致于問題越拖越久從而越發難以解決。除此之外，高校其他能夠產生人事檔案材料的部門也沒能熟悉人事檔案歸檔范圍，對于手頭的需要歸檔的材料沒有進行整理也沒有按要求向人事檔案部門上交，直接導致了人事檔案的不完整性。

2.2.4 人事檔案利用者

對高校內部而言，人事檔案利用者無非是出于各類考察或辦理各種人事審批所需的組織、人事部門以及需要辦理復制或轉遞手續的教職工個人?；谌耸聶n案的特殊性，其利用程序也較綜合檔案而言略顯嚴格。組織人事部門通常對人事檔案工作程序較為了解與重視，在利用過程中能夠按照相關檔案利用程序進行，但從群眾的角度來看卻是在無形中增加了麻煩，因此不免對人事檔案部門及工作者頗有微詞。

3 推進高校人事檔案工作的若干建議

要突破高校人事檔案工作瓶頸，推進可持續發展，最重要的是打破長久以往對檔案工作認識的誤區，拋棄“檔案工作就是檔案部門的活兒，各部門收集歸檔材料是在幫檔案部門工作”這種想法。打破檔案工作者孤軍奮戰的局面，各利益相關者共同合作，攜手同心將本校人事檔案工作推上一個新臺階。

3.1 領導重視，提供高校人事檔案工作有序化環境

任何工作的有序開展都離不開分管領導的重視與支持，檔案工作亦然。僅憑檔案工作部門努力形同于樹干不動而樹枝自搖。事實上，自上而下的推動較之自下而上的爭取會更易開展也更有成效。而充分認識人事檔案在高校人事工作、干部任免中做起到的重要作用，是高校分管領導正確把握該工作并給予所需支持的前提。因此，高校檔案分管領導首先應對人事檔案工作的重要性及特殊性有一定的掌握，在此基礎上，了解本校人事檔案工作開展存在的問題及困難，明確及加強與人事檔案上級主管部門的聯系與溝通，盡可能地減少上級主管部門缺位現象，從而使所在高校人事檔案工作在上級主管部門的指導與監督下更加專業、有序地開展。

3.2 勤于梳理，提高高校人事檔案工作高效化利用

作為高校人事檔案工作主體，檔案工作者應當在保證多項兼職工作完成的前提下，爭取逐年、逐類地對人事檔案內容進行梳理，重點對各類不齊全的材料予以登記，尤其是關乎教職工切身利益的職稱、工資、任免等材料，首先得予以清查。對于缺少的材料，應及時反饋給組織、人事部門，并經常詢問其處理進度。在梳理同時，筆者建議同時建立整合信息，方式可以不拘一格，人員信息庫、編研、信息采集卡都可以。4從而在完善檔案內容的前提下推進電子化程度、提高利用效率，進而保護實體檔案。

3.3 積極配合，保證高校人事檔案工作完整化程度

檔案材料收集是檔案工作最重要的一個環節，不齊全的人事檔案是無法完整展現一名教職工德能勤績各方面綜合面貌的。因此，對于材料產生部門，一方面，類似科研著作目錄、獲獎榮譽等能夠展現教職工個人優勢、打破人事檔案“千人一面”性的材料，需要學?？蒲胁?、工會等相關部門及時掌握情況并將材料送交人事檔案部門予以歸檔。另一方面，對于人事檔案部門反饋缺少或者不符合要求的材料后，材料產生部門應予以重視并盡力克服各種困難，盡早地予以修改或補充。尤其是諸如工資審批表、干部任免審批表這種連續性材料，考慮到部門工作人員的流動性等因素，時隔越久補做難度越大。出于長久考慮，開啟此項工作宜早不宜遲。

3.4 群眾理解，暢通高校人事檔案工作規范化流程

檔案宣傳對教職工群體也同樣相當重要，通過宣傳，讓教職工加強對人事檔案的敏感性，扭轉“人事檔案本來就是我自己的材料，為什么利用和轉遞還那么麻煩”的思想，對人事檔案部門及工作人員予以體諒、給予配合，使人事檔案利用工作能夠順利進行。

4 結語

高校干部人事檔案工作盡管在推進中存在著各種困難，但筆者相信，只要各利益相關者共同重視、同心同力，必定能打破發展的瓶頸，把本校人事檔案工作推向一個新的臺階。

【參考文獻】

[1]周娟.基于利益相關方視角下的ZTSSJ培訓項目治理研究.山東大學碩士論文，2009：25.

[2]朱玉媛，周耀林.人事檔案管理原則與方法[M].武漢大學出版社，2011：42.

[3]方德生.干部人事檔案工作理論與實踐問題研究[M].光明日報出版社，2016：56.

[4]徐潔.從利用角度看如何推進地方高校干部人事檔案工作[J].辦公室業務，2018（04）：174.