公文處理程序規范化問題研究

劉辛耘

摘 要：公文處理是院校辦公室中主要的工作內容以及辦公方式，提升其規范性，能夠促進公文處理效率和質量的提升，然而當前還存在一些問題，這就需要采取有效的措施進行改善，進而促進公文處理水平的提升，本文分析了公文處理程序規范化問題。

關鍵詞：公文處理程序;規范化;問題;改進措施

公文處理程序規范化就是公文處理中相關的工作步驟要符合一定的標準，其具有一定的模式化、科學化以及制度化，可以促進公文高效、安全、正確、及時的運轉，更好的處理公文。這是院校辦公室一項主要的工作內容及辦公方式，是一種經常性的工作，工作量很大且繁瑣，所以，當前需要采取有效的措施，提升公文處理程序的規范化。

一、提升對公文處理程序規范化的認識

秘書部門需要組織有關的秘書人員，依據相關的文件組織他們學習，讓他們可以全面認識到公文處理程序規范化的重要作用。指導他們有效的處理公文的內在及外在質量之間的關系，讓他們可以意識到公文處理程序規范化能夠促進公文總體質量的提升，進而提升對這方面的重視度，指導自身的行為。當前科學技術不斷發展，辦公自動化程度在日益提升，其重要性不斷凸顯，所以，秘書人員在公文辦理中就需要養成良好的職業習慣，嚴格的按照規定進行操作，避免出現辦公程序、格式以及文種不規范等問題。

二、制定相關的制度，加強約束機制

在提升相關人員的思想意識之后，要提升公文處理程序的規范性，就需要制定完善的制度，給實際實踐提供指導和依據[1]。首先，需要構建公文處理制度。當前職業院校中大多數都有一些問題，如，在公文制發中的“倒流”現象，發文內容不夠有序規范，收文太多太濫等問題，要解決這些問題，就需要制定相應的制發文件的制度，對發文的程序進行嚴格規范，對于發文內容也需要進行規范，發文的數量及范圍需要加強控制，對發文程序的各個環節都提高要求，制定細致的規定?，F階段收文程序中有一些不足及問題，例如，部門單位接到上級寄來的文件卻沒有主動的遞交給辦公室進行統一保管，導致文件的完整性受到了影響，容易出現丟失等問題，所以，這就需要制定相應的制度，進而有效的進行約束;其次，要制定崗位目標制度。將公文處理程度規范化作為重要工作，把其當做院校辦公室以及相關單位秘書人員崗位目標責任制中的一部分;再次，要構建總結評比制度。每年都需要開展年終評比，對于在這方面工作優秀的單位以及個人需要提供其嘉獎;最后，要構建經驗交流制度。這一點十分重要，通過每學期組織開展一次到兩次的經驗交流會，可以就公文處理方面的經驗以及體會開展交流，能夠取長補短，還可以增強和兄弟院校之間的交流學習。處理公文的過程其實是一個系統工程，在整個過程中都需要依據規定以及程序規范的進行處理，提升公文處理的質量，逐漸能夠形成規范化的制度。

三、引進先進的辦公手段，提升公文處理程序規范化

要想做到高校公文處理程序的規范化，就離不開先進的辦公設備，這對提升公文處理的效率、質量以及規范性都具有重要影響。近些年來雖然職業院校的辦公室設備得到了升級，然而還是無法滿足當前工作發展的需要，限制了其規范化的開展。所以，當前職業院校辦公室需要引進先進的辦公設備，例如，文字處理機、多功能電話、計算機、錄像機、自動裝訂機等，有效的運用業務協同平臺系統等辦公軟件，這樣能夠有效的減少秘書人員的工作量，可以顯著的提升工作效率，讓公文處理程序能夠慢慢實現規范化。另外， 需要注意的是，對于這些設備和辦公系統，要加強對它們的更新以及維護，這樣能夠減少公文的收發時間，提升公文信息的流轉，進而更加高效的處理公文，讓政策能夠更好的制定，得到全面、及時的落實。

四、提升人員的辦公技能

當前互聯網在不斷的普及，這給我們的生活和工作帶去了很大的影響，人們的通訊溝通也受到了影響，手段變得更加多樣，可以提升溝通訊通效率，自然同時也對辦公人員提出了更高的要求，他們需要學習計算機操作，進而熟練地操作相關的辦公軟件。辦公人員需要不斷的學習，通過多樣化的方式，如，交流、培訓、自學等，堅持學習最新的辦公技能，不斷提升自身的工作效率，滿足當前辦公的發展要求[2]。所以，具體來說，需要注重加強秘書人員的素質，他們的素質會直接影響到公文處理的質量，是公文處理程序規范化的保障，因此，這就要做到幾點：首先，組織他們學習相關的公文法規，比如，《國家行政機關公文處理辦法》等，系統的掌握各級機關各級公文處理的相關規范要求，讓他們能形成自覺性，主動的按照相關的規定規范的處理公文;其次，職業院校需要制定相關制度，如，《公文辦理制度》等，讓秘書人員制定和發放，這能夠對其辦理文件提供依據;再次，需要注重組織他們進行培訓工作，要提升培訓的有效性，就需要打破以往單一的培訓方式，采取多樣化的形式，培養他們的業務能力，開展秘書人員培訓班，讓他們的業務理論水平以及政治思想能夠得到有效的提升;最后，要組織開展多樣化的討論會，要對于公文處理實踐中存在的部分問題開展研討，相互之間進行學習，進而促進管理水平的提升，提升公文處理的質量，促進公文處理程序規范化的實現。

綜上所述，職業院校公文處理是一項常規性工作，且比較繁瑣，當前要想提升公文處理的質量，就需要對其程序進行規范化，這一項工程也是比較艱巨的，想要實現這一點，就對秘書人員提出了更高的要求，其需要熟練地的使用各種先進的設備和辦公系統軟件，院校也需要對辦公設備以及條件進行優化，還需要其他部門以及領導能夠配合工作，提升公文處理工作的效率和效果。

參考文獻：

[1]朱奕春.淺談企業公文處理工作中存在的問題和對策[J].低碳世界.2016（02）：180-181.

[2]李軍.公文處理中的常見問題及對策研究[J].秘書之友.2014（02）：24-26.